Wdrożenie w 24h

Jak to możliwe. Nasz system można wdrożyć w ciągu 24h ponieważ to klient sam instaluje i wdraża rozwiązanie do obiegu faktur kosztowy przy naszym wsparciu technicznym.

System po zainstalowaniu jest gotowy do pracy. Wystarczy uzupełnić podstawowe słowniki i już można pracować!

Podejście potwierdzone u ponad 100 klientów

 

Kto może skorzystać z systemu

W zasadzie oprogramowanie przystosowane jest do obsługi każdej branży.

Wielkość firmy nie ma znaczenia. W naszym portfolio znajdują się małe firmy jak i duże podmioty gospodarcze.

Nie wymaga skomplikowanych szkoleń oraz analizy biznesowej co ma duże znaczenie na koszty wdrożenia.

Interfejs systemu został zaprojektowany w bardzo intuicyjny sposób.

Prezentacja systemu Sekretariat

Link do programu Sekretariat Firma

Prosta ścieżka obiegu i akceptacji

Rejestracja faktury kosztowej

Wszystkie dokumenty zawsze powinny trafić w centralne miejsce rejestracji.  Może być to sekretariat firmy lub księgowość.

Faktury w wersji papierowej są skanowane i rejestrowane. Następnie powinny trafić do księgowości. Cały proces obiegu i akceptacji powinien odbyć się za pomocą systemu.

Rejestracja faktury kosztowej lub dowolnego dokumentu może odbyć się na trzy  sposoby:

1. import z skrzynki pocztowej – system automatycznie pobiera emaile i zakłada wpisy w dzienniku korespondencji. Jeżeli rozpozna email kontrahenta automatycznie łączy go z korespondencją.
   
2. Import z folderu na dysku – operator rejestrujący faktury ma możliwość skanowania do folderu z urządzeń wielofunkcyjnych. W systemie Sekretariat podczas importu wskazujemy folder w którym znajdują się skany.
   
3. Ręczne dodawanie dokumentów – jeżeli zajdzie taka potrzeba operator ręcznie może dodawać dowolne dokumenty.

Terminowość opisywania możemy wspomóc ustawiają datę do kiedy dany dokument musi zostać opisany. Jeżeli do tego nie dojdzie system oznaczy go jako opóźniony.

 

Kontrola podczas rejestracji

Podczas rejestracji i dodawania dokumentu system sprawdza i podpowiada czy nie istnieją już dokumenty zarejestrowane o podobnym numerze faktury dla danego kontrahenta.

Opis i dekretacja

Na etapie rejestracji dokumentu wskazujemy do kogo dany dokument ma trafić. Każdy operator w systemie widzi tylko te dokumenty, które zostały do niego przydzielone.

Aby opisać dokument wystarczy wykorzystać pole opis lub notatki i dodać informację o fakturze a następnie zmienić status dokumentu aby poinformować księgowość o opisaniu.

 

I tyle dokument został opisany i jest dostępny dla księgowości. Dla potrzeb ewidencyjnych możemy wydrukować metrykę dokumentu i podpiąć ją pod oryginalny dokument.