Dodany przezGdy firma tonie w papierach, a wszystkie procesy biznesowe tkwią w paraliżach decyzyjnych, warto pomyśleć o wdrożeniu systemu cyfrowego obiegu dokumentów.
Gdy firma tonie w papierach, a wszystkie procesy biznesowe tkwią w paraliżach decyzyjnych, warto pomyśleć o wdrożeniu systemu cyfrowego obiegu dokumentów. Rozwiązania te są dostępne w Polsce od wielu lat, systematycznie tanieją, a jednak zainteresowanie nimi wciąż nie jest zbyt wielkie.
Firmy definiują dokument w różny sposób, w zależności od profilu działalności, branży czy sposobu wykorzystania (wiadomość o najnowszym produkcie/usłudze, faktura, instrukcja obsługi). Ogólnie uznaje się, że dokument to “informacja, która jest zapisana i magazynowana w formie umożliwiającej jej odtworzenie”, tj. papier, faks, e-mail, pliki elektroniczne (PDF, MS Word itp.) oraz treści multimedialne. Z pojęciem dokumentu ściśle związany jest termin prędkości, określający czas, jaki upłynie do momentu odebrania wiadomości przez odbiorcę.
Co znajdziesz w tym artykule:
Dokument w profesjonalnym obiegu
Podstawowe korzyści, dla których warto wdrożyć system elektronicznego obiegu dokumentów, od lat są niezmienne: obniżka kosztów archiwum, skrócenie czasu dostępu do informacji, skalowalność i bezpieczeństwo informacji.
W tradycyjnych archiwach papierowych czas dostępu do dokumentu trwa nawet parę dni.
Dzięki temu archiwum papierowe (jeśli wciąż musimy takie utrzymywać) można wyprowadzić poza granice miasta, gdzie koszty są o wiele niższe, a w codziennej pracy korzystać głównie z elektronicznej kopii.
Niestety, polskie prawo wciąż wymaga archiwizowania dokumentów finansowych i prawnych w postaci papierowej. Podpis elektroniczny wciąż raczkuje i raczej trudno spodziewać się, aby w ciągu kilku najbliższych lat na dobre zagościł w urzędach, firmach i naszych domach. Dlatego systemy elektronicznego obiegu dokumentów jeszcze długo będą cieszyć się powodzeniem.
Obieg w pięciu segmentach
Elektroniczny obieg dokumentów to proces, który składa się z pięciu segmentów: skanowania, indeksowania, przechowywania, odtwarzania i archiwizacji.
Profesjonalne i szybkie skanowanie dokumentów umożliwiają wydajne skanery przemysłowe, wyposażone w automatyczny podajnik dokumentów, co pozwala na szybkie zeskanowanie kilku tysięcy stron dziennie.
Dostęp do archiwum umożliwia oprogramowanie do zarządzania dokumentami. Tworzona w archiwum baza danych musi mieć swoją logiczną strukturę – dokumenty powinny być poindeksowane i pogrupowane w zakresy tematyczne. Grupowanie tematyczne jest konieczne ze względu na brak możliwości wyszukania dokumentów, dla których nie można przeprowadzić rozpoznania tekstu.