Dodany przezPunktem wyjścia musi być stwierdzenie, iż w odniesieniu do tzw. procedur dokumentacyjnych w przedsiębiorstwie, a ściślej rzecz ujmując, w jednostce organizacyjnej, brak jest jednolitych wymogów, które wynikałyby z określonych regulacji normatywnych z zastrzeżeniem pewnych wyjątków, o których będzie mowa.Konieczność zorganizowania prawidłowego i przede wszystkim funkcjonalnego, czyli ułatwiającego funkcjonowanie danej jednostki, obiegu dokumentów, wynika najczęściej z potrzeb praktyki. Obieg dokumentów można porównać do krwioobiegu w organizmie. Jeżeli obieg ten jest zakłócony cały organizm funkcjonuje nieprawidłowo. Podobnie jest z dokumentami. Prawidłowe, od strony logistycznej, zorganizowanie procedur związanych z obiegiem dokumentów warunkuje realizację celów, dla których dana jednostka została utworzona. Ustalenie procedur dokumentacyjnych jest, więc kwestią czysto wewnętrzną, niepodlegającą weryfikacji na podstawie przepisów prawa. Oznacza to, że, co do zasady, organizacja obiegu dokumentów pozostawiona jest danej jednostce, a przede wszystkim osobie, którą tradycyjnie określa się mianem kierownika jednostki. Jest oczywiste, że osoba ta nie musi samodzielnie dokonywać całości ustaleń dotyczących obiegu dokumentów. Kierownik jednostki może, bowiem zlecić zorganizowanie wewnętrznego funkcjonowania jednostki określonym osobom, bądź wyspecjalizowanym podmiotom. Tutaj właśnie pojawia się problem tzw. outsorcingu czyli korzystania z pomocy zewnętrznych podmiotów, którym można zlecić zarówno ustalenie procedur obiegu dokumentów (przygotowanie modelu procedury), jak też i przejęcie poszczególnych zadań związanych z procedurami dokumentacyjnymi. Wyjątkiem w tym zakresie są sytuacje, w których określone przepisy prawa narzucają konieczność wprowadzenia wewnętrznych procedur związanych z obiegiem dokumentów i jednocześnie określają zasady,na których opierać się ma ich organizacja. Przykładem są tu przede wszystkim przepisy ustawy o rachunkowości, ustalające dokumentację opisu stosowanych zasad rachunkowości czy też przepisy ustawy o ochronie informacji niejawnych, narzucające konieczność odpowiedniego ukształtowania wewnętrznego funkcjonowania jednostek organizacyjnych,o ile w związku z ich działalnością pojawia się problem dostępu do informacji, określanych zbiorczą kategorią „informacje niejawne”. Zdarza się również i tak, że przepisy prawa, nie narzucając konieczności zorganizowania procedur wewnętrznych związanych z obiegiem dokumentów, zawierają jednak postanowienia określające np. miejsce regulacji określonych zagadnień związanych z funkcjonowaniem jednostki, jej strukturą wewnętrzną czy też z działalnością organów. Przykładem może być np. przedsiębiorstwo państwowe, gdzie ustawa o przedsiębiorstwach państwowych wskazuje jako miejsce regulacji zagadnień związanych z odpowiedzialnością oraz wzajemną relacją pomiędzy jednostkami wchodzącymi w jego skład regulamin przedsiębiorstwa czy też spółki kapitałowe, w odniesieniu, do których Kodeks spółek handlowych zastrzega określone postanowienia do regulacji w ramach umowy (statutu) spółki, przewidując jednocześnie możliwość uchwalenia np. regulaminu dla rady nadzorczej czy zarządu. Organizacja procedur dokumentacyjnych (obiegu dokumentów) opiera się zazwyczaj na tzw. aktach wewnętrznych – swoistym wewnętrznym systemie prawnym, właściwym dla danej jednostki. Jest rzeczą oczywistą, że przyjęte rozwiązania wewnętrzne nie mogą być sprzeczne z bezwzględnie obowiązującymi przepisami prawa. Z uwagi jednak na fakt, że, jak było wskazane, brak jest jednolitych regulacji normatywnych dotyczących procedur dokumentacyjnych, zasadniczo sposób ich ukształtowania dla potrzeb danej jednostki pozostawiony jest jej uznaniu i powinien być przede wszystkim dostosowany do jej indywidualnych potrzeb. Istotny problem w ujęciu tej tematyki polega zatem na tym, że praktycznie bardzo trudne jest przyjęcie jednolitych założeń