Dodany przezOd kilku lat w Polsce istnieje możliwość elektronicznej autoryzacji dokumentów. Z usługi mogą korzystać nie tylko duże firmy, ale także mikroprzedsiębiorstwa. Eksperci podkreślają, że kluczowa w tym zakresie jest kwestia możliwości udowodnienia pochodzenia danych i zabezpieczenia ich przed sfałszowaniem, świadczona jako usługa przez wyspecjalizowane firmy.
Podpis cyfrowy to w definicji dane dołączone do danych lub ich przekształcenie kryptograficzne, które pozwala odbiorcy danych udowodnić pochodzenie danych i zabezpieczyć je przed fałszerstwem (więcej informacji dotyczących definicji można odnaleźć sięgając do normy ISO 7498-2:1989). Ekperci uważają, że kluczowa jest zatem rola firm, które dają możliwość udowodnienia pochodzenia danych i zabezpieczenia ich przed sfałszowaniem.
Używając podpisu elektronicznego, jesteśmy w stanie jedynie potwierdzić, że to my wysłaliśmy dokument do adresata. Nie uchroni on jednak samego pliku przed ingerencją osób trzecich. Jedynym sposobem pozostaje wtedy zaszyfrowanie wiadomości e-mail, używając np. klucza kryptograficznego. Wymaga to jednak od adresata i odbiorcy znajomości klucza publicznego, który pozwoli na odszyfrowanie dokumentu. Jest to rozwiązanie bezpieczne, jednak może okazać się trudne i kosztowne do realizacji w firmie.
Podpisanie dokumentów cyfrowo od strony użytkowników może zostać zrealizowane w m.in. w popularnym pakiecie programów biurowych Microsoft Office lub jego darmowym odpowiedniku Libre Office. Posiadając certyfikat uzyskany od urzędu certyfikacji, możemy podpisać dokument i go zaszyfrować. Pozwoli to na uchronienie go przed działaniami innych osób z zewnątrz.