Dodany przezCo znajdziesz w tym artykule:
Opis funkcjonalności
Funkcja importu umożliwia zbiorcze wczytanie plików z wybranego folderu do rejestru korespondencji otrzymanej. System automatycznie rozpoznaje pliki XML faktur KSeF i wyodrębnia z nich dane kontrahenta, kwoty oraz terminy płatności. Pliki inne niż KSeF (np. PDF, skany) również są importowane jako korespondencja z kontrahentem incydentalnym.
Wymagania wstępne
- Pliki do importu muszą znajdować się w jednym folderze na dysku.
- Pliki KSeF powinny być w formacie XML zgodnym ze schematem FA(3) publikowanym przez Ministerstwo Finansów.
- Użytkownik musi posiadać uprawnienia do modułu korespondencji otrzymanej.
Uruchomienie importu
- Otwórz moduł Korespondencja otrzymana.
- Kliknij przycisk Import z folderu na pasku narzędzi.
Wybór folderu importu
Po kliknięciu przycisku system zachowuje się w zależności od konfiguracji:
Wariant A – Folder nie jest skonfigurowany w ustawieniach
Wyświetlone zostanie okno wyboru folderu. Wskaż folder zawierający pliki do importu i zatwierdź przyciskiem OK. Wybrany folder zostanie zapamiętany na potrzeby kolejnych importów.
Wariant B – Folder jest skonfigurowany w administracji
Import rozpocznie się automatycznie z folderu zdefiniowanego w konfiguracji systemu (pole Folder importu korespondencji otrzymanej w ustawieniach administracyjnych). Okno wyboru folderu nie pojawi się.
Przebieg importu
Po wskazaniu folderu system wyświetla okno postępu z informacjami o przetwarzanych plikach.
Dla każdego pliku w folderze system wykonuje następujące czynności:
Pliki XML – faktury KSeF
- Rozpoznanie pliku – system automatycznie sprawdza, czy plik XML jest fakturą KSeF w formacie FA(3).
- Odczyt danych z faktury – z pliku wyodrębniane są:
- dane sprzedawcy (NIP, nazwa, adres, e-mail, telefon, REGON),
- dane nabywcy (NIP, nazwa),
- numer faktury,
- data wystawienia,
- wartość netto, VAT i brutto,
- termin płatności.
- Powiązanie z kontrahentem – system wyszukuje kontrahenta w słowniku na podstawie NIP sprzedawcy:
- jeśli kontrahent istnieje – korespondencja zostaje do niego przypisana,
- jeśli kontrahent nie istnieje – zostaje automatycznie utworzony nowy kontrahent z danymi odczytanymi z faktury (nazwa, NIP, adres, dane kontaktowe).
- Generowanie podglądu PDF – system pobiera oficjalny arkusz stylów ze strony Centrum Rejestrów Dolnośląskich (crd.gov.pl) i generuje czytelny podgląd faktury w formacie PDF. Arkusz stylów jest zapisywany w pamięci podręcznej, dzięki czemu kolejne importy nie wymagają ponownego pobierania.
- Utworzenie pozycji korespondencji – w rejestrze korespondencji otrzymanej tworzony jest nowy wpis z wypełnionymi polami:
- kontrahent,
- numer dokumentu (numer faktury),
- data dokumentu (data wystawienia faktury),
- wartość netto, VAT, brutto,
- termin płatności,
- data wprowadzenia (bieżąca data),
- status (domyślny status z konfiguracji).
- Załączniki – do wpisu dołączane są:
- oryginalny plik XML faktury,
- wygenerowany podgląd PDF (z przyrostkiem
_podglad.pdfw nazwie).
Pozostałe pliki (PDF, skany, dokumenty)
- Plik jest importowany jako korespondencja otrzymana.
- Zostaje przypisany do kontrahenta !Incydentalny (tworzony automatycznie, jeśli nie istnieje).
- Plik zostaje dołączony jako załącznik.
- Pola finansowe (kwoty, termin płatności) oraz numer dokumentu nie są wypełniane – użytkownik może je uzupełnić ręcznie po imporcie.
Przeniesienie pliku źródłowego
Po przetworzeniu każdego pliku jego oryginał jest przenoszony do Kosza systemowego Windows. Dzięki temu:
- folder importu jest automatycznie opróżniany,
- w razie potrzeby plik można odzyskać z Kosza.
Okno postępu
Podczas importu wyświetlane jest okno z bieżącymi informacjami:
- Ilość plików – łączna liczba plików znalezionych w folderze.
- Status każdego pliku – po przetworzeniu pliku wyświetlany jest komunikat z nazwą pliku, oznaczeniem [KSEF] (jeśli plik został rozpoznany jako faktura KSeF) oraz numerem kolejnym.
- Zakończono! – komunikat wyświetlany po przetworzeniu wszystkich plików.
Po zakończeniu importu lista korespondencji otrzymanej jest automatycznie odświeżana i nowo zaimportowane pozycje są od razu widoczne.
Automatyczne tworzenie kontrahentów
Gdy system rozpozna fakturę KSeF z NIP-em sprzedawcy, który nie istnieje w słowniku kontrahentów, automatycznie tworzy nowy wpis kontrahenta z następującymi danymi:
| Pole | Źródło danych |
|---|---|
| Kod | Automatyczna numeracja wg konfiguracji |
| Nazwa | Nazwa sprzedawcy z faktury |
| NIP | NIP sprzedawcy |
| Ulica | Adres z faktury (po usunięciu przedrostków ul., al., pl., os.) |
| Numer domu | Wyodrębniony z adresu |
| Kod pocztowy | Wyodrębniony z adresu (format XX-XXX) |
| Miejscowość | Wyodrębniona z adresu |
| Kraj | Kod kraju z faktury (domyślnie PL) |
| Adres e-mail sprzedawcy | |
| Telefon | Numer telefonu sprzedawcy |
| REGON | Numer REGON sprzedawcy |
| Status | Aktywny |
Mapowanie pól kontrahenta na dane z faktury KSeF
Nowo utworzony kontrahent jest od razu dostępny w słowniku kontrahentów i może być edytowany.
Obsługa błędów
| Sytuacja | Zachowanie systemu |
|---|---|
| Wskazany folder nie istnieje | Wyświetlany jest komunikat o błędzie z podaniem ścieżki folderu. |
| Plik XML nie jest fakturą KSeF | Plik jest importowany jako zwykły załącznik z kontrahentem incydentalnym. |
| Nie udało się wygenerować podglądu PDF | Import pliku jest kontynuowany – dołączony zostaje wyłącznie oryginalny plik XML. |
| Folder jest pusty | Import kończy się natychmiast bez tworzenia nowych wpisów. |
Scenariusze błędów i reakcja systemu
Wskazówki
- Przygotuj pliki przed importem – umieść w folderze importu wyłącznie pliki, które chcesz zaimportować. System przetwarza wszystkie pliki z folderu.
- Sprawdź kontrahentów po imporcie – automatycznie utworzeni kontrahenci mogą wymagać weryfikacji i uzupełnienia danych (np. dodatkowe adresy, numery kont).
- Pliki inne niż KSeF – jeśli importujesz pliki, które nie są fakturami KSeF, pamiętaj o ręcznym przypisaniu kontrahenta i uzupełnieniu danych po imporcie.
- Odzyskiwanie plików – przetworzone pliki trafiają do Kosza Windows i mogą być stamtąd odzyskane w razie potrzeby.
- Podgląd PDF – przy pierwszym imporcie faktury KSeF z nowym schematem system pobierze arkusz stylów z internetu. Kolejne importy korzystają z zapisanego arkusza, co przyspiesza proces.