Archiwum – Dokumentacja użytkownika

Wprowadzenie

Moduł Archiwum służy do elektronicznego przechowywania i zarzadzania dokumentami. System wykorzystuje metamorfozę fizycznej szafy archiwalnej z polkami i segregatorami, co ułatwia organizacje dokumentów.

Główne funkcjonalności:

• Wizualna reprezentacja archiwum (półki, segregatory, teczki)
• Przechowywanie dokumentów z załącznikami
• Kontrola dostępu do poszczególnych elementów archiwum
• Wyszukiwanie dokumentów po kontrahentach lub nazwie
• Skanowanie dokumentów bezpośrednio do archiwum
• Import dokumentów z folderów systemowych
• Eksport dokumentów do folderów
• Monitorowanie zajętości miejsca

Struktura archiwum:

Szafa archiwalna
├── Półka 1
│   ├── Segregator A
│   │   ├── Dokument 1
│   │   │   └── Załączniki
│   │   └── Dokument 2
│   │       └── Załączniki
│   └── Segregator B
└── Półka 2
    └── Segregator C


Teczki (niezależne od półek)
├── Teczka 1
│   └── Dokumenty
└── Teczka 2
    └── Dokumenty

---

Widok główny – Szafa archiwalna

Po otwarciu modułu Archiwum wyświetlany jest graficzny widok szafy archiwalnej.

Elementy widoku:

Element	Opis
Półki	Poziome pasy reprezentujące półki w szafie
Segregatory	Kolorowe ikony segregatorów na półkach
Nazwa segregatora	Etykieta wyświetlana pionowo na segregatorze

Kolory segregatorów:

• Czarny
• Czerwony
• Niebieski
• Zielony
• Żółty

Interakcja z segregatorami:

Zaznaczanie:

• Kliknij na segregator, aby go zaznaczyć (zmieni się obramowanie)

Otwieranie:

• Kliknij dwukrotnie na segregator, aby go otworzyć

Menu kontekstowe segregatora (prawy przycisk myszy):

• Edycja – otwiera segregator
• Przesuń w lewo/prawo – zmienia położenie segregatora na półce
• Przenieś segregator – przenosi segregator na inną półkę
• Zmień kolor – zmienia kolor segregatora
• Usuń segregator – usuwa segregator (uwaga: nieodwracalne!)

Interakcja z półkami:

Menu kontekstowe półki (prawy przycisk myszy):

• Dodaj półkę – tworzy nową półkę
• Edytuj półkę – otwiera formularz edycji półki
• Usuń półkę – usuwa półkę (tylko pustą)
• Przypisz segregator – tworzy nowy segregator na półce
• Przesuń w górę/dół – zmienia kolejność półek
• Seryjne uprawnienia – otwiera formularz masowego nadawania uprawnień

---

Półki

Półki służą do grupowania segregatorów w logiczne jednostki.

Tworzenie nowej półki:

1. Kliknij prawym przyciskiem myszy na wolnym obszarze szafy lub na istniejącą półkę
2. Wybierz “Dodaj półkę”
3. Wprowadź nazwę półki
4. Skonfiguruj uprawnienia dostępu dla pracowników
5. Kliknij “Zapisz”

Edycja półki:

1. Kliknij prawym przyciskiem myszy na półce
2. Wybierz “Edytuj półkę”
3. Zmień nazwę lub uprawnienia
4. Kliknij “Zapisz”

Uprawnienia półki:

Zakładka “Uprawnienia” pozwala określić, którzy pracownicy mają dostęp do półki:

• Zaznacz checkbox przy pracowniku, aby dać mu dostęp
• Odznacz, aby odebrać dostęp

Uwaga: Zakładka uprawnień jest widoczna tylko dla pracowników z uprawnieniem “Obsługuje archiwum”.

Usuwanie półki:

1. Upewnij się, że półka jest pusta (nie zawiera segregatorów)
2. Kliknij prawym przyciskiem myszy na półce
3. Wybierz “Usuń półkę”
4. Potwierdź usunięcie

---

Segregatory

Segregatory są głównymi kontenerami na dokumenty w archiwum.

