Dodany przezDokumenty papierowe, dokumenty elektroniczne, poczta elektroniczna są nośnikami informacji potrzebnymi firmie w codziennej działalności. Gromadzenie tych wszystkich informacji i sprawne zarządzanie nimi może okazać się jednym z warunków sukcesu w uzyskaniu silnej pozycji konkurencyjnej przedsiębiorstwa. Wydaje się, że współczesnym rozwiązaniem problemu może być zbudowanie elektronicznego archiwum dokumentów, dlatego że tworzy ono warunki do bezpiecznego, szybkiego i bezpośredniego dostępu do bieżących i dawnych informacji. Współczesne archiwa elektroniczne redukują koszty przedsiębiorstwa i skracają czas dostępu do informacji. Ta druga cecha jest nawet wyżej ceniona, bo szybszy dostęp do najważniejszych informacji bezpośrednio wpływa na efektywność przedsiębiorstwa oraz poprawia jakość obsługi klientów, która jest coraz ważniejsza w biznesie. Stosując elektroniczne archiwum prawie automatycznie (przy dobrze przygotowanych procedurach) zwiększa się produktywność i efektywność pracowników.
Dokumenty, które docierają do firmy z zewnątrz w formie papierowej (zakładam, że dokumenty wewnątrz firmy są tylko w wersji elektronicznej) należy przed wprowadzeniem do systemu zeskanować i przesłać do systemu, a papierowe oryginały powinny zostać zarchiwizowane na określony czas. To jest pierwszy krok, po którym już wszelkie dokumenty, od chwili zarchiwizowania, są natychmiast dostępne w całym przedsiębiorstwie (oczywiście dla osób do tego uprawnionych). Kolejna sprawa to bezpieczeństwo zarządzania dokumentami. System powinien być bezpieczny. Dobrze jeżeli wykorzystuje się w tym celu różne zabezpieczenia, łącząc najbardziej zaawansowane standardy autentyfikacji, kontroli uprawnień użytkowników i algorytmy szyfrowania. Najlepiej jeżeli takie mechanizmy są wbudowane w system i zapewniają dostęp różnych użytkowników tylko do właściwych dokumentów – jest to pewna gwarancja poufności przesyłanych informacji, bo tak zabezpieczony system posiada również mechanizmy rejestrujące poczynania użytkowników systemu i pozostawiające ślad w plikach historii. Bardzo ważną cechą systemu do zarządzania dokumentami jest możliwość archiwizacji dokumentów i zapisywania ich również na innych nośnikach, takich jak: wewnętrzne dyski twarde serwerów lub zewnętrzne macierze dyskowe i biblioteki optyczne do zapisu na nośnikach jednokrotnego lub wielokrotnego zapisu. Polski rynek dostawców usług archiwizacyjnych, podobnie jak rynek dostawców odpowiednich do tego technologii nie jest duży. Natomiast firmy które świadczą takie usługi, korzystają z najlepszych światowych rozwiązań i systemów. W ofertach firm są nie tylko rozwiązania (gotowe systemy archiwizacji i udostępniania dokumentów), ale także sprzęt (macierze dyskowe, serwery, skanery). Rozwija się rynek usług – od konsultingu, przez szkolenia, wdrożenia i serwisowanie sprzętu aż do outsourcingu całej usługi.