Dodany przezDokumenty znajdują się niemal w każdej firmie. Rozrost przedsiębiorstwa może wiązać się z ich przesadnym nagromadzeniem, co z kolei bardzo często doprowadza do chaosu utrudniającego pracę. Sprawdź w jaki sposób możesz ograniczyć formalności, usprawnić obieg dokumentów w swojej firmie i tym samym zaoszczędzić mnóstwo czasu.
Wszystko na swoim miejscu
Podstawowym krokiem jest ocena dokumentów pod kątem ich ważności, pilności i przeznaczenia. Trzeba pamiętać, przede wszystkim, o segregowaniu i sortowaniu wszelkiego rodzaju pism, faktur i korespondencji, które przychodzą do firmy. Miejsce segregacji zależeć powinno od tego, jak bardzo priorytetowa jest dla nas sprawa związana z danym dokumentem. Dobrze, aby dokumenty, które będą nam potrzebne w najbliższym czasie, znajdowały się „pod ręką”. Gdy już wszystko załatwimy, to należy je przenieść w miejsce, gdzie przechowywane są dokumentacje spraw już załatwionych – unikniemy w ten sposób bałaganu. Nie warto gromadzić w biurze dokumentów, co do których mamy wątpliwości, odnośnie ich przydatności dla firmy w przyszłości.
Jeśli nie jesteśmy w stanie tej przydatności ocenić samodzielnie, można poprosić o pomoc innego pracownika, który jest bardziej kompetentny w tej dziedzinie. Należy przy tym pamiętać, że prawo nakłada na nas obowiązek archiwizacji niektórych dokumentów. Dotyczy to między innymi dokumentacji podatkowej oraz pracowniczej, która musi być przechowywana przez okres 50 lat. Brak przestrzegania tej procedury może skończyć się dotkliwą grzywną finansową.
Tradycyjne sposoby zarządzania dokumentacją bywają jednak mało skuteczne. Obecnie z pomocą przychodzą nam nowe technologie, więc coraz więcej firm korzysta z elektronicznego obiegu dokumentów. Ich odpowiednie segregowanie powinno mieć miejsce również w systemie IT, poprzez przypisanie ich do konkretnych katalogów i zadań (ważne, zakończone, archiwalne, pilne itp.). Posiadanie elektronicznego obiegu dokumentów wiąże się z licznymi korzyściami. Umieszczając dokument w systemie, minimalizujemy ryzyko jego utraty. Kolejnym plusem jest rejestracja wszystkich dokumentów, które docierają do firmy, a także tych, które z niej wychodzą. Można więc odnotowywać wszelkie zmiany, które są związane z kolejnymi etapami powstawania dokumentacji.
W skatalogowanym systemie, dostępnym dla wszystkich pracowników, łatwiej jest odnaleźć to czego w danej chwili szukamy, niż w stercie papierów na półce, czy w segregatorach. Zaletą elektronicznego obiegu jest też możliwość jego integracji z kalendarzami i programami służącymi do planowania zadań w czasie. Dzięki temu system sam zadba o to, żeby zadania zostały wykonane w określonym terminie.