Dodany przezUżytkownicy, którzy stają przed problemem wdrożenia stosownego systemu IT, nie są w pełni świadomi zakresu zmian, jakie spowoduje jego wdrożenie. Jednym z kluczowych elementów, którego nie doceniają wdrożeniowcy, jest psychologiczny opór przed nowością. Brakuje działań związanych z przygotowaniem pracowników do samych procedur wdrożenia. Przed procesem wdrożenia firmy powinny przedstawiać użytkownikom problemy, które mogą się pojawić. Trzeba pokazać, jak ma wyglądać nowy obieg informacji i jak wpływa na stare procedury. W przeciwnym razie użytkownicy szybko się zniechęcają. Problem jest poważny, ponieważ dużo firm rozpoczyna i nie kończy wiele wdrożeń. Pracownicy często boją się wdrożenia systemu workflow, tzn. jego wpływu na dotychczasowy sposób pracy. Z drugiej strony, pracownicy jasno definiują swoje oczekiwania, co do nowych funkcjonalności, które mogą znacząco usprawnić ich pracę.
W Polsce najpierw wprowadza się systemy bardziej tradycyjne. Za dużo jest u nas jeszcze dokumentów papierowych. Workflow przynosi oszczędności, ale żeby je docenić, trzeba najpierw dobrze ocenić koszty, z czym wiele firm ma problemy. W Polsce najważniejszym ograniczeniem wdrażania systemów typu workflow jest sam sposób zarządzania firmami. Wiele osób zarządzających kieruje się intuicją, a nie strukturalnymi metodami zarządzania. W związku z tym trudno zdefiniować, napisać i automatyzować poszczególne procesy. W korporacji jest to określone w regulaminie, w mniejszych firmach nie jest to w ogóle sformalizowane. Kolejna bariera to bariera informatyzacji: są jeszcze firmy o niskiej świadomości informatyzacji na szczeblu zarządu. Duża część firm ma już mechanizmy typu workflow, głownie jako element większych aplikacji. System workflow powinien być wdrażany tam, gdzie jest szansa, że usprawni on przepływ informacji. Nie należy kierować się modą. Bez dobrej bazy informacyjnej trudno jest zakończyć wdrożenie systemu workflow z sukcesem. W trakcie wdrożenia systemu workflow przyszli użytkownicy muszą być na bieżąco informowani, jakie korzyści odniosą z jego stosowania. Lepiej wdrożyć kilka mniejszych, bardziej elastycznych modułów wchodzących w skład workflow niż jeden duży system. Administracja publiczna wymaga innego traktowania przez dostawców niż komercyjne przedsiębiorstwa, choćby ze względu na dużo większą nieufność przyszłych użytkowników.