Dodany przezProgram Sekretariat a instrukcja kancelaryjna. Instrukcja kancelaryjna to dokument, który określa zasady i procedury postępowania w działalności biurowej. Tekst zawiera informacje na temat procedur dotyczących zarządzania danymi, kontroli jakości, zarządzania zasobami, bezpieczeństwa, wytycznych dotyczących wykonania pracy, obowiązków i uprawnień, a także innych tematów związanych z biurem. Rozporządzenie jest często używana przez pracowników, aby dowiedzieć się, jak przestrzegać wewnętrznych zasad firmy i jak prawidłowo wykonywać swoje obowiązki.
Co znajdziesz w tym artykule:
Oprogramowanie Sekretariat i procedura kancelaryjna
Wszystkie zagadnienia związane z korespondencją w przedsiębiorstwie reguluje instrukcja kancelaryjna, czyli zbiór przepisów wewnętrznych, regulujących sposób wykonywania przez wszystkie ogniwa organizacyjne przedsiębiorstwa czynności związanych z obiegiem pism oraz tryb formalnego postępowania z pismami i aktami. Program Sekretariat jest narzędziem do tworzenia i wykonywania instrukcji kancelaryjnych. Program komputerowy umożliwia tworzenie i wprowadzanie przepisów wewnętrznych dla wszystkich ogniw organizacyjnych przedsiębiorstwa.
Program może być również używany do monitorowania obiegu pism i akt, a także do tworzenia harmonogramów i przypomnień. Program Sekretariat jest szczególnie przydatny w przedsiębiorstwach o dużym obrocie pism i akt. Może on ułatwić zebranie i kontrolowanie wszystkich dokumentów i pism w jednym miejscu, dzięki czemu zaoszczędzony zostanie czas i praca. Program ten pozwala również na tworzenie wielu różnych harmonogramów, co ułatwia wszystkim w przedsiębiorstwie wykonywanie swoich obowiązków. Program Sekretariat jest więc bardzo przydatnym narzędziem dla wszystkich, którzy chcą mieć dobrze zorganizowany proces obiegu pism i akt w swoim przedsiębiorstwie.
Poniżej przedstawiamy najważniejsze sprawy które powinny obejmować instrukcję kancelaryjną w przedsiębiorstwie.
Utwórz procedurę z zasadami korzystania z sekretariatu.
Przykładowa instrukcja może zawierać następujące dane:
ZASADY KORZYSTANIA Z SEKRETARIATU
- Wchodząc do sekretariatu, prosimy o zachowanie ciszy i spokoju.
- Pracownicy i goście mają obowiązek noszenia maski w sekretariacie.
- Wszyscy, którzy przychodzą do sekretariatu, powinni zgłosić się do osoby odpowiedzialnej za rejestrację i zarejestrować się.
- Pracownicy i goście nie mogą spożywać żadnych napojów lub żywności w sekretariacie.
- Pracownicy i goście nie powinni przebywać w sekretariacie dłużej, niż jest to konieczne.
- Pracownicy i goście powinni szanować wszystkie materiały i dokumenty znajdujące się w sekretariacie.
- Pracownicy i goście powinni zachować porządek i czystość w sekretariacie.
- Pracownicy i goście powinni zachować szacunek do innych pracowników i gości w sekretariacie.
- Pracownicy i goście powinni być odpowiedzialni za wszelkie uszkodzenia lub utratę dokumentów lub materiałów w sekretariacie.
- Pracownicy i goście powinni szanować prywatność innych osób w sekretariacie.
Ustal, które procedury i zadania będą wykonywane przez kancelarię
Przykładowe zadania dla pracowników:
- Przygotowanie i administrowanie dokumentacji, w tym przygotowywanie i aktualizacja dokumentów, protokołów i rejestrów.
- Przygotowywanie i zarządzanie terminarzami spotkań, kalendarzami i innymi harmonogramami prac.
- Przygotowywanie i aktualizacja baz danych.
- Przygotowywanie i wysyłanie pism, w tym oficjalnych korespondencji i komunikatów.
- Organizacja i przygotowywanie materiałów do spotkań, w tym konferencji, szkoleń i innych imprez.