Tworzenie nowego segregatora:

1. Kliknij prawym przyciskiem myszy na półce
2. Wybierz “Przypisz segregator”
3. System utworzy nowy segregator z domyślną nazwą
4. Otwórz segregator i zmień nazwę

Otwieranie segregatora:

Metoda 1: Kliknij dwukrotnie na segregator
Metoda 2: Kliknij prawym przyciskiem i wybierz “Edycja”

Okno segregatora:

Zakładka “Dokumenty”

Lista dokumentów w segregatorze z kolumnami:

• Ikona dokumentu
• Nazwa
• Data
• Typ (rodzaj dokumentu)
• Dział
• Kontrahent

Pasek narzędzi:

Przycisk	Działanie
Dodaj	Dodaje nowy dokument
Usuń	Usuwa zaznaczony dokument
Edycja	Otwiera dokument do edycji
Przenieś	Przenosi dokument do innego segregatora

Wstążka (Ribbon):

Przycisk	Działanie
Dodaj Excel	Importuje dokumenty z pliku Excel
Zapisz do folderu	Eksportuje wszystkie dokumenty do wybranego folderu

Wskaźnik zajętości:
Na dole okna wyświetlany jest pasek postępu pokazujący zajęte miejsce w segregatorze oraz informacja tekstowa (np. “50 MB wolnych z 100 MB”).

Zakładka “Uprawnienia”

Konfiguracja dostępu do segregatora dla poszczególnych pracowników.

Uwaga: Zakładka widoczna tylko dla pracowników z uprawnieniem “Obsługuje archiwum”.

Zmiana koloru segregatora:

1. Kliknij prawym przyciskiem myszy na segregatorze
2. Wybierz “Zmień kolor”
3. Wybierz nowy kolor z listy

Przenoszenie segregatora:

1. Kliknij prawym przyciskiem myszy na segregatorze
2. Wybierz “Przenieś segregator”
3. Wybierz docelową półkę z listy

Usuwanie segregatora:

1. Kliknij prawym przyciskiem myszy na segregatorze
2. Wybierz “Usuń segregator”
3. Potwierdź usunięcie

Uwaga: Usunięcie segregatora powoduje nieodwracalne usunięcie wszystkich dokumentów i załączników w nim zawartych!

---

Teczki

Teczki są alternatywnym sposobem przechowywania dokumentów, niezależnym od struktury półek.

Widok teczek:

Po otwarciu modułu Teczki wyświetlana jest siatka ikon teczek z ich nazwami.

Tworzenie nowej teczki:

1. Kliknij prawym przyciskiem myszy na wolnym obszarze
2. Wybierz “Przypisz teczkę”
3. System utworzy nową teczkę

Otwieranie teczki:

Metoda 1: Kliknij dwukrotnie na teczkę
Metoda 2: Kliknij prawym przyciskiem i wybierz “Edycja”

Okno teczki:

Analogiczne do okna segregatora:

• Zakładka “Dokumenty” – lista dokumentów
• Zakładka “Uprawnienia” – konfiguracja dostępu
• Wskaźnik zajętości miejsca
• Import z Excel
• Eksport do folderu

Usuwanie teczki:

1. Kliknij prawym przyciskiem myszy na teczce
2. Wybierz “Usuń teczkę”
3. Potwierdź usunięcie

Uwaga: Usunięcie teczki powoduje nieodwracalne usunięcie wszystkich dokumentów!

---

Dokumenty

Dokumenty są podstawowymi jednostkami przechowywanymi w archiwum.

Tworzenie nowego dokumentu:

1. Otwórz segregator lub teczkę
2. Kliknij przycisk “Dodaj”
3. Wypełnij formularz dokumentu
4. Dodaj załączniki
5. Kliknij “Zapisz”

Formularz dokumentu:

Pole	Opis	Wymagane
Nazwa	Nazwa/tytuł dokumentu	Tak
Data dokumentu	Data wystawienia/otrzymania dokumentu	Tak
Kontrahent	Powiązany kontrahent	Nie
Rodzaj dokumentu	Typ dokumentu ze słownika	Nie
Dział	Dział ze słownika	Nie
Uwagi	Dodatkowy opis	Nie
Segregator/Teczka	Miejsce przechowywania	Automatyczne

Zarządzanie załącznikami:

Załączniki to pliki dołączone do dokumentu (skany, PDF-y, zdjęcia itp.).

Dodawanie załącznika z pliku:

1. Kliknij przycisk “Dodaj” przy liście załączników
2. Wybierz plik z dysku
3. Plik zostanie dodany do listy

Dodawanie przez przeciąganie (Drag & Drop):

1. Przeciągnij plik z Eksploratora Windows
2. Upuść na okno dokumentu
3. Plik zostanie automatycznie dodany

Skanowanie dokumentu:

1. Ustaw ilość stron w polu “Ilość skanów”
2. Kliknij przycisk “Skanuj”
3. Dokument zostanie zeskanowany i dodany jako PDF

Otwieranie załącznika:

• Kliknij dwukrotnie na załącznik, aby go otworzyć w domyślnej aplikacji

Zapisywanie załączników do folderu:

