Porządek w dokumentacji jest niezwykle istotny to prawidłowego działania firmy. Trudno bowiem wyobrazić sobie sytuację, że ważne dokumenty się gubią, bądź dostają się w niepowołane ręce. Ponadto istotna jest także ochrona danych klientów, do czego zobowiązuje RODO. Aby działalność gospodarcza prawidłowo się rozwijała i panował w niej ład, ważny jest …
Zamiana dokumentów papierowych na elektroniczne (digitalizacja) wydaje się prostym projektem biurowym. Jednak umiejętnie przeprowadzona może zainicjować głęboką transformację firmy, usprawnić całość procesów oraz stworzyć podstawę do dalszych innowacji. Jakiekolwiek rozmowy o digitalizacji trzeba rozpocząć od wyjaśnienia popularnego błędu: stawiania znaku równości między cyfryzacją a digitalizacją. Jest to różnica jak w przypadku …
Instrukcja kancelaryjna Wszystkie te zagadnienia związane z korespondencją w przedsiębiorstwie reguluje instrukcja kancelaryjna, czyli zbiór przepisów wewnętrznych, regulujących sposób wykonywania przez wszystkie ogniwa organizacyjne przedsiębiorstwa czynności związanych z obiegiem pism oraz tryb formalnego postępowania z pismami i aktami. Instrukcja kancelaryjna reguluje następujące zagadnienia: – zasady obiegu pism (podstawowe ogniwa obiegu, …
Problemy z terminowym wykonywaniem zadań Niezapłacone na czas faktury, bo dokument utknął w dziale finansowym, przekroczone terminy realizacji zleceń, niewykonane na czas zadania – to typowe konsekwencje niesprawnego obiegu dokumentów w firmie. Brak właściwych procedur i sposobów przekazywania tych materiałów oraz ich archiwizacji powoduje przestoje, a nawet może skutkować bardziej …
Dostęp z każdego miejsca 24 godziny na dobę Kilka oddziałów firmy – nierzadko w kilku krajach. Pracownicy pracujący zdalnie z domu, a nawet z lokalizacji odległych od centrali organizacji o tysiące kilometrów. W dobie rozwoju nowoczesnych technologii to codzienność, która będzie coraz bardziej ewoluować. W tego typu firmach konieczne jest …
Punktem wyjścia musi być stwierdzenie, iż w odniesieniu do tzw. procedur dokumentacyjnych w przedsiębiorstwie, a ściślej rzecz ujmując, w jednostce organizacyjnej, brak jest jednolitych wymogów, które wynikałyby z określonych regulacji normatywnych z zastrzeżeniem pewnych wyjątków, o których będzie mowa.Konieczność zorganizowania prawidłowego i przede wszystkim funkcjonalnego, czyli ułatwiającego funkcjonowanie danej jednostki, …
Gdy firma tonie w papierach, a wszystkie procesy biznesowe tkwią w paraliżach decyzyjnych, warto pomyśleć o wdrożeniu systemu cyfrowego obiegu dokumentów. Gdy firma tonie w papierach, a wszystkie procesy biznesowe tkwią w paraliżach decyzyjnych, warto pomyśleć o wdrożeniu systemu cyfrowego obiegu dokumentów. Rozwiązania te są dostępne w Polsce od wielu …
Dokumenty znajdują się niemal w każdej firmie. Rozrost przedsiębiorstwa może wiązać się z ich przesadnym nagromadzeniem, co z kolei bardzo często doprowadza do chaosu utrudniającego pracę. Sprawdź w jaki sposób możesz ograniczyć formalności, usprawnić obieg dokumentów w swojej firmie i tym samym zaoszczędzić mnóstwo czasu. Wszystko na swoim miejscu Podstawowym …
Obieg dokumentów regulowany jest przez obowiązujące w Polsce przepisy prawne. Zmiana dokumentów papierowych na cyfrowe stwarza sprawniejsze administrowanie nimi. Zarządzanie dokumentami można podzielić na dwie grupy: -realizowane kompleksowo – podmiot zewnętrzny przejmuje cały proces związany z cyklem życia dokumentu w firmie; firma porządkuje dokumenty, skanuje i wprowadza do elektronicznego repozytorium, …
W nowoczesnych i prężnych firmach, w których każdy pracownik ma zazwyczaj do dyspozycji komputer oraz nastąpiła wąska specjalizacja poszczególnych działów i pracowników, powoli zanika konieczność posiadania sekretarki w znaczeniu osoby, która prowadzi korespondencję firmową. W najszybszym stopniu zanika ich rola jako maszynistek przepisujących pisma na maszynie. Wizja pani Krysi lub …