- Przetwarzanie i aktualizacja danych osobowych i informacji.
- Obsługa gości i innych osób wchodzących w skład organizacji.
- Przygotowywanie i aktualizacja różnych raportów.
- Przygotowywanie i przetwarzanie faktur i innych dokumentów finansowych.
- Zarządzanie i aktualizacja stron internetowych i innych mediów społecznościowych.
Utwórz procedury i dokumenty dotyczące przyjmowania gości i klientów.
1. Proces przyjmowania gości i klientów
a) Przywitaj gości i klientów w przyjaznej, miłej i profesjonalnej atmosferze.
b) Ustal określony proces, który będzie stosowany do przyjmowania każdego gościa lub klienta.
c) Wyciągnij informacje od gości lub klientów, aby móc zaspokoić ich potrzeby.
d) Dostarcz gościom lub klientom wszelkich niezbędnych informacji i odpowiedzi na ich pytania.
e) Przeprowadź wszelkie działania niezbędne do zapewnienia gościom lub klientom komfortu i bezpieczeństwa.
f) Wykonaj wszystkie niezbędne czynności związane z zapewnieniem gościom lub klientom wygodnego i przyjemnego pobytu.
2. Dokumentacja przyjmowania gości i klientów
a) Przygotuj odpowiednie dokumenty do wypełnienia przez gości lub klientów.
b) Przygotuj dokumentację potrzebną do rejestracji gości lub klientów.
c) Przygotuj dokumentację potrzebną do przetwarzania płatności od gości lub klientów.
d) Przygotuj dokumentację potrzebną do oceny gości lub klientów w celu określenia ich zadowolenia z usług.
e) Przygotuj dokumentację dotyczącą obsługi posprzątania oraz zabezpieczenia mienia gości lub klientów.
f) Przygotuj dokumentację dotyczącą wszelkich innych działań związanych z przyjmowaniem gości lub klientów.
Utwórz procedury przyjmowania i wysyłania korespondencji.
Procedura przyjmowania korespondencji
1. Odbierz korespondencję. Upewnij się, że została dostarczona do właściwego miejsca przez odpowiedniego dostawcę.
2. Sprawdź, czy korespondencja jest kompletna. Upewnij się, że wszystkie dokumenty zostały dostarczone i są zgodne z zamówieniem.
3. Sprawdź, czy dokumenty są poprawne. Sprawdź, czy dokumenty są wyraźne i czy wszystkie informacje są poprawne i aktualne.
4. Przypisz odpowiedni numer do każdego dokumentu. To pomoże w późniejszym śledzeniu korespondencji.
5. Umieść korespondencję w odpowiedniej kategorii. Upewnij się, że jest ona umieszczona w właściwej lokalizacji.
6. Sprawdź, czy dokument został zarejestrowany w systemie. Aby zakończyć proces przyjmowania w dzienniku korespondencji, należy upewnić się, że dokument został zarejestrowany w systemie i jest dostępny do śledzenia.
Procedura wysyłania korespondencji
1. Wybierz korespondencję do wysłania. Upewnij się, że wybrano właściwą korespondencję do wysłania.
2. Sprawdź, czy wszystkie informacje są poprawne. Upewnij się, że wszystkie informacje są aktualne i poprawne.
3. Wybierz metodę wysyłki. Wybierz zgodną z wymaganiami metodę wysyłki.
4. Przygotuj dokumenty do wysyłki. Należy upewnić się, że dokumenty są poprawnie opakowane, aby uniknąć uszkodzeń w trakcie transportu.
5. Wyślij korespondencję. Przekaż dokumenty do właściwego dostawcy, aby móc je następnie śledzić.
6. Zarejestruj wysłaną korespondencję. Aby zakończyć proces wysyłki, należy upewnić się, że dokument został zarejestrowany w systemie i jest dostępny do śledzenia.
Ustal odpowiednie zasady związane z zarządzaniem dokumentacją
1. Pracownicy powinni właściwie przechowywać i zarządzać dokumentacją.
2. Pracownicy powinni regularnie kopiować dane na zewnętrznych dyskach twardych lub w chmurze, aby zmniejszyć ryzyko utraty danych.
