Obieg dokumentów regulowany jest przez obowiązujące w Polsce przepisy prawne. Zmiana dokumentów papierowych na cyfrowe stwarza sprawniejsze administrowanie nimi. Zarządzanie dokumentami można podzielić na dwie grupy: -realizowane kompleksowo – podmiot zewnętrzny przejmuje cały proces związany z cyklem życia dokumentu w firmie; firma porządkuje dokumenty, skanuje i wprowadza do elektronicznego repozytorium, a oryginały umieszcza w odpowiednio przygotowanych i zabezpieczonych archiwach; -outsourcing selektywny – przekazuje się firmie zewnętrznej kontrolę tylko nad wybranymi obszarami związanymi z obróbką dokumentów, np. archiwizowanie, porządkowanie oraz uruchamianie elektronicznego archiwum. Wszystkie zarchiwizowane dokumenty można podzielić na akta kategorii A (opatrzone klauzulą wieczystego przechowywania; powstają w urzędach państwowych, samorządach oraz firmach państwowych; objęte są nadzorem archiwalnym) i kategorii B (trzeba je przechowywać tylko przez jakiś czas, a potem z zachowaniem właściwych procedur, można je zniszczyć; dotyczą one firm prywatnych). Korzystanie z usługi magazynowania i kierowania obiegiem dokumentów w formie elektronicznej wciąż nie jest popularne. Pozwala jednak ono na redukcję kosztów zakupu wysokowydajnego sprzętu do skanowania oraz zatrudnienia i szkolenia pracowników.

Szybkie wyszukiwanie dokumentów

Ponadto, skraca czas wyszukiwania dokumentów oraz pozwala je przechowywać tak długo jak chcemy, przy jednoczesnym zwiększeniu ochrony oryginałów. W procesie zmiany dokumentów papierowych na cyfrowe można wyróżnić trzy zasadnicze etapy: -odbiór dokumentów od klienta, a następnie ich podział zgodnie ze schematem organizacyjnym firmy, potem rejestracja i oznakowanie kodem; -obróbka dokumentu papierowego – skanowanie i archiwizacja na nośnikach magnetycznych lub optycznych, przechowywanie oryginałów w magazynach i udostępnianie lub zwrot klientowi oraz wybieranie tych akt, które po upływie czasu przechowywania mogą być zniszczone; -udostępnianie i odczyt dokumentów elektronicznych – sporządzenie indeksów (ręczne lub za pomocą komputerowych programów OCR – rozpoznawanie pisma maszynowego lub ICR – rozpoznawanie pisma ręcznego).

4.86 avg. rating (96% score) - 7 votes

Dodaj komentarz

Twój adres email nie zostanie opublikowany. Pola, których wypełnienie jest wymagane, są oznaczone symbolem *