Digitalizacja dokumentów – poradnik dla firm

Zamiana dokumentów papierowych na elektroniczne (digitalizacja) wydaje się prostym projektem biurowym. Jednak umiejętnie przeprowadzona może zainicjować głęboką transformację firmy, usprawnić całość procesów oraz stworzyć podstawę do dalszych innowacji.  Jakiekolwiek rozmowy o digitalizacji trzeba rozpocząć od wyjaśnienia popularnego błędu: stawiania znaku równości między cyfryzacją a digitalizacją. Jest to różnica jak w przypadku …

Organizacja obiegu korespondencji i rodzaje korespondencji.

Instrukcja kancelaryjna Wszystkie te zagadnienia związane z korespondencją w przedsiębiorstwie reguluje instrukcja kancelaryjna, czyli zbiór przepisów wewnętrznych, regulujących sposób wykonywania przez wszystkie ogniwa organizacyjne przedsiębiorstwa czynności związanych z obiegiem pism oraz tryb formalnego postępowania z pismami i aktami. Instrukcja kancelaryjna reguluje następujące zagadnienia: – zasady obiegu pism (podstawowe ogniwa obiegu, …

5 konsekwencji niesprawnego obiegu dokumentów w firmie

Problemy z terminowym wykonywaniem zadań Niezapłacone na czas faktury, bo dokument utknął w dziale finansowym, przekroczone terminy realizacji zleceń, niewykonane na czas zadania – to typowe konsekwencje niesprawnego obiegu dokumentów w firmie. Brak właściwych procedur i sposobów przekazywania tych materiałów oraz ich archiwizacji powoduje przestoje, a nawet może skutkować bardziej …

4 zalety elektronicznego obiegu dokumentów

Dostęp z każdego miejsca 24 godziny na dobę Kilka oddziałów firmy – nierzadko w kilku krajach. Pracownicy pracujący zdalnie z domu, a nawet z lokalizacji odległych od centrali organizacji o tysiące kilometrów. W dobie rozwoju nowoczesnych technologii to codzienność, która będzie coraz bardziej ewoluować. W tego typu firmach konieczne jest …

Jak zorganizować prawidłowy obieg dokumentów w przedsiębiorstwie – zasady tworzenia procedur dokumentacyjnych

Punktem wyjścia musi być stwierdzenie, iż w odniesieniu do tzw. procedur dokumentacyjnych w przedsiębiorstwie, a ściślej rzecz ujmując, w jednostce organizacyjnej, brak jest jednolitych wymogów, które wynikałyby z określonych regulacji normatywnych z zastrzeżeniem pewnych wyjątków, o których będzie mowa.Konieczność zorganizowania prawidłowego i przede wszystkim funkcjonalnego, czyli ułatwiającego funkcjonowanie danej jednostki, …

Systemy cyfrowego obiegu dokumentów

Gdy firma tonie w papierach, a wszystkie procesy biznesowe tkwią w paraliżach decyzyjnych, warto pomyśleć o wdrożeniu systemu cyfrowego obiegu dokumentów.  Gdy firma tonie w papierach, a wszystkie procesy biznesowe tkwią w paraliżach decyzyjnych, warto pomyśleć o wdrożeniu systemu cyfrowego obiegu dokumentów. Rozwiązania te są dostępne w Polsce od wielu …

Zadbaj o swoje dokumenty

Dokumenty znajdują się niemal w każdej firmie. Rozrost przedsiębiorstwa może wiązać się z ich przesadnym nagromadzeniem, co z kolei bardzo często doprowadza do chaosu utrudniającego pracę. Sprawdź w jaki sposób możesz ograniczyć formalności,  usprawnić obieg dokumentów w swojej firmie i tym samym zaoszczędzić mnóstwo czasu. Wszystko na swoim miejscu Podstawowym …

Szybko, dokładanie i to, czego chcemy

Obieg dokumentów regulowany jest przez obowiązujące w Polsce przepisy prawne. Zmiana dokumentów papierowych na cyfrowe stwarza sprawniejsze administrowanie nimi. Zarządzanie dokumentami można podzielić na dwie grupy: -realizowane kompleksowo – podmiot zewnętrzny przejmuje cały proces związany z cyklem życia dokumentu w firmie; firma porządkuje dokumenty, skanuje i wprowadza do elektronicznego repozytorium, …

Jak prowadzić Sekretariat używając komputera?

W nowoczesnych i prężnych firmach, w których każdy pracownik ma zazwyczaj do dyspozycji komputer oraz nastąpiła wąska specjalizacja poszczególnych działów i pracowników, powoli zanika konieczność posiadania sekretarki w znaczeniu osoby, która prowadzi korespondencję firmową. W najszybszym stopniu zanika ich rola jako maszynistek przepisujących pisma na maszynie. Wizja pani Krysi lub …

Elektroniczne archiwum i zarządzanie dokumentacją

Rozwój informatyzacji w firmach oraz możliwość wykorzystania z komputerowych algorytmów wykonywanych z prędkością nieosiągalną dla człowieka, skłania nas do poszukiwania rozwiązań przyspieszających, upraszczających naszą pracę. Jednym z głównych problemów z jakim borykają się dzisiejsze firmy jest lawinowy wzrost dokumentów papierowych, których segregacja, opisywanie i – co najważniejsze – wyszukiwanie, staje …