Dodany przezCo znajdziesz w tym artykule:
Korespondencja przychodząca iwychodząca
Korespondencja przychodząca i wychodząca jest to cały zbiór komunikacji pomiędzy firmą a jej klientami, dostawcami, partnerami, itp. Może to obejmować wszystko od e–maili, listów pocztowych, faksów, wizytówek, a nawet wiadomości SMS.
Korespondencja przychodząca jest to cały zestaw informacji, które firma otrzymuje od swoich klientów, partnerów biznesowych i innych podmiotów. Może to być zarówno korespondencja tradycyjna, jak i elektroniczna. Przykładami korespondencji przychodzącej mogą być listy, faksy, e–maile, telefony, SMS–y i wiadomości na czacie.
Korespondencja wychodząca to przekazywanie informacji od firmy do jej klientów, partnerów biznesowych i innych podmiotów. Może to być zarówno komunikacja tradycyjna, jak i elektroniczna. Przykładami korespondencji wychodzącej mogą być listy, faksy, e–maile, telefony, SMS–y i wiadomości na czacie. Korespondencja jest ważną częścią działalności każdej firmy, ponieważ pozwala ona na nawiązywanie i utrzymywanie relacji z klientami, partnerami biznesowymi i innymi podmiotami. Prawidłowa korespondencja jest ważna, aby zapewnić wysoką jakość obsługi klienta i zaspokojenie potrzeb i oczekiwań partnerów biznesowych.
PODZIAŁ KORESPONDENCJI
Korespondencja Przychodząca
Korespondencja przychodząca to wszystkie informacje, które otrzymuje firma od swoich klientów, partnerów biznesowych i innych podmiotów. Może to być zarówno korespondencja tradycyjna, jak i elektroniczna. Przykładami korespondencji przychodzącej mogą być listy, faksy, e–maile, telefony, SMS–y, a nawet wiadomości na czacie.
Korespondencja Wychodząca
Korespondencja wychodząca to przekazywanie informacji od firmy do jej klientów, partnerów biznesowych i innych podmiotów. Może to być zarówno komunikacja tradycyjna, jak i elektroniczna. Przykładami korespondencji wychodzącej mogą być listy, faksy, e–maile, telefony, SMS–y i wiadomości na czacie.
Sposobów naopanowanie korespondencji jest wiele. Możesz prowadzić jewksiążce kancelaryjnej, zeszycie lub programie.
- Przygotuj szablon swojej korespondencji. Upewnij się, że szablon jest czytelny, zawiera wszystkie istotne informacje ijest dopasowany do odbiorcy.
- Utwórz listy adresowych dla swoich kontrahentów. Zapisz nazwiska, adresy, numery telefonów, adresy e–mail iinne dane kontaktowe wjednym miejscu.
- Przygotuj listy zadań. Zapisz wszystkie zadania, które musisz wykonać, ina bieżąco aktualizuj je, aby zawsze wiedzieć, co jest aktualnie wtoku.
- Utwórz kalendarz, wktórym będziesz przypominać sobie oważnych terminach. Umieść wnim wszystkie daty, wktórych musisz wysłać lub odebrać korespondencję.
- Postaraj się wysyłać iodebierać korespondencję wtym samym czasie. Zorganizuj swoje działania, aby ograniczyć liczbę zaległych listów iprzychodzących.
- Systematycznie wykonuj korespondencję. Przygotuj listy iwysyłaj je regularnie, aby zapewnić, że wszystkie są dostarczane na czas.
- Regularnie sprawdzaj korespondencję. Upewnij się, że wszystkie listy są dostarczane iodebrane, oraz że wszystkie dane są aktualne.
- Zapisz wszystkie korespondencje. Przechowuj wszystkie wysłane iodebrane listy wbezpiecznym miejscu, aby móc do nich powrócić, jeśli będzie to konieczne.
Obecnie na rynku jest wiele programów wspierających zarządzanie korespondencją.
Nazywane one sąprogramami do Elektronicznego Obiegu Dokumentów (EOD). To oprogramowanie służy docyfrowego przesyłania, przechowywania i zarządzania dokumentami. Może ono ułatwiać pracę wfirmach, organizacjach i instytucjach. Programy EOD umożliwiają pracownikom tworzenie, edycję, udostępnianie i archiwizowanie dokumentów wjednym miejscu. Mogą one również wspierać procesy biznesowe, takie jak przyjmowanie zamówień, tworzenie faktur, zarządzanie zasobami ludzkimi, zarządzanie kontrahentami i inne. Programy te mogą również zapewniać zabezpieczenia dotyczące dostępu do dokumentów i ich zawartości, a także możliwość tworzenia raportów i zapytań.
CZY EXCEL TO WYBAWIENIE?
Jednym znajprostszych inajbanalniejszych sposobów naprowadzenie rejestrów korespondencji jest poczciwy EXCEL. Można wniego wprowadzić dane korespondencji, takie jak datę, nadawcę, adresata, treść, status przetworzenia ipodobne, anastępnie zapisać plik wformacie .xls lub .xlsx. W EXCEL–u można tworzyć wszelkiego rodzaju filtry isortowania, dzięki czemu informacje wrejestrze będą jeszcze łatwiej przeglądane. Można również tworzyć wykresy, aby wizualnie przedstawić informacje zawarte wrejestrze. EXCEL jest bardzo prosty wobsłudze, ajego wykorzystanie jako narzędzia doprowadzenia rejestrów korespondencji jest szybkie iłatwe. Zaletą jest także to, że pliki EXCEL są łatwo dostępne imogą być udostępniane innym osobom.
Ewidencja korespondencji
Punktem wyjścia do tworzenia ewidencji korespondencji przychodzącej i wychodzącej są informacje dotyczące wszystkich pism, które przechodzą przez firmę. Musi być jasno określone, kto jest nadawcą i odbiorcą danej korespondencji, a także informacje na temat daty wysłania i otrzymania listu, tematy poruszane w korespondencji, a także wszelkie inne niezbędne informacje. Dane te mogą być gromadzone i przechowywane w formie elektronicznej, papierowej lub w obu formach jednocześnie. Następnie te informacje są wykorzystywane do tworzenia odpowiedniego systemu ewidencji, który pozwala na śledzenie wszystkich przychodzących i wychodzących pism. System ten może być również wykorzystywany do wystawiania rachunków, powiadamiania odpowiednich osób onadchodzących korespondencjach i innych podobnych zastosowań.