1. Zaznacz załączniki do zapisania
2. Kliknij przycisk “Zapisz”
3. Wybierz folder docelowy

Generowanie linków WWW:

• Kliknij przycisk “WWW” aby wygenerować linki do załączników (wymaga konfiguracji serwera archiwum)

Usuwanie załącznika:

1. Zaznacz załącznik
2. Kliknij przycisk “Usuń”
3. Potwierdź usunięcie

Edycja dokumentu:

1. Kliknij dwukrotnie na dokument na liście
2. Zmodyfikuj dane
3. Kliknij “Zapisz”

Usuwanie dokumentu:

1. Zaznacz dokument na liście
2. Kliknij przycisk “Usuń”
3. Potwierdź usunięcie

Przenoszenie dokumentu:

1. Zaznacz dokument na liście
2. Kliknij przycisk “Przenieś”
3. Potwierdź chęć przeniesienia
4. Wybierz docelowy segregator
5. Kliknij “Przenieś”

---

Wyszukiwanie dokumentów

Moduł wyszukiwania pozwala znaleźć dokumenty w całym archiwum.

Otwieranie wyszukiwania:

Menu główne -> Archiwum -> Znajdź

Metody wyszukiwania:

1. Wyszukiwanie po kontrahentach

1. Przejdź na zakładkę “Kontrahent”
2. Kliknij “Dodaj” przy polu Kontrahent
3. Wybierz kontrahenta z listy
4. Wybierz zakres wyszukiwania:

• Wszystkie – segregatory i teczki
• Segregator – tylko segregatory
• Teczka – tylko teczki

1. Kliknij “Wyszukaj”

2. Wyszukiwanie według nazwy

1. Przejdź na zakładkę “Nazwa”
2. Wprowadź wzorzec wyszukiwania (można użyć znaków wieloznacznych: % – dowolny ciąg znaków)
3. Zaznacz co przeszukiwać:

• Dokumenty – szukaj w nazwach dokumentów
• Załączniki – szukaj w nazwach załączników

1. Wybierz zakres (Wszystkie/Segregator/Teczka)
2. Kliknij “Wyszukaj”

Przykłady wzorców wyszukiwania:

• %faktura% – znajdzie “Faktura VAT”, “faktura zakupu”, itp.
• %2024% – znajdzie dokumenty z “2024” w nazwie
• umowa% – znajdzie “umowa najmu”, “umowa o pracę”

Wyniki wyszukiwania:

Wyniki wyświetlane są w tabeli z kolumnami:

• Nazwa dokumentu/załącznika
• Data
• Typ
• Kontrahent
• Archiwum (Segregator/Teczka)
• Nazwa archiwum

Otwieranie wyniku:

• Kliknij dwukrotnie na wynik, aby otworzyć dokument lub załącznik

Dodatkowe opcje:

• Pokazuj grupowanie – włącza panel grupowania wyników
• Filtr pełnotekstowy – dodatkowe filtrowanie wyników
• Organizator listy – dostosowanie widoku kolumn

---

Archiwizacja folderów

Funkcja pozwala na masowy import plików z folderów systemowych do archiwum.

Jak użyć:

1. Otwórz Archiwizacja folderów z menu
2. Kliknij “Dodaj foldery”
3. Wybierz folder źródłowy (system przeszuka również podfoldery)
4. Przejrzyj listę znalezionych plików
5. Kliknij “Miejsce docelowe”
6. Wybierz segregator lub teczkę docelową
7. Potwierdź import

Wyświetlane informacje o plikach:

Kolumna	Opis
Nazwa folderu	Nazwa folderu zawierającego plik
Ścieżka folderu	Pełna ścieżka do folderu
Nazwa pliku	Nazwa pliku
Rozszerzenie	Typ pliku (np. .pdf, .docx)
Wielkość	Rozmiar pliku w KB

---

Seryjne uprawnienia

Funkcja pozwala na masowe nadawanie uprawnień wielu pracownikom jednocześnie.

Dostęp:

• Kliknij prawym przyciskiem myszy na półkę lub wolny obszar szafy
• Wybierz “Seryjne uprawnienia”

Uwaga: Funkcja dostępna tylko dla pracowników z uprawnieniem “Obsługuje archiwum”.

Jak użyć:

1. W lewym panelu zaznacz pracowników, którym chcesz nadać uprawnienia
2. W prawym panelu (drzewko) zaznacz elementy archiwum:

• Zaznaczenie półki automatycznie zaznacza wszystkie jej segregatory
• Można indywidualnie zaznaczyć/odznaczyć poszczególne segregatory

1. Kliknij “Zapisz”

System nada zaznaczonym pracownikom dostęp do zaznaczonych elementów archiwum.

