Zamiana dokumentów papierowych na elektroniczne (digitalizacja) wydaje się prostym projektem biurowym. Jednak umiejętnie przeprowadzona może zainicjować głęboką transformację firmy, usprawnić całość procesów oraz stworzyć podstawę do dalszych innowacji.
Jakiekolwiek rozmowy o digitalizacji trzeba rozpocząć od wyjaśnienia popularnego błędu: stawiania znaku równości między cyfryzacją a digitalizacją. Jest to różnica jak w przypadku rajdów i wyścigów lub rybaków i wędkarzy. W zasadzie wewnątrz branżowa i specjalistyczna, pokazująca jednak pewien poziom obycia i głębszego rozumienia tematu.
Digitalizacja czy cyfryzacja?
Cyfryzacja dotyczy podmiotu: najczęściej grupy społecznej lub organizacji. Polega na wdrożeniu infrastruktury sieciowej i/lub internetowej, łączącej członków grupy i umożliwiającej wymianę, dostęp i tworzenie zasobów w formie elektronicznej. Cyfryzacja może zatem obejmować np. dział finansów, całą firmę, miasto lub kraj.
Digitalizacja natomiast polega na przekształceniu zasobów z formy fizycznej (najczęściej papierowej, ale też zdjęciowej, filmowej, dźwiękowej) na formę elektroniczną. Digitalizacja archiwum może polegać np. na prostej zamianie papierowych dokumentów w pliki PDF poprzez skanowanie.
Digitalizacja dokumentów: korzyści biznesowe
Choć drukarki jeszcze przez długi czas nie opuszczą firm, to cyfryzacja biur jest faktem. Digitalizacja dokumentów to często pierwszy krok w procesie cyfryzacji, który przynosi szereg korzyści dla firm.
Digitalizacja dokumentów pozwala bowiem na:
* niższe koszty – dzięki mniejszej liczbie wydruków,
* oszczędność czasu – zamiast przeszukiwać segregatory, można szybko wyszukać potrzebny dokument na dysku;
* kontrolę dostępu – każde działanie wykonane na pliku jest monitorowane i zapisywane;
* sprawność korzystania – bez względu na lokalizację.