ogólnych , właściwych dla wszystkich podmiotów, ponieważ każdy z nich ma inne cele, a więc także i inne potrzeby, wynikające przede wszystkim z tego ,jakiego rodzaju jest to podmiot, o jakiej strukturze wewnętrznej, jaką prowadzi działalność etc. Możliwe jest zatem jedynie wskazanie pewnych, abstrakcyjnie i w sposób oderwany od konkretnego podmiotu ujętych wyznaczników na których opierać się powinna organizacja obiegu dokumentów w danej jednostce. Założenia generalne dotyczące procedur dokumentacyjnych Jak było już wspomniane, podstawą organizacji procedur dokumentacyjnych w danej jednostce organizacyjnej są tzw. akty wewnętrzne. Wstępnie podkreślić należy, że również, jeśli chodzi o te akty powinny być one ukształtowane w sposób odpowiadający wymogom pragmatyki i logistyki. Prawidłowość procedur dokumentacyjnych jest bowiem funkcją prawidłowości aktów na podstawie których są one tworzone. Przede wszystkim konieczne jest zachowanie niesprzeczności wewnętrznej tych aktów, a także niesprzeczności pomiędzy nimi. Ponadto, jeżeli w danej jednostce występuje swoista hierarchia aktów wewnętrznych, należy pamiętać o tym, aby hierarchia ta znalazła odzwierciedlenie w treści poszczególnych aktów (np. akt o charakterze nadrzędnym i akt zawierający regulację wykonawczą w stosunku do tej, jaka zawarta jest w akcie nadrzędnym, ewentualnie doprecyzowującą postanowienia aktu nadrzędnego, bądź też dotyczący wycinka problematyki regulowanej w sposób generalny przez akt wyższego rzędu w wewnętrznej hierarchii). Przykładem może być ogólna instrukcja obiegu dokumentów i instrukcja obiegu dokumentów zawierających informacje niejawne. Jest oczywiste, że instrukcje te nie mogą być wzajemnie sprzeczne. Akt regulujący problematykę szczególną może zawierać rozwiązania odmienne od przyjętych generalnie, a także uściślać i rozwijać postanowienia aktu nadrzędnego. Nie może on jednak zawierać rozwiązań:
sprzecznych z bezwzględnie obowiązującymi przepisami prawa,
pozostających w sprzeczności z rozwiązaniami generalnymi,
dotyczących innych procedur dokumentacyjnych, o charakterze szczególnym (zasada: jeden akt-jedna procedura).
Najczęściej aktami wewnętrznymi regulującymi problematykę obiegu dokumentów są różnego rodzaju instrukcje, regulaminy i zarządzenia wewnętrzne. Ogólne wyznaczniki, na których opiera się sposób ukształtowania procedur dokumentacyjnych przedstawiają się następująco:
rodzaj jednostki – spółka, przedsiębiorstwo państwowe, jednostka administracyjna itp.
W tym miejscu przypomnieć można, iż w spółkach zasadniczym aktem wewnętrznym regulującym funkcjonowanie tego podmiotu jest umowa (statut) spółki. Przepisy Kodeksu spółek handlowych zawierają regulacje określające minimum postanowień, jakie musi zawierać każda umowa (statut) spółki (por.np.art.25,91,130,157,304KSH),a ponadto wyraźnie wskazują sytuacje, w których dane postanowienie musi być zawarte w umowie, pod rygorem nieważności lub bezskuteczności w stosunku do spółki. W pierwszym przypadku niezamieszczenie takiego postanowienia w umowie spółki będzie skutkowało nieważnością w przypadku gdyby postanowienie to było zawarte w innym akcie np. w umowie zawartej pomiędzy spółka a wspólnikiem poza stosunkiem spółki, bądź też powodować będzie nieważność czynności dokonanej w spółce, jeżeli przedmiot tej czynności nie został objęty umową spółki. W drugim – brak odnośnego postanowienia w umowie spółki skutkować będzie niemożnością zrealizowania go w stosunku do spółki. Przykładem sytuacji, które muszą być uregulowane w umowie spółki są postanowienia dotyczące sposobu podejmowania uchwał przez zarząd spółki kapitałowej (por.art.208 i 373 KSH). Jednocześnie w spółce akcyjnej Kodeks wyraźnie przewiduje możliwość uchwalenia regulaminu pracy zarządu (por.art.371§6KSH) z tym, że z regulacji zastrzegającej zamieszczenie określonych postanowień w umowie spółki wynika niedopuszczalność uregulowania ich w ramach regulaminu pracy zarządu.
