Dodany przezPrzed wdrożeniem systemu do zarządzania dokumentami w formie elektronicznej, należy przygotować jasną procedurę ich obiegu. Badania wykazują, że firmy zdają sobie sprawę z konieczności zmiany sposobu zarządzania informacjami i procesami biznesowymi, której celem miałoby być zwiększenie wydajności i zmniejszenie ryzyka niezgodności z obowiązującymi przepisami. Przygotowując rozwiązania informatyczne oparte na jednej platformie, przedsiębiorstwa mogą np. – w miarę rozwoju – rozszerzać ich zakres na inne obszary działalności. Odpowiedzią na zapotrzebowania m.in. banków, w przypadku których system regularnego monitorowania zdarzeń operacyjnych powinien umożliwić obserwację profilu ryzyka operacyjnego oraz regularne przekazywanie zarządowi informacji na ten temat, są informatyczne systemy klasy workflow, zapewniające pełną automatyzację procesów biznesowych i administracyjnych.
Są to rozwiązania, dzięki których wszystkie informacje i dokumenty trafiające do biura, podlegają przetworzeniu na wersję elektroniczną i w dalszym obiegu są przekazywane tylko w tej formie, w ramach ściśle określonych procedur i w określonym czasie. W Polsce systemy te nie znalazły jeszcze masowego zastosowania, prawdopodobnie dlatego, że wymagają jasnych procedur obiegu dokumentów i informacji oraz kompetencji osób, do których te dokumenty będą kierowane. Niewątpliwą zaletą systemów workflow jest fakt, że umożliwiają identyfikację osoby, która dokonuje zmian w dokumencie, a jednocześnie potwierdzają tożsamość modyfikującego dokument. W czołówce firm korzystających z elektronicznego obiegu dokumentów i wymiany ich drogą elektroniczną są instytucje finansowe.