Regulamin w pracy sekretariatu

Działalność każdej instytucji lub firmy cechuje określona specyfika.Nie ma gotowych recept na organizację pracy w sekretariacie,bowiem zależą one od indywidualnych wymagań szefai kwalifikacji obsługi sekretariatu.

Podstawowym zadaniem sekretariatu jest ochrona czasu dyrektora, uwalnianie dyrektora od załatwiania niektórych spraw merytorycznych, jak też od wykonywania wielu różnorodnych czynności biurowych, czyli stworzenie jak najlepszych warunków dla sprawnego wykonywania funkcji kierowniczych przez dyrektora. Dla sprawnego wykonywania tych zadań sekretariat powinien mieć określone zasady organizacji i metody pracy w regulaminie pracy, który ustala zarząd firmy. W regulaminie należy wymienić:

• wymagania kwalifikacyjne pracowników,
• obowiązki sekretariatu związane z obsługą administracyjno – techniczną dyrektora,
• określenie uprawnień do samodzielnego załatwiania spraw nie wymagających udziału dyrektora,
• ustalenie odpowiedzialności.

Oprócz wymienionych postanowień ogólnych regulamin może również zawierać postanowienia szczegółowe dotyczące zakresu czynności sekretarki czy asystentki lub może być sporządzony odrębny dokument regulaminu stanowiska pracy w sekretariacie zwany potocznie zakresem czynności, który stanowi załącznik do umowy o pracę (np. w sekretariatach wieloosobowych). Można również w regulaminie zamieścić wymagania dyrektora dotyczące estetyki wnętrza i kultury zawodowej.

REGULAMIN PRACY

stanowisko pracy – sekretariat przedsiębiorstwa (spółki, firmy);(nazwa i siedziba)

I. Postanowienia ogólne

1. Regulamin jest wewnętrznym aktem normatywnym określającym organizację stanowiska pracy oraz zależności służbowe i funkcjonalne. Ponadto określa ramowy zakres wymagań kwalifikacyjnych, obowiązków, uprawnień i odpowiedzialności.
2. Wymagania kwalifikacyjne obsługi sekretariatu:
   • wykształcenie wyższe, policealne lub średnie i kurs obsługi biura,
   • zdolności organizatorskie, znajomość języka obcego, obsługi urządzeń biurowych.
3. Dyrektor sprawuje zwierzchni nadzór nad działalnością sekretariatu oraz bezpośrednio kieruje sprawami w zakresie:
   • nazwy stanowiska pracy i obsady personalnej z uwzględnieniem kwalifikacji zawodowych i osobistych,
   • podporządkowania służbowego i więzi funkcjonalnych, zadań głównych (recepcyjnych, asystenckich, menedżerskich), czynności z podziałem na: czynności bieżące – wykonywane stale; czynności okresowe – wykonywane doraźnie.

II. Postanowienia szczegółowe

Sekretariat podlega dyrektorowi, a więzią funkcjonalną łączy się z kierownikami komórek organizacyjnych i samodzielnymi pracownikami.

1. 1. Obowiązki sekretariatu

znajomość:

1. 1. • struktury organizacyjnej oraz zakresu obowiązków dyrektora i komórek organizacyjnych,
      • powiązań organizacyjnych z innymi instytucjami,
      • struktury indywidualnego czasu pracy dyrektora,
      • przepisów normujących obieg dokumentów, spraw organizacyjnych, podróży służbowych i wyjazdów zagranicznych (instrukcje, regulaminy, zarządzenia itp.),
      • reguł obyczajowych w kontaktach międzyludzkich.

prowadzenie:

1. • czynności kancelaryjnych,
   • opracowywanie korespondencji w zakresie spraw zleconych przez dyrektora,
   • zaopatrywanie w Dzienniki Ustaw, Monitory Polskie, określoną prasę, materiały biurowe i przedmioty wyposażenia biura,
   • współudział w przygotowaniu narad, zebrań, konferencji, wyjazdów służbowych, organizacja rozmów i spotkań służbowych,
   • zbieranie, opracowywanie i przechowywanie informacji dla dyrektora,
   • przestrzeganie terminów i harmonogramu zadań – uwzględniając priorytety pilności i ważności.
2. Uprawnienia sekretariatu:
   • zarządzanie czasem dyrektora,
   • organizowanie i planowanie czasu pracy dyrektora,
   • ochranianie czasu pracy dyrektora,
   • przygotowywanie planów, szkiców, materiałów do wystąpień na spotkaniach i naradach,
   • zbieranie materiałów z komórek organizacyjnych i przedstawianie dyrektorowi do podpisu lub podjęcia decyzji,
   • kontrolowanie wykonania poleceń dyrektora i ich egzekwowanie,
   • otwieranie korespondencji, kierowanie do dyrektora lub bezpośrednio do merytorycznych komórek – zgodnie z ustaleniami lub dekretacją dyrektora,
3. Odpowiedzialność sekretariatu:
   • dyscyplinarna za naruszenie tajemnicy służbowej i powstanie zjawiska konkurencji,
   • za nie dotrzymanie ustalonych terminów i obietnic w sferze działalności wewnętrznej i kontaktach z otoczeniem zewnętrznym np.: instytucje, firmy, media, osoby fizyczne,
   • za nie przestrzeganie ustalonego czasu pracy i porządku w dokumentach biurowych,
   • za nieprawidłowy i niesprawny obieg dokumentów,
   • za nie stosowanie się do obowiązujących aktów normatywnych wewnętrznych np.: regulaminu pracy, instrukcji, zarządzeń wewnętrznych,
   • za brak szacunku dla przyjętych wartości,
   • za tworzenie wizerunku zewnętrznego.

III. Postanowienie końcowe

Regulamin ma moc obowiązującą po wprowadzeniu zarządzeniem wewnętrznym organu zarządzającego.