Dodany przezW nowoczesnych i prężnych firmach, w których każdy pracownik ma zazwyczaj do dyspozycji komputer oraz nastąpiła wąska specjalizacja poszczególnych działów i pracowników, powoli zanika konieczność posiadania sekretarki w znaczeniu osoby, która prowadzi korespondencję firmową. W najszybszym stopniu zanika ich rola jako maszynistek przepisujących pisma na maszynie. Wizja pani Krysi lub Kasi, która dostaje ręcznie napisane kilka słów od swojego szefa, z czego ma zredagować pismo do poważnej instytucji, może jeszcze być akceptowana. Jednak trudne do wyobrażenia jest aby każdy kontakt wewnątrz i na zewnątrz, każda uzyskana informacja, każdy dokument był przechowywany w szafie czy biurku sekretarki i był przetwarzany i kontrolowany tylko przez nią. Jednak ilość dokumentów w rozwijającym się przedsiębiorstwie ciągle wzrasta. Jak poradzić sobie z ich zarządzaniem biorąc pod uwagę fakt, że coraz więcej osób wykorzystuje informacje w nich zawarte? Właściwa i globalna ewidencja jest konieczna ze względu na fakt, że te informacje są wykorzystywane również przez innych pracowników:
1. W ramach jednego działu konieczne jest, by każdy pracownik mógł w szybkim czasie uzyskać informację np. do działu sprzedaży dzwoni klient z pytaniem, kiedy otrzyma fakturę za towar. A ona została wysłana dwa dni temu i każdy pracownik działu sprzedaży powinien w szybki sposób móc to sprawdzić.
2. Są to zdarzenia ze sobą skorelowane – omawiając powyższy przykład księgowość nie ma podpisanej kopii faktury, czemu? Bo została wysłana dwa dni temu i czekamy na jej odesłanie
3. Dostęp do informacji nie może zależeć od czasu, jaki upłynął od jej otrzymania – np. po upływie dłuższego czasu musimy zrobić ofertę bardzo podobną do tej, jaka została wysłana do firmy X – tylko gdzie jej szukać? Podane przykłady mogą wydawać się błahe, jednak po zastanowieniu sami przypomnicie sobie sytuacje, w których cenny czas pracy (i to kilku osób) był tracony na wyszukiwanie pisma, czy informacji o jego wysłaniu.
Co znajdziesz w tym artykule:
Jak prowadzić sekretariat?
Sekretariat i prace administracyjno-biurowe pełnią w firmie funkcje usługowe w stosunku do działalności podstawowej: produkcyjnej, usługowej czy handlowej. Właściwa organizacja prac biurowych i sekretariatu pozwala na właściwe zarządzanie informacją, a co się z tym wiąże, obniża koszty działalności przedsiębiorstwa.Na prawidłową pracę w sekretariacie wpływ mają przede wszystkim: – zastosowane rozwiązania techniczne – inaczej wyposażenie sekretariatu w odpowiednie urządzenia – przyjęty obieg informacji i kontroli realizacji.
Rozwiązania techniczne
W pracy biurowej wykorzystywane są wszelkie urządzania, których zadaniem jest przyspieszenie i polepszenie jakości tworzenia i rejestracji dokumentacji, łączności czy komunikacji. Urządzenia te można ogólnie podzielić ze względu na zastosowanie na służące do:
– łączności i komunikacji (np. telefony) – liczenia i pisania (maszyny do pisania, komputery) – ewidencji (kartoteki) – powielania i produkcji (kopiarki, skanery)
W dzisiejszym biurze instalowane są najczęściej komputery wyposażone dodatkowo w kilka urządzeń, takich jak drukarka, modem, skaner itp. Z jego pomocą oraz stosując odpowiednie oprogramowanie możliwa jest obsługa większości prac biurowych.
Obieg informacji
Głównym efektem pracy biurowej jest informacja. Można powiedzieć, że informacja dzieli się na: 1. Informację strukturalną – faktury, rejestry, kwity : umieszczone w systemie komputerowym lub w postaci skatalogowanej w archiwum papierowym 2. Informację niestrukturalną – dokumenty, listy, pisma, raporty o indywidualnej strukturze w przypadkowy sposób rozmieszczone w komputerach To właśnie informacja niestrukturalna sprawia najwięcej kłopotu w przedsiębiorstwie. Zastosowanie komputerów oraz właściwego oprogramowania do zarządzania dokumentacją i informacją umożliwia: – gromadzenie informacji w jednym miejscu – łatwość wyszukiwania i dostępu przez wszystkich pracowników firmy – łatwość wykonywania selekcji (wyborze tylko informacji potrzebnych) oraz agregacji (łączenia informacji w informacje zbiorcze) – zwiększenie bezpieczeństwa – poprzez ustalenie praw dostępu do informacji (przeglądania, modyfikacji, zapisu). Elektroniczne archiwum jest również sposobem zabezpieczenia się w razie wystąpienia zdarzeń losowych (powódź, pożar, kradzież itp.) lub celowego zniszczenia lub sfałszowania dokumentacji.
Rysunek przedstawia schematycznie zasady przechowywania informacji i dokumentów w firmie wykorzystując właściwe oprogramowanie. „Fizycznie” wszelkie dokumenty są przechowywane w archiwum. Każda jednak informacja w nich zawarta jest rejestrowana i dodatkowo przechowywana w komputerze. Dotyczy to zarówno: 1. Dokumentów przechowywanych w komputerach, w postaci elektronicznej (plików) – bezpośrednio dołączanych 2. Dokumentów przechowywanych w formie papierowej (np. otrzymanych pism, ofert itp.) – skanowanych i dołączanych 2.2. Podsumowanie Analizując obieg dokumentacji i informacji w firmie można zauważyć, że informacja musi ulec wstępnej selekcji, następnie rejestracji, po czym sprawy do załatwienia muszą zostać przekazane do odpowiednich działów / pracowników i zarejestrowane w taki sposób, by możliwa była kontrola stopnia ich realizacji oraz fakt ich załatwienia. Stosując ten sam program w każdym dziale uzyskuje się możliwość łatwego dostępu przez każdego pracownika do informacji a dzięki systemowi zabezpieczeń (praw dostępu) dany pracownik otrzymuje informację przeznaczoną tylko dla niego.