Instytucje bankowo-finansowe mają do czynienia z ogromną ilością korespondencji oraz dokumentów. Prawo wymaga, aby dokumentacja była przechowywana przez określoną liczbę lat i dopiero wtedy niszczona w odpowiedni sposób. Kolejnym problemem związanym z przechowywaniem ogromnej ilości dokumentów jest swobodny dostęp do nich. Dotarcie do oryginalnej dokumentacji jest szczególnie czasochłonne w bankach posiadających wiele oddziałów- dokumenty muszą zostać przesłane lub dowiezione. Problemem jest również połączenie dokumentacji tradycyjnej z dokumentacją elektroniczną wytwarzaną podczas obsługi usług bankowości elektronicznej. Jednym ze sposobów rozwiązania tych trudności jest outsourcing dokumentów. W jego ramach wyróżniamy outsourcing zarządzania dokumentami nieaktywnymi, oraz outsourcing obsługi korespondencji. Pierwszy z nich oznacza prowadzenie centralnego elektronicznego repozytorium dokumentów przez firmę zewnętrzną.

Elektroniczne archiwum dokumentów

Dokumenty są katalogowane, skanowane, i wprowadzone do elektronicznego archiwum, a ich oryginały umieszczane w tradycyjnych archiwach. Z takiego repozytorium mogą korzystać użytkownicy z całej instytucji, uzyskując szybki dostęp, także przez Internet, do archiwów zawierających dokumenty, faksy, czy wiadomości e- mail. W podobny sposób prowadzona jest bieżąca dokumentacja, głównie korespondencja. Firma zewnętrzna przejmuje całość przychodzącej korespondencji, tworząc centralną kancelarię. Korespondencja jest skanowana i odpowiednio skatalogowana. Papierowy dokument w formie elektronicznej trafia do doradców bankowych. Elektroniczne repozytorium połączone jest z systemami CRM i ERP działającymi w bankach. Do dokumentów dostęp maja tylko upoważnieni do tego, zarejestrowani w systemie pracownicy instytucji. Outsourcing dokumentów jest coraz bardziej popularny. Duże znaczenie ma to, że przyczynia się on do obniżenia kosztów działalności instytucji. Odchodzą koszty związane z utrzymaniem odrębnego działu a także wynajem powierzchni na archiwizowanie dokumentów. Takie rozwiązania przynoszą również usprawnienie przepływu danych w firmie. Do zeskanowanej wersji dokumentu może mieć dostęp kilka osób na terenie całego kraju. Outsourcuing zarządzania dokumentami nieaktywnymi oraz obsługa korespondencji nie są ostatnim krokiem w rozwoju technologii związanych z przechowywaniem dokumentacji elektronicznej. Dążenie banków do poprawy jakości obsługi, rosnąca ilość informacji z różnych kanałów kontaktu z klientami (rozwój call center, używanie komunikatorów), spowodowały koncepcję zgromadzenia całości danych dotyczących konkretnego klienta w jednym miejscu. Bardzo ważna kwestią dla zapewnienia powodzenia projektów outsourcingowych jest stworzenie odpowiednich standardów bezpieczeństwa danych. Firmy przewidują specjalne procedury. Dostęp do systemu informatycznego mają tylko uprawnione osoby (kontrola logowania oraz czasowe przydzielanie haseł), nadzór nad czynnościami wykonywanymi przez pracowników oraz wielokrotne kontrole na każdym etapie obróbki nośnika umożliwiające ustalenie drogi dokumentu. Transmisja danych odbywa się poprzez bezpieczne połączenia szyfrowane. Wszelkie dane są zapisane i archiwizowane wraz z kopiami zapasowymi (backupowymi).

4.83 avg. rating (96% score) - 6 votes

Dodaj komentarz

Twój adres email nie zostanie opublikowany. Pola, których wypełnienie jest wymagane, są oznaczone symbolem *