Dodany przezCo znajdziesz w tym artykule:
Umiejętnie wykorzystuj technologie
Nowe technologie przedstawiane są jako sposób na usprawnienie przepływu informacji w firmie. Dzięki systemom komputerowym przyspieszającym obieg dokumentów redukowane są przede wszystkim koszty obsługi pracownika. Cyfryzacja procesu obsługi dokumentów niweluje także ryzyko ich zagubienia oraz automatyzuje żmudne przeliczenia danych.
Wybierz JEDNO narzędzie do obsługi całego procesu
Wszystkie osoby uczestniczące w procesie obiegu dokumentu, zaczynając od osoby wprowadzającej ten dokument do systemu, a kończąc na finalnym adresacie dokumentu (menedżer, specjalista HR, księgowy) powinny mieć dostęp do tego samego elektronicznego pliku. Takie podejście wyklucza możliwość popełnienia błędu podczas przepisywania danych między różnymi systemami oraz znacznie skraca czas obsługi dokumentu.
Informuj uczestników procesu na jakim etapie jest dokument
W dobrze zaprojektowanym procesie system informuje użytkownika o dokumentach oczekujących na rozpatrzenie za pomocą komunikatorów, wiadomości email lub SMS. Dzięki tym powiadomieniom proces przetwarzania dokumentu przebiega sprawnie i zgodnie z planem.
Wyeliminuj skomplikowane instrukcje
System komputerowy powinien być równie intuicyjny, jak jazda samochodem. W aplikacjach, w których potencjalnym użytkownikiem jest każda osoba w firmie, instrukcje powinny być zbędne. Program powinien sam poinstruować nas jak wziąć urlop, wprowadzić zmianę adresu zamieszkania lub zawnioskować o podwyżkę dla podwładnych. Czytelne przedstawienie danych, sugestie dotyczące akcji możliwych do przeprowadzenia, a nawet odpowiednia kolejność wprowadzania informacji decydują o intuicyjności rozwiązania.