Dodany przezDuże firmy handlowe nie wyobrażają sobie już np. zarządzania magazynem przy użyciu segregatorów i katalogów. Małe i średnie firmy również mogą skorzystać na wdrożeniu systemu do zarządzania dokumentami. Korzyści? Automatyzacja wielu procesów, eliminacja pracy manualnej i zapewnienie wsparcia dla pracowników. Oszczędzamy i czas, i pieniądze.
Jeśli prowadzimy jednoosobową działalność gospodarczą lub zatrudniamy tylko kilka osób, potrafimy sobie wyobrazić przenoszenie dokumentów papierowych z biurka na biurko, opisywanie ich długopisem na odwrocie i przechowywanie w papierowym archiwum. Kiedy jednak dokumentów jest więcej, a w działania operacyjne firmy zaangażowanych jest więcej pracowników, szybko zwiększa się ryzyko gubienia dokumentów i niedotrzymywania terminów związanych z wymaganiami poszczególnych warunków współpracy.
System zarządzania dokumentami (Document Management System – DMS) zapewnia wiele korzyści. Jedną z nich jest oszczędność czasu, przekładająca się na uwolnienie zasobów, ponieważ ludzie zyskują nawet kilka godzin pracy tygodniowo. To przekłada się na wzrost wydajności.
W wielu firmach umowy o współpracy powstają na podstawie raz utworzonego szablonu, który został przygotowany przez prawników. Niemal w każdej umowie trzeba jednak uwzględnić inne warunki współpracy, wynikające z oczekiwań kontrahenta czy zakresu prac, jakie będziemy realizować. Firma, która nie używa DMS będzie musiała wówczas przygotowywać wstępną wersję umowy, opierając się na szablonie i informacjach z różnych źródeł (głównie z poczty elektronicznej) od kontrahenta i współpracowników. Osoba odpowiedzialna za sporządzenie umowy musi wtedy dokładnie spisać wszystkie oczekiwania i zmiany, nanieść je na umowę, a później udostępnić odpowiednim pracownikom do akceptacji, zanim dokument zostanie wysłany do kontrahenta. Jeśli firma podpisuje rocznie setki tego typu dokumentów, wcześniej czy później zaczną występować błędy i np. umowa zostanie wysłana do podpisu do prezesa, zanim zdążą ocenić ją prawnicy.
W firmach, w których nie ma DMS, kadra kierownicza często skarży się, że pracownicy nie wiedzą, jak postępować z dokumentami, oceniając negatywnie ich zaangażowanie w proces obiegu i akceptacji dokumentów. Brakuje metod do monitorowania procesu. Tymczasem DMS pozwala jasno określać zakres odpowiedzialności konkretnych pracowników i kontrolować jakość pracy z dokumentami, dając pewność, że są one odpowiednio składowane i opisywane.