3. Pracownicy powinni stosować zasady bezpieczeństwa komputerowego, takie jak instalowanie oprogramowania antywirusowego. Dodatkowo aktualizacja systemu operacyjnego, stosowanie silnych haseł i włączanie uwierzytelniania dwuskładnikowego.
4. Pracownicy powinni właściwie korzystać z urządzeń biurowych, takich jak drukarki, skanery i faksy.
5. Pracownicy powinni przestrzegać wszystkich przepisów dotyczących bezpieczeństwa. W tym zasad regulujących dostęp do informacji, zasad przetwarzania danych i zasad zapobiegania wyciekowi danych.
6. Pracownicy powinni regularnie wykonywać kopie zapasowe wszystkich danych w celu zapobiegania utracie ważnych informacji.
7. Pracownicy powinni dbać o odpowiednie zabezpieczenie swoich komputerów i urządzeń biurowych przed dostępem osób trzecich.
8. Pracownicy powinni regularnie sprawdzać i aktualizować oprogramowanie antywirusowe, aby zapobiec wyciekowi danych.
Ustal procedury ewidencjonowania i archiwizacji dokumentów
Ewidencjonowanie dokumentów polega na tworzeniu wyczerpującej bazy danych zawierającej informacje na temat wszystkich dokumentów przechowywanych w danej organizacji. Aby to osiągnąć, należy stworzyć system ewidencji dokumentów, który będzie rejestrował ważne informacje. Najważniejsze to opis dokumentu, data wystawienia, data ważności, rodzaj dokumentu, przechowywane kopie, wystawca i inne informacje.
Archiwizacja dokumentów polega na skutecznym przechowywaniu różnych dokumentów w bezpiecznym i uporządkowanym miejscu. W tym celu należy stworzyć system archiwizacji dokumentów, który będzie rejestrował informacje o miejscu przechowywania, klasyfikacji dokumentu. Dodatkowo informacji o zawartości, wersji i innych istotnych danych. System archiwizacji powinien zawierać wyraźne zasady dotyczące zarządzania i korzystania z dokumentów, aby zapewnić prawidłowe przechowywanie i użycie.
W celu ułatwienia pracy można skorzystać z systemów informatycznych. Przykładowa prezentacja pokazująca w jaki sposób w łatwy i szybki sposób możemy archiwizować korespondencję przychodzącą.
Ustal politykę dotyczącą zachowania poufności i bezpieczeństwa informacji
1. Wszyscy pracownicy powinni mieć świadomość istoty środków ochrony informacji i obowiązków wobec ochrony informacji.
2. Pracownicy powinni być informowani o zasadach i procedurach dotyczących poufności i bezpieczeństwa informacji.
3. Pracownicy powinni mieć dostęp do wymaganych informacji i środków ochrony informacji, aby w pełni wykonywać swoje obowiązki.
4. Należy zapewnić zgodność z prawem i obowiązującymi procedurami dotyczącymi ochrony informacji.
5. Pracownicy powinni być świadomi konsekwencji nieprzestrzegania zasad bezpieczeństwa informacji.
6. Pracownicy powinni dostarczać tylko autentyczne i poprawne informacje.
7. Pracownicy powinni chronić wszystkie informacje i dane przed nieautoryzowanym dostępem, wykorzystywaniem lub modyfikowaniem.
8. Pracownicy powinni zapewnić bezpieczne przechowywanie i archiwizację informacji i danych.
9. Pracownicy powinni zachować poufność wszystkich informacji i danych, którymi są obdarowani.
10. Pracownicy powinni korzystać z bezpiecznych kanałów komunikacji podczas przesyłania informacji.
Ustal harmonogram pracy i godziny otwarcia sekretariatu.
Godziny otwarcia sekretariatu mogą się różnić w zależności od potrzeb i wymagań organizacji. Jednak typowy harmonogram pracy sekretariatu może wyglądać następująco: Poniedziałek – Piątek: 8:00 – 16:00 Sobota: 9:00 – 13:00 Niedziela: Zamknięte