Każda działalność wiąże się z tworzeniem dokumentów. Firmy i instytucje przykładają dużą wagę do treści i wyglądu dokumentów, a mniejszą – do ich szybkiego i skutecznego obiegu. Jak powinien poprawnie przebiegać taki proces.

 

Etapy postępowania z dokumentacją:

• przyjmowanie i ewidencja informacji wpływających z zewnątrz,

• wewnętrzny obieg informacji,

• opracowanie informacji (rejestrowanie, przetwarzanie, załatwianie),

• wysyłanie informacji na zewnątrz,

• gromadzenie/archiwizowanie/brakowanie.

Kluczem do zrozumienia przebiegu procesu obiegu dokumentów jest system kancelaryjny. Każdą pracę dotyczącą ustalania zasad obiegu dokumentów należy zaczynać od ustalenia, na jakim systemie kancelaryjnym będzie się opierać obieg dokumentów w danej firmie. System kancelaryjny determinuje bowiem wszystkie pozostałe czynności z tym związane.

Do dyspozycji są trzy podstawowe systemy kancelaryjne:

• dziennikowy,

• bezdziennikowy,

• mieszany.

Obieg dokumentu ścieżka obiegu

System dziennikowy

To najczęściej spotykany system kancelaryjny. W systemie dziennikowym największą wagę przykłada się do pojedynczego pisma, a nie do sprawy, której pismo dotyczy. Każde pismo przychodzące i wychodzące pracownik sekretariatu rejestruje w dzienniku podawczym (zwanym też korespondencyjnym). Każde pismo otrzymuje unikatowy numer, który składa się z kolejnego numeru, pod jakim pismo zostało zarejestrowane w danym roku kalendarzowym i dwóch ostatnich cyfr bieżącego roku.

Przykładowa sygnatura pisma w systemie dziennikowym:

kolejny numer pisma w danym roku – 23/07 – rok bieżący

Numer ten traktowany jest jako sygnatura pisma, którą wpisuje się w pieczątkę wpływu. Przekazywanie korespondencji z sekretariatu/kancelarii w systemie dziennikowym odbywa się za pokwitowaniem w dzienniku korespondencyjnym.

Do ewidencji korespondencji w systemie dziennikowym wykorzystuje się jeden lub kilka dzienników. I tak:

• jeden dziennik, w którym rejestruje się korespondencję przychodzącą i wychodzącą,

• dwa dzienniki – jeden dla korespondencji wchodzącej i jeden dla wychodzącej,

• kilka dzienników, w których ewidencjonuje się korespondencję ze względu na jej charakter (korespondencja zwykła wchodząca, korespondencja zwykła wychodząca, faksy, dokumentacja księgowa – faktury, rachunki, zaproszenia).

W systemie dziennikowym najczęściej dokumenty wpinane są chronologicznie do teczek, które nie są uszeregowane według spraw.

System bezdziennikowy

Najczęściej spotykany jest w instytucjach państwowych, administracji rządowej i samorządowej oraz stowarzyszeniach. W tym systemie rejestruje się poszczególne sprawy, a nie pisma. Sprawa rejestrowana jest przez pracownika w teczce spraw tylko raz – na podstawie pierwszego pisma, które ją inicjuje, reszty pism w obrębie danej sprawy nie rejestruje się. Każde pismo w ramach danej sprawy ma ten sam numer/tę samą sygnaturę.

System bezdziennikowy oparty jest na jednolitym rzeczowym wykazie akt. Jest to dokument zawierający klasyfikację wszystkich akt powstających w toku działalności firmy/instytucji. Rzeczowy wykaz akt to wykaz haseł rzeczowych oznaczonych symbolami klasyfikacyjnymi i kwalifikacją archiwalną. Wykaz akt opiera się na systemie klasyfikacji dziesiętnej, dlatego też system bezdziennikowy zwany jest też czasami systemem dziesiętnym. Na jego podstawie nadaje się pismom sygnatury, porządkuje dokumenty w teczkach i przechowuje.

Przykładowa sygnatura pisma w systemie bezdziennikowym:

WK. DZ. 1-3/2007

Skrót nazwy firmy i działu (WK. DZ)

Numer z rzeczowego wykazu akt (1)

Numer sprawy w obrębie danej kategorii spraw (3)

Rok bieżący (2007)

System bezdziennikowy jest obowiązkowym systemem w instytucjach, w których wytwarzane są materiały archiwalne oznaczone kategorią A (czyli przeznaczone na wieczyste przechowywanie w archiwach państwowych).

System mieszany

Równocześnie stosuje się dziennik podawczy i spis spraw. Pracownik kancelarii rejestruje pismo w dzienniku korespondencyjnym i nadaje sygnaturę według tego dziennika, a pracownik, który jest odbiorcą danego pisma rejestruje je (jeżeli zaczyna ono nową sprawę) w teczce spraw lub wpina do dokumentacji sprawy, która jest już w toku. Pisma posiadają równocześnie dwie sygnatury: sygnaturę wynikającą z wpisu w dzienniku korespondencyjnym i sygnaturę z teczki danej sprawy.

4.86 avg. rating (96% score) - 7 votes

Dodaj komentarz

Twój adres email nie zostanie opublikowany. Pola, których wypełnienie jest wymagane, są oznaczone symbolem *