struktura wewnętrzna – czy mamy do czynienia z podmiotem jedno czy wielozakładowym bądź też, uwzględniając bardziej współczesną nomenklaturę-podmiotem o strukturze zwartej czy też rozczłonkowanej (problem oddziałów, filii i. t. p.).
rodzaj prowadzonej działalności – tutaj czynników wpływających na sposób zorganizowania procedur dokumentacyjnych jest bardzo wiele. Przykładowo wskazać można takie jak:
działalność gospodarcza czy też pozostająca poza sferą działalności gospodarczej,
działalność zdywersyfikowana (duże zróżnicowanie wewnętrzne) czy też raczej monotematyczna,
działalność w ramach której pojawia się problem dostępu do dokumentów zawierających informacje niejawne,
działalność zamknięta czy też obejmująca także bądź przede wszystkim kontakty z osobami trzecimi.
struktura organizacyjna jednostki (podział na piony,działy i. t. p.),
wewnętrzny podział zadań pomiędzy poszczególnymi jednostkami strukturalnymi (kwestia równoczesnej pracy nad dokumentem przez kilka jednostek).
Wszystkie wskazane wyżej czynniki warunkują w sposób zorganizowania obiegu dokumentów w danej jednostce organizacyjnej. Ustalenia generalne dotyczące obiegu dokumentów- elementy składające się na procedurę obiegu Punktem wyjścia zorganizowania prawidłowego obiegu dokumentów jest, poza zbadaniem wskazanych wyżej czynników o charakterze ogólnym, przyjęcie pewnych założeń generalnych odnoszących się już do samej procedury dokumentacyjnej. Przede wszystkim trzeba dokonać wewnętrznego podziału zadań pomiędzy poszczególnymi działami (ewentualnie także konkretnymi osobami, jeżeli jest to podmiot mały, o nieskomplikowanej strukturze wewnętrznej). Ustalenie kto ma jakie zadania do wykonania i co za tym idzie, kto za co odpowiada, jest podstawowym czynnikiem sprzyjającym prawidłowości funkcjonowania każdej jednostki organizacyjnej. Już na tym etapie można dokonać wyodrębnienia specjalnej jednostki, która będzie zajmowała się dokumentacją, bądź też ustanowić tzw. records menagera czyli osobę bezpośrednio odpowiedzialną za sprawy związane z obiegiem dokumentów i ich przechowywaniem. Konieczność zorganizowania szczegółowych procedur dokumentacyjnych zachodzi przede wszystkim tam, gdzie działalność prowadzona przez daną jednostkę wymusza konieczność odbierania dużej ilości dokumentów z zewnątrz, zarówno w postaci „zwykłej” korespondencji, jak też i dokumentów o charakterze merytorycznym np. ofert, projektów umów i.t.p. oraz przygotowywania dokumentów do wysyłania na zewnątrz, w sytuacji gdy jednocześnie stopień skomplikowania spraw jest na tyle duży, że wymaga np. koordynacji prac kilku jednostek strukturalnych wchodzących w skład danego podmiotu. Konieczne jest zatem zarówno ustalenie zasadniczej procedury przyjmowania, ewidencjonowania, przekazywania, udostępniania oraz przechowywania dokumentów (tzw. archiwizacja), jak też i dookreślenie zasad współpracy pomiędzy poszczególnymi jednostkami lub konkretnymi osobami w sytuacji, gdy opracowanie danego dokumentu wymaga koordynacji działań większej ilości osób. Przykładowy, ale maksymalnie ujednolicony sposób ukształtowania procedury dokumentacyjnej przedstawia się następująco:
wyodrębnienie osoby lub jednostki strukturalnej, której zadaniem jest przyjmowanie korespondencji np. sekretariatu czy kancelarii. W tym miejscu może pojawić się od razu kwestia umocowania określonych osób do odbioru pism bądź też dokonanie zastrzeżenia, że poświadczenie odbioru pism (wszystkich lub niektórych) dokonywane będzie przez kierownika jednostki. Przykładem może być spółka kapitałowa, gdzie, co do zasady odbiór pism skierowanych do spółki należy do członka zarządu w ramach tzw. reprezentacji biernej.
