Dodany przezStosowanie elektronicznych dokumentów i narzędzi klasy workflow, czyli wspierających obieg dokumentów, pozwala na znaczne skrócenie czasu obsługi klienta. Dokument po archiwizacji elektronicznej znacznie łatwiej jest wyszukać i przetworzyć. Warto jednak zakupić system odpowiedni do zadań oraz do przewidywanego ich rozszerzenia w przyszłości. Należy też dobrze zdefiniować procesy biznesowe i procedury stosowane w firmie. Eksperci oceniają, że wdrożenie nieskomplikowanego systemu obiegu dokumentów dla firmy liczącej 100 użytkowników kosztuje 50 – 70 tyś. zł. Elektroniczny obieg dokumentów to proces składający się z pięciu podstawowych segmentów: skanowania, indeksowania, przechowywania, odtwarzania i archiwizacji. Działanie systemu polega na wprowadzaniu do niego i indeksowaniu dokumentów pochodzących z różnych źródeł (faks, list e-mail, rozmowa telefoniczna, pliki tekstowe, treści multimedialne), przechowywaniu i udostępnianiu tych danych za pomocą elektronicznego repozytorium dokumentów oraz zarządzaniu procesem ich obiegu (workflow).
Stosowanie w firmie elektronicznego obiegu dokumentów usprawnia i porządkuje procesy związane z obiegiem informacji, umożliwia łatwe dotarcie do danych, także przez wiele osób jednocześnie. Zyskuje się też szczegółowe informacje o korzystaniu z każdego dokumentu. Ważna jest poza tym obniżka kosztów związanych z archiwum, skrócenie czasu dostępu do informacji, bezpieczeństwo danych. Polskie prawo wymaga, niestety, archiwizowania dokumentów w postaci papierowej. Elektroniczny dokument czasem nie jest uznawany za pełnoprawny, np. w sprawach karnych skarbowych. Ma to się zmienić w wyniku nowelizacji ustawy o podpisie elektronicznym i po wdrożeniu elektronicznej faktury. Wdrożenie systemu do obiegu dokumentów jest podobne do wdrożenia systemu ERP. Też musi być poprzedzone gruntowną analizą. Audyt taki przedsiębiorstwo może zrobić we własnym zakresie, zlecić zewnętrznemu audytorowi lub firmie, która będzie system wdrażała. Odmianą rozwiązania do obiegu dokumentów jest oprogramowanie do zarządzania zadaniami. Niedawno było ono stosowane przede wszystkim w dużych firmach jako element systemu ERP. Teraz coraz częściej trafia do małych i średnich przedsiębiorstw. Nowym formatem dokumentów coraz chętniej i częściej wykorzystywanym do komunikacji w firmie są wiadomości przesyłane za pośrednictwem komunikatorów internetowych IM (Instant Messaging). Aplikacje IM mają szansę uzupełnić takie metody komunikacji, jak telefon i poczta. Artykuł zawiera zestaw pytań, na które należy odpowiedzieć przed zakupem odpowiedniego systemu.