---

Generowanie segregatorów i teczek

Funkcja pozwala na masowe tworzenie segregatorów lub teczek z określoną pojemnością.

Dostęp:

Menu: Administracja -> Opcje -> Parametry -> zakładka Archiwum -> przycisk “Generuj”

Jak użyć:

1. Wprowadź nazwę bazy – prefiks nazwy dla generowanych segregatorów/teczek
2. Ustaw wielkość – pojemność w MB
3. Ustaw ilość – liczbę segregatorów/teczek do utworzenia
4. Kliknij “Zapisz”

System utworzy określoną liczbę segregatorów/teczek z podaną pojemnością.

---

Uprawnienia

Uprawnienia systemowe:

Uprawnienie	Opis
Obsługuje archiwum	Pełny dostęp do zarządzania archiwum (półki, uprawnienia, konfiguracja)

Uprawnienia dostępu:

Uprawnienie	Opis
[Z] Archiwum:Dodawanie	Pozwala dodawać dokumenty
[Z] Archiwum:Kasowanie	Pozwala usuwać dokumenty
[Z] Archiwum:Dodawanie załączniki	Pozwala dodawać załączniki
[Z] Archiwum:Kasowanie załączniki	Pozwala usuwać załączniki

Uprawnienia do elementów archiwum:

Każdy element (półka, segregator, teczka) ma własną listę uprawnień określającą, którzy pracownicy mają do niego dostęp.

Konfiguracja: W formularzu edycji półki/segregatora/teczki -> zakładka “Uprawnienia”

---

Słowniki

Moduł Archiwum korzysta z następujących słowników:

Rodzaje dokumentów

Lista typów dokumentów (np. Faktura, Umowa, Protokół, itp.)

Konfiguracja: Administracja -> Słowniki -> Rodzaje dokumentów

Działy

Lista działów organizacyjnych.

Konfiguracja: Administracja -> Słowniki -> Działy

---

Skróty klawiszowe

Skrót	Działanie
F5	Odświeża listę dokumentów
CTRL+F	Filtr pełnotekstowy
Podwójne kliknięcie	Otwiera dokument/załącznik

---

Scenariusze użycia

Scenariusz 1: Archiwizacja faktur zakupowych

Sytuacja: Księgowość chce zarchiwizować faktury zakupowe za miesiąc.

1. Otwórz Archiwum
2. Znajdź lub utwórz odpowiedni segregator (np. “Faktury zakupowe 2024”)
3. Kliknij dwukrotnie aby otworzyć segregator
4. Dla każdej faktury:

• Kliknij “Dodaj”
• Wprowadź nazwę (np. “FV/123/2024 – Dostawca XYZ”)
• Ustaw datę dokumentu
• Kliknij “Dodaj” przy kontrahentach i wybierz dostawcę
• Wybierz rodzaj dokumentu: “Faktura zakupowa”
• Kliknij “Skanuj” lub przeciągnij plik PDF
• Kliknij “Zapisz”

Scenariusz 2: Wyszukanie wszystkich dokumentów kontrahenta

Sytuacja: Trzeba znaleźć wszystkie dokumenty dotyczące konkretnego klienta.

1. Otwórz Archiwum -> Znajdź
2. Przejdź na zakładkę “Kontrahent”
3. Kliknij “Dodaj” i wybierz kontrahenta
4. Pozostaw opcję “Wszystkie” (przeszuka segregatory i teczki)
5. Kliknij “Wyszukaj”
6. Przejrzyj listę wyników
7. Kliknij dwukrotnie na dokument aby go otworzyć

Scenariusz 3: Masowy import dokumentów z folderu

Sytuacja: Trzeba zaimportować wiele plików z folderu sieciowego.

1. Otwórz Archiwum -> Archiwizacja folderów
2. Kliknij “Dodaj foldery”
3. Wybierz folder źródłowy
4. Przejrzyj listę plików do importu
5. Kliknij “Miejsce docelowe”
6. Wybierz docelowy segregator lub teczkę
7. Potwierdź import

Scenariusz 4: Nadanie uprawnień nowemu pracownikowi

Sytuacja: Nowy pracownik potrzebuje dostępu do wybranych segregatorów.

1. Otwórz Archiwum
2. Kliknij prawym przyciskiem myszy na wolnym obszarze
3. Wybierz “Seryjne uprawnienia”
4. W lewym panelu zaznacz nowego pracownika
5. W prawym panelu zaznacz segregatory, do których ma mieć dostęp
6. Kliknij “Zapisz”

Scenariusz 5: Przeniesienie dