Obieg dokumentów w firmie, który może pozwolić na zaoszczędzenie czasu i uniknięcie niepotrzebnego stresu, wymaga spełnienia przede wszystkim jednego warunku – musi sprawnie przebiegać. To właśnie od niego zależy w dużej mierze jakość usług oferowanych przez dane przedsiębiorstwo. Niestety, napływ dużej liczby zamówień, faktur i innych dokumentów może czasem sprawny …
Dlaczego warto używać systemu do rejestracji umów? Najczęściej im większa firma, tym więcej umów zawiera z kontrahentami. W przypadku dużej ilości takich dokumentów może pojawić się problem z ich efektywnym zarządzaniem. Z pomocą przychodzi wtedy odpowiednie oprogramowanie. Różnego rodzaju umowy, kontrakty i inne dokumenty, na podstawie których realizowana jest współpraca …
Umiejętnie wykorzystuj technologie Nowe technologie przedstawiane są jako sposób na usprawnienie przepływu informacji w firmie. Dzięki systemom komputerowym przyspieszającym obieg dokumentów redukowane są przede wszystkim koszty obsługi pracownika. Cyfryzacja procesu obsługi dokumentów niweluje także ryzyko ich zagubienia oraz automatyzuje żmudne przeliczenia danych. Wybierz JEDNO narzędzie do obsługi całego procesu Wszystkie osoby …
Konieczność zorganizowania prawidłowego i przede wszystkim funkcjonalnego obiegu dokumentów wynika najczęściej z potrzeb praktycznych. Obieg dokumentów można porównać do krwioobiegu w organizmie. Jeżeli obieg ten jest zakłócony, cały organizm funkcjonuje nieprawidłowo. Podobnie jest z dokumentami. Prawidłowe, od strony logistycznej, zorganizowanie procedur związanych z obiegiem dokumentów warunkuje realizację celów, dla których dana jednostka została …
Porządek w dokumentacji jest niezwykle istotny to prawidłowego działania firmy. Trudno bowiem wyobrazić sobie sytuację, że ważne dokumenty się gubią, bądź dostają się w niepowołane ręce. Ponadto istotna jest także ochrona danych klientów, do czego zobowiązuje RODO. Aby działalność gospodarcza prawidłowo się rozwijała i panował w niej ład, ważny jest …
Zamiana dokumentów papierowych na elektroniczne (digitalizacja) wydaje się prostym projektem biurowym. Jednak umiejętnie przeprowadzona może zainicjować głęboką transformację firmy, usprawnić całość procesów oraz stworzyć podstawę do dalszych innowacji. Jakiekolwiek rozmowy o digitalizacji trzeba rozpocząć od wyjaśnienia popularnego błędu: stawiania znaku równości między cyfryzacją a digitalizacją. Jest to różnica jak w przypadku …
Instrukcja kancelaryjna Wszystkie te zagadnienia związane z korespondencją w przedsiębiorstwie reguluje instrukcja kancelaryjna, czyli zbiór przepisów wewnętrznych, regulujących sposób wykonywania przez wszystkie ogniwa organizacyjne przedsiębiorstwa czynności związanych z obiegiem pism oraz tryb formalnego postępowania z pismami i aktami. Instrukcja kancelaryjna reguluje następujące zagadnienia: – zasady obiegu pism (podstawowe ogniwa obiegu, …
Problemy z terminowym wykonywaniem zadań Niezapłacone na czas faktury, bo dokument utknął w dziale finansowym, przekroczone terminy realizacji zleceń, niewykonane na czas zadania – to typowe konsekwencje niesprawnego obiegu dokumentów w firmie. Brak właściwych procedur i sposobów przekazywania tych materiałów oraz ich archiwizacji powoduje przestoje, a nawet może skutkować bardziej …
Dostęp z każdego miejsca 24 godziny na dobę Kilka oddziałów firmy – nierzadko w kilku krajach. Pracownicy pracujący zdalnie z domu, a nawet z lokalizacji odległych od centrali organizacji o tysiące kilometrów. W dobie rozwoju nowoczesnych technologii to codzienność, która będzie coraz bardziej ewoluować. W tego typu firmach konieczne jest …
Punktem wyjścia musi być stwierdzenie, iż w odniesieniu do tzw. procedur dokumentacyjnych w przedsiębiorstwie, a ściślej rzecz ujmując, w jednostce organizacyjnej, brak jest jednolitych wymogów, które wynikałyby z określonych regulacji normatywnych z zastrzeżeniem pewnych wyjątków, o których będzie mowa.Konieczność zorganizowania prawidłowego i przede wszystkim funkcjonalnego, czyli ułatwiającego funkcjonowanie danej jednostki, …
