Dodany przezZamiana dokumentów papierowych na elektroniczne (digitalizacja) wydaje się prostym projektem biurowym. Jednak umiejętnie przeprowadzona może zainicjować głęboką transformację firmy, usprawnić całość procesów oraz stworzyć podstawę do dalszych innowacji.
Jakiekolwiek rozmowy o digitalizacji trzeba rozpocząć od wyjaśnienia popularnego błędu: stawiania znaku równości między cyfryzacją a digitalizacją. Jest to różnica jak w przypadku rajdów i wyścigów lub rybaków i wędkarzy. W zasadzie wewnątrz branżowa i specjalistyczna, pokazująca jednak pewien poziom obycia i głębszego rozumienia tematu.
Digitalizacja czy cyfryzacja?
Cyfryzacja dotyczy podmiotu: najczęściej grupy społecznej lub organizacji. Polega na wdrożeniu infrastruktury sieciowej i/lub internetowej, łączącej członków grupy i umożliwiającej wymianę, dostęp i tworzenie zasobów w formie elektronicznej. Cyfryzacja może zatem obejmować np. dział finansów, całą firmę, miasto lub kraj.
Digitalizacja natomiast polega na przekształceniu zasobów z formy fizycznej (najczęściej papierowej, ale też zdjęciowej, filmowej, dźwiękowej) na formę elektroniczną. Digitalizacja archiwum może polegać np. na prostej zamianie papierowych dokumentów w pliki PDF poprzez skanowanie.
Digitalizacja dokumentów: korzyści biznesowe
Choć drukarki jeszcze przez długi czas nie opuszczą firm, to cyfryzacja biur jest faktem. Digitalizacja dokumentów to często pierwszy krok w procesie cyfryzacji, który przynosi szereg korzyści dla firm.
Digitalizacja dokumentów pozwala bowiem na:
* niższe koszty – dzięki mniejszej liczbie wydruków,
* oszczędność czasu – zamiast przeszukiwać segregatory, można szybko wyszukać potrzebny dokument na dysku;
* kontrolę dostępu – każde działanie wykonane na pliku jest monitorowane i zapisywane;
* sprawność korzystania – bez względu na lokalizację.