Zamiana dokumentów papierowych na elektroniczne (digitalizacja) wydaje się prostym projektem biurowym. Jednak umiejętnie przeprowadzona może zainicjować głęboką transformację firmy, usprawnić całość procesów oraz stworzyć podstawę do dalszych innowacji. 

Jakiekolwiek rozmowy o digitalizacji trzeba rozpocząć od wyjaśnienia popularnego błędu: stawiania znaku równości między cyfryzacją a digitalizacją. Jest to różnica jak w przypadku rajdów i wyścigów lub rybaków i wędkarzy. W zasadzie wewnątrz branżowa i specjalistyczna, pokazująca jednak pewien poziom obycia i głębszego rozumienia tematu.

Digitalizacja czy cyfryzacja?

Cyfryzacja dotyczy podmiotu: najczęściej grupy społecznej lub organizacji. Polega na wdrożeniu infrastruktury sieciowej i/lub internetowej, łączącej członków grupy i umożliwiającej wymianę, dostęp i tworzenie zasobów w formie elektronicznej. Cyfryzacja może zatem obejmować np. dział finansów, całą firmę, miasto lub kraj.

Elektroniczne archiwum dokumentów Sekretariat Archiwum

Digitalizacja natomiast polega na przekształceniu zasobów z formy fizycznej (najczęściej papierowej, ale też zdjęciowej, filmowej, dźwiękowej) na formę elektroniczną. Digitalizacja archiwum może polegać np. na prostej zamianie papierowych dokumentów w pliki PDF poprzez skanowanie.

Digitalizacja dokumentów: korzyści biznesowe

Choć drukarki jeszcze przez długi czas nie opuszczą firm, to cyfryzacja biur jest faktem. Digitalizacja dokumentów to często pierwszy krok w procesie cyfryzacji, który przynosi szereg korzyści dla firm.

Digitalizacja dokumentów pozwala bowiem na:
* niższe koszty – dzięki mniejszej liczbie wydruków,
* oszczędność czasu – zamiast przeszukiwać segregatory, można szybko wyszukać potrzebny dokument na dysku;
* kontrolę dostępu –  każde działanie wykonane na pliku jest monitorowane i zapisywane;
* sprawność korzystania –  bez względu na lokalizację.

0.00 avg. rating (0% score) - 0 votes

Dodaj komentarz

Twój adres email nie zostanie opublikowany. Pola, których wypełnienie jest wymagane, są oznaczone symbolem *