Dodany przezKorespondencja przychodząca i wychodząca jest to cały zbiór komunikacji pomiędzy firmą a jej klientami, dostawcami, partnerami, itp. Może to obejmować wszystko od e-maili, listów pocztowych, faksów, wizytówek, a nawet wiadomości SMS.
Co znajdziesz w tym artykule:
Jakie są rodzaje ewidencji
Korespondencja przychodząca jest to cały zestaw informacji, które firma otrzymuje od swoich klientów, partnerów biznesowych i innych podmiotów. Może to być zarówno korespondencja tradycyjna, jak i elektroniczna. Przykładami korespondencji przychodzącej mogą być listy, faksy, e-maile, telefony, SMS-y i wiadomości na czacie.
Korespondencja wychodząca to przekazywanie informacji od firmy do jej klientów, partnerów biznesowych i innych podmiotów. Może to być zarówno komunikacja tradycyjna, jak i elektroniczna. Przykładami korespondencji wychodzącej mogą być listy, faksy, e-maile, telefony, SMS-y i wiadomości na czacie. Korespondencja jest ważną częścią działalności każdej firmy, ponieważ pozwala ona na nawiązywanie i utrzymywanie relacji z klientami, partnerami biznesowymi i innymi podmiotami. Prawidłowa korespondencja jest ważna, aby zapewnić wysoką jakość obsługi klienta i zaspokojenie potrzeb i oczekiwań partnerów biznesowych.
Podział ze względu na kierunek
Korespondencja przychodząca to wszystkie informacje, które otrzymuje firma od swoich klientów, partnerów biznesowych i innych podmiotów. Może to być zarówno korespondencja tradycyjna, jak i elektroniczna. Przykładami korespondencji przychodzącej mogą być listy, faksy, e-maile, telefony, SMS-y, a nawet wiadomości na czacie.
Korespondencja wychodząca to przekazywanie informacji od firmy do jej klientów, partnerów biznesowych i innych podmiotów. Może to być zarówno komunikacja tradycyjna, jak i elektroniczna. Przykładami korespondencji wychodzącej mogą być listy, faksy, e-maile, telefony, SMS-y i wiadomości na czacie.
Jak zarządzać dokumentami w kancelarii
Sposobów na opanowanie korespondencji jest wiele. Możesz prowadzić je w książce kancelaryjnej, zeszycie lub programie. Przygotuj szablon swojej korespondencji. Upewnij się, że szablon jest czytelny, zawiera wszystkie istotne informacje i jest dopasowany do odbiorcy. Utwórz listy adresowych dla swoich kontrahentów. Zapisz nazwiska, adresy, numery telefonów, adresy e-mail i inne dane kontaktowe w jednym miejscu. Przygotuj listy zadań. Zapisz wszystkie zadania, które musisz wykonać, i na bieżąco aktualizuj je, aby zawsze wiedzieć, co jest aktualnie wtoku.
Utwórz kalendarz, w którym będziesz przypominać sobie o ważnych terminach. Umieść w nim wszystkie daty, w których musisz wysłać lub odebrać korespondencję. Postaraj się wysyłać i odbierać korespondencję w tym samym czasie. Zorganizuj swoje działania, aby ograniczyć liczbę zaległych listów i przychodzących. Systematycznie wykonuj korespondencję. Przygotuj listy i wysyłaj je regularnie, aby zapewnić, że wszystkie są dostarczane na czas. Regularnie sprawdzaj korespondencję. Upewnij się, że wszystkie listy są dostarczane i odebrane, oraz że wszystkie dane są aktualne. Zapisz wszystkie korespondencje. Przechowuj wszystkie wysłane i odebrane listy w bezpiecznym miejscu, aby móc do nich powrócić, jeśli będzie to konieczne.
Obecnie na rynku jest wiele programów wspierających zarządzanie korespondencją.
Nazywane one są programami do Elektronicznego Obiegu Dokumentów (EOD). To oprogramowanie służy do cyfrowego przesyłania, przechowywania i zarządzania dokumentami. Może ono ułatwiać pracę w firmach, organizacjach i instytucjach. Programy komputerowe umożliwiają pracownikom tworzenie, edycję, udostępnianie i archiwizowanie dokumentów wjednym miejscu. Mogą one również wspierać procesy biznesowe, takie jak przyjmowanie zamówień, tworzenie faktur, zarządzanie zasobami ludzkimi, zarządzanie kontrahentami i inne. Programy te mogą również zapewniać zabezpieczenia dotyczące dostępu do dokumentów i ich zawartości, a także możliwość tworzenia raportów i zapytań.
Używanie Excela do prowadzenia książki korespondencji
Jednym z najprostszych i najbanalniejszych sposobów naprowadzenie rejestrów korespondencji jest poczciwy EXCEL. Można w niego wprowadzić dane korespondencji, takie jak datę, nadawcę, adresata, treść, status przetworzenia i podobne, a następnie zapisać plik w formacie .xls lub .xlsx. W EXCEL-u można tworzyć wszelkiego rodzaju filtry i sortowania, dzięki czemu informacje w rejestrze będą jeszcze łatwiej przeglądane. Można również tworzyć wykresy, aby wizualnie przedstawić informacje zawarte w rejestrze. EXCEL jest bardzo prosty w obsłudze, a jego wykorzystanie jako narzędzia doprowadzenia rejestrów korespondencji jest szybkie i łatwe. Zaletą jest także to, że pliki EXCEL są łatwo dostępne i mogą być udostępniane innym osobom.
Ewidencja korespondencji
Punktem wyjścia do tworzenia ewidencji korespondencji przychodzącej i wychodzącej są informacje dotyczące wszystkich pism, które przechodzą przez firmę. Musi być jasno określone, kto jest nadawcą i odbiorcą danej korespondencji, a także informacje na temat daty wysłania i otrzymania listu, tematy poruszane w korespondencji, a także wszelkie inne niezbędne informacje. Dane te mogą być gromadzone i przechowywane w formie elektronicznej, papierowej lub w obu formach jednocześnie. Następnie te informacje są wykorzystywane do tworzenia odpowiedniego systemu ewidencji, który pozwala na śledzenie wszystkich przychodzących i wychodzących pism. System ten może być również wykorzystywany do wystawiania rachunków, powiadamiania odpowiednich osób o nadchodzących korespondencjach i innych podobnych zastosowań.