ustalenie jej zakresu zadań oraz ewentualne przeszkolenie pracowników w zakresie rozpoznawania dokumentów według ich treści i umiejętności kwalifikowania ich z punktu widzenia rangi dokumentu.
wprowadzenie wymogu prowadzenia rejestru korespondencji przychodzącej i wychodzącej oraz rejestru tzw. spraw załatwionych, spraw w toku i.t.p.
W ramach rejestru konieczne jest określenie, liczby porządkowej dokumentu, nadawcy, rodzaju dokumentu, daty otrzymania lub wysyłki, przedmiotu sprawy, osoby, która otrzymała dokument z poleceniem załatwienia sprawy (tzw. dekretacja), sposób załatwienia ewentualnie przebieg sprawy.
ustalenie systemu ewidencji dokumentów w postaci tzw. znaku sprawy, zawierającego np. symbol właściwej komórki organizacyjnej, odpowiedzialnej za zajmowanie się danymi dokumentami (z reguły z uwagi na przedmiot sprawy) oraz numer ewidencyjny, rok kalendarzowy i. t. p.
określenie generalnych obowiązków związanych z przychodzącą i wychodząca korespondencją w zależności od sposobu jej przekazywania (np. list, przesyłka polecona, poczta elektroniczna – np. sprawdzanie prawidłowości funkcjonowania systemu, w ramach którego odbierana i wysyłana jest poczta)
ustalenie sposobu przyjmowania korespondencji przychodzącej (np. procedur, które muszą być dokonane w sytuacji, gdy przesyłka jest uszkodzona, przyjmowania listów lub paczek doręczanych przez gońca, odbiór w sytuacjach awaryjnych np. nieobecność osoby bezpośrednio odpowiedzialnej za przyjmowanie korespondencji, kwitowanie odbioru i.t.p.),
określenie zasad notyfikacji wpływu np. pieczęć przyjęcia z podaniem daty wpływu, rejestracja w rejestrze korespondencji przychodzącej itp.
określenie zasad otwierania korespondencji.
Tu pojawia się kilka kwestii szczegółowych:
problem dokumentów zawierających informacje niejawne o czym niżej,
postępowanie z korespondencją prywatną,
postępowanie z przesyłkami pilnymi, terminowymi, telegramami itp.
ukształtowanie dalszej procedury postępowania z dokumentami. Istnieją tu różne możliwości:
przekazanie kierownikowi jednostki celem dekretacji ,
przekazanie do właściwej jednostki organizacyjnej (np. z uwagi na przedmiot sprawy),
określenie dalszego postępowania po zadekretowaniu dokumentu np. przekazanie do właściwej jednostki, właściwej osoby.
wyznaczenie obowiązków jednostek lub osób, do których kierowany jest dokument: rejestracja wpływu, system ewidencji dokumentów, zakładanie teczek, oznaczanie: sprawa załatwiona, sprawa w toku, sprawa niezałatwiona.
określenie sposobu załatwienia spraw (ustnie, pisemnie, telefonicznie, za pośrednictwem internetu) oraz szczegółowych rozwiązań wynikających z danego sposobu załatwienia.
ustalenie zasad sporządzania pism (projektów dokumentów) wymagających akceptacji zwierzchnika, a także zasad sporządzania kopii i odpisów.
określenie obowiązków kancelarii związanych z wysyłką przesyłek (np. zasady rejestracji).
ustalenie procedur związanych z postępowaniem z dokumentami zawierającymi informacje niejawne
wskazanie sposobu postępowania w przypadku konieczności posługiwania się drukami ścisłego zarachowania.
wprowadzenie ujednoliconych zasad przechowywania dokumentów (tzw. archiwizacja).