Dodany przezDzięki elektronicznemu obiegowi dokumentów firmy oszczędzają czas i pieniądze. Rośnie wydajność pracowników, informacje są bardziej bezpieczne, a szefowie mają pełniejszą kontrolę nad wydatkami. Ale obieg dokumentów to tylko jeden z elementów większej układanki nazywanej Enterprise Content Management (ECM).
Dokumenty tekstowe i arkusze kalkulacyjne, e-maile, notatki, a nawet strony internetowe stanowią potężne źródło informacji w firmie. Problem w tym, że ich wartość wynosi niewiele więcej niż zero, jeśli nie można ich uporządkować, sklasyfikować i udostępnić pracownikom jako zasobu wiedzy. To tak zwane nieustrukturyzowane dane, które nie wpisują się w tradycyjny model relacyjnych baz danych, gromadzących informacje o klientach (CRM), stanach magazynowych czy wytworzonej produkcji (ERP). Z drugiej strony firmy toną w dokumentacji papierowej – fakturach, umowach, wnioskach, które przerzucane z biurka na biurko czekają na akceptację kolejnego kierownika. Czy można nad tym zapanować?
Enterprise Content Management (ECM) to klasa zintegrowanych systemów zarządzania informacją przedsiębiorstwa. ECM łączy w sobie wiele systemów dziedzinowych, przede wszystkim rozwiązań z zakresu zarządzania dokumentami (DMS), elektronicznego obiegu dokumentów (Workflow) oraz zarządzania procesami biznesowymi (BPM). Wiele funkcji przenika się między systemami, stąd trudność w jednoznacznej klasyfikacji produktów dostępnych na rynku. Niezaprzeczalnie hasła te należy jednak poznać i zapamiętać, aby sprawnie poruszać się po cyfrowym świecie dokumentów.
Co znajdziesz w tym artykule:
Elektroniczny obieg dokumentów
System obiegu dokumentów kojarzy się wszystkim z przepływem dokumentów między pracownikami według ściśle określonych procedur pracy. Informacje i zadania przekazywane są od jednego uczestnika procesu do kolejnego. Przykładem obiegu dokumentów w firmie może być proces dekretacji i akceptacji faktur zakupowych, zatwierdzanie wniosków urlopowych, czy też rozliczanie delegacji służbowych. Przepływ pracy definiuje wprowadzanie dokumentu do systemu, dodawanie opisów i komentarzy (dekretacja) oraz jego zatwierdzanie.
Elektroniczny obieg dokumentów eliminuje wiele czynności, które wprowadzają bałagan oraz wymagają niepotrzebnego nakładu pracy w trakcie obsługi dokumentacji papierowej. Kiedy dokumentów w firmie jest dużo, a w działania operacyjne, takie jak: weryfikacja, opisywanie, opracowywanie i zatwierdzanie, zaangażowanych jest więcej pracowników, szybko rośnie ryzyko gubienia dokumentów oraz niedotrzymywania terminów związanych z przepływem dokumentacji. Wystarczy zapytać księgowych, jakie konsekwencje niesie ze sobą oddanie faktury po terminie podatkowym. Nierzadko dochodzi do sytuacji, kiedy dokument nie zostaje zarejestrowany w księdze korespondencji (dla księgowych ważna jest data wpływu dokumentu do firmy) albo dokumenty przypadkowo trafiają w ręce niepowołanych osób.
Obsługa umów współpracy
Systemy zarządzania dokumentami usprawniają pracę na wiele sposobów. Ciekawym przykładem, jak wykorzystać tego typu narzędzia, jest obsługa różnego rodzaj umów o współpracy, świadczenia usług czy handlowych. Umowy tego typu tworzone są na podstawie wzorów (szablonów) przygotowanych i zatwierdzonych przez prawników. Wzory te obowiązują w całej firmie, pracownicy są zobligowani do ich stosowania, ale każda umowa zawiera indywidualne warunki współpracy dla danej grupy klientów czy kontrahentów. System zarządzania dokumentami może wspomagać procesy przygotowaniu umów. Pracownik uzupełnia szablon umowy o indywidualne warunki współpracy, dodaje informacje o zakresie usług czy oczekiwanym wdrożeniu. Ponadto system dba, aby żadna procedura związana z zatwierdzaniem takiej umowy nie została pominięta. Wszystkie zgody, akceptacje czy uwagi mogą być naniesione drogą elektroniczną, a ostateczna wersja umowy wysłana kontrahentowi przez e-mail i zarchiwizowana (a jakże!) w cyfrowym archiwum dokumentów firmy.