System do zarządzania umowami

Dlaczego warto używać systemu do rejestracji umów?

Najczęściej im większa firma, tym więcej umów zawiera z kontrahentami. W przypadku dużej ilości takich dokumentów może pojawić się problem z ich efektywnym zarządzaniem. Z pomocą przychodzi wtedy odpowiednie oprogramowanie.

Różnego rodzaju umowy, kontrakty i inne dokumenty, na podstawie których realizowana jest współpraca z klientem to właściwie codzienność każdej firmy. Wraz z rozwojem przedsiębiorstwa, rośnie także ilość takiej dokumentacji. Wtedy korzystanie z segregatorów lub prostych aplikacji przestaje wystarczać. Na szczęście na rynku można znaleźć już bez problemu zaawansowane oprogramowanie klasy DMS z modułami dedykowanymi umowom (np. Sekretariat Firma). Warto sprawdzić, jakie możliwości mają takie narzędzia.

Generator i rejestr umów

W wielu przypadkach forma i treść umów zawieranych z różnymi lub nawet tymi samymi kontrahentami jest podobna. W takiej sytuacji sporządzanie za każdym razem dokumentu od podstaw mija się z celem, nie wspominając już o tym, że jest pracochłonne i angażuje pracownika, który mógłby w tym czasie wykonywać inne zadania. Nowoczesne systemy elektronicznego obiegu dokumentów z modułami dedykowanymi umowom często umożliwiają przygotowywanie własnych szablonów kontraktów i ich łatwe generowanie. Tak naprawdę wystarczy wprowadzić dane kontrahenta lub wybrać go z bazy danych, wprowadzić kwoty wynagrodzenia, terminy i ewentualnie inne niezbędne elementy dla danej umowy, aby błyskawicznie utworzyć nowy kontrakt.

Dobrej jakości oprogramowanie pozwala także na tworzenie elektronicznego rejestru wszystkich umów generowanych w firmie. Zaawansowane funkcje takich aplikacji powinny umożliwiać wygodne grupowanie dokumentów w zależności od ich rodzaju, okresu obowiązywania itd. Nierzadko można również przypisywać poszczególne umowy i kontrakty odpowiednim pracownikom, zajmującym się danym klientem.

Akceptacja umów i terminy

Wyżej opisane funkcje zazwyczaj nie wyczerpują możliwości zaawansowanych aplikacji do zarządzania umowami. Dobre oprogramowanie zapewnia także inne opcje, z których najciekawsze wydają się te dotyczące akceptacji umów i informowania o terminach. Kwestia akceptacji umów bywa nierzadko kluczowa w przypadku niektórych kontraktów lub międzynarodowej współpracy. Zaawansowane oprogramowanie pozwala konfigurować według indywidualnych potrzeb firmy ścieżkę obiegu dokumentów (np. po wygenerowaniu umowy przesłanie jej do działu prawnego, a potem do działu umów itp.). Dobrze również, gdy używane oprogramowanie posiada wbudowane funkcje, przypominające o terminach wynikających z poszczególnych umów (np. zbliżający się koniec współpracy itp.).

Systemy do zarządzania umowami mogą znacznie ułatwić i usprawnić pracę z dokumentami, a do tego często oferują dodatkowe funkcje, które pozwalają podnieść jakość obsługi kontrahenta w zakresie przygotowywania i podpisywania kontraktów.