Dodany przezElektroniczne faktury są dziś standardem, który na stałe zagościł w naszych firmach. Jednakże wysyłanie faktur w plikach PDF niczego nie uprości, jeżeli nadal będziemy zmuszeni do ich drukowania i ręcznego wprowadzania do systemu księgowego. Z pomocą przychodzą dedykowane dla księgowości aplikacje, które w oparciu o mechanizm OCR odczytują dane zarówno z papierowych, jak i elektronicznych faktur. Jakie rozwiązania mają dziś w swoich laptopach nowocześni księgowi? Które rynkowe nowości są godne uwagi?
Dynamiczne zmiany w biznesie są bezpośrednio związane z nieustannym, szybkim rozwojem technologii informatycznych. Nowinki technologiczne docierają także do działów księgowości, które częstokroć funkcjonują w sposób jeszcze dość tradycyjny. Oczywiście, papierowe księgi już dawno zastąpione zostały przez komputerowe systemy finansowo-księgowe, nadal jednak nie są one idealne – bardzo wiele czynności trzeba wykonywać ręcznie, a to wymaga sporych nakładów czasowych i kadrowych. W działalności każdego przedsiębiorstwa przychodzi moment, gdy jest ono już na tyle duże, że prowadzenie rachunkowości staje się wysoce uciążliwe lub wręcz niemożliwe do zrealizowania bez zatrudniania dodatkowych osób. Jednakże zamiast rekrutować kolejnego pracownika, firmy coraz częściej poszukują rozwiązań, które jak najszybciej po okresie wdrożenia zaczną przynosić zauważalne korzyści: ułatwią, przyspieszą i zautomatyzują pracę osób zatrudnionych w dziale księgowości.
Co znajdziesz w tym artykule:
Skanowanie oszczędza czas
Po przeanalizowaniu obowiązków skomputeryzowanych księgowych okazuje się, że czynności takie jak ręczne wprowadzanie dokumentów do systemu księgowego oraz ich weryfikacja zajmują im lwią część czasu pracy. Dlatego warto pójść o krok dalej i wdrożyć w dziale księgowości aplikację, która dzięki zastosowaniu mechanizmów rozpoznawania tekstu (OCR) odczyta dane z zeskanowanych faktur i wyręczy księgowych w tym żmudnym, czasochłonnym zadaniu.
W jaki sposób zyskuje się na czasie, skanując faktury? Dzięki zainstalowaniu aplikacji OCR z zeskanowanych dokumentów papierowych lub wygenerowanych elektronicznie faktur w PDF pobrane zostaną informacje takie jak numer faktury, dane kontrahenta, data wystawienia, sprzedaży czy zapłaty oraz rejestr VAT. Aplikacja wyeksportuje je do pliku, który księgowy jednym kliknięciem zaimportuje do programu księgowego. Technologia OCR nie rozpoznaje jedynie faktur wypisanych ręcznie, ale na szczęście jest ich już na rynku coraz mniej.
Segregatory w kąt
Jakie jeszcze korzyści może przynieść aplikacja rozpoznająca treść zeskanowanych faktur?
Mechanizm OCR przydaje się nie tylko po to, by ułatwić wprowadzanie dużej liczby dokumentów do systemu księgowego. Może też odczytać z faktury wszystkie pozostałe istotne informacje, które pomogą w pracy innych działów firmy.
Dla firm, których priorytetem jest optymalizowanie swojej działalności, niezwykle pomocna będzie opcja analizy zawartości faktur. Możliwość tworzenia zestawień dotyczących rodzaju i struktury dokonywanych zakupów ułatwi firmom zrozumienie prawidłowości występujących w zapotrzebowaniu na konkretne towary, a to pozwoli na lepsze planowanie.
Ponadto każda zeskanowana faktura trafia do elektronicznego archiwum tych dokumentów na serwerze. Dzięki temu dowolny dokument można będzie w przyszłości łatwo wyszukać, i to w każdym momencie, bez konieczności kartkowania grubych segregatorów. Wystarczy wpisać w oknie aplikacji poszukiwaną frazę: nazwę kontrahenta, numer faktury lub nazwę towaru, a faktura w kilka sekund pojawi się na naszym ekranie.
Koniec z gubieniem faktur
Aplikacja odczytująca zeskanowane faktury pomaga też we wprowadzeniu w firmie elektronicznego obiegu dokumentów. Strukturyzuje on procesy związane z obiegiem dokumentacji i zapobiega tak prozaicznym problemom, jak zagubienie papierowej faktury, o co przecież nietrudno w dużym natłoku spraw.
Wybór skutecznych, optymalnych rozwiązań zapewnia działowi księgowości kompleksowe wsparcie i usprawnia pracę zatrudnionych w nim osób. Skanowanie faktur pozwala dziś nie tylko na stworzenie elektronicznego archiwum dokumentów, ale staje się pierwszym krokiem do bardziej efektywnej pracy księgowych. Dane z faktur szybko wczytują się do systemu księgowego, a dokumenty trafiają do obiegu za pomocą jednego kliknięcia. W ten sposób nowoczesna technologia na każdym kroku wspiera firmy w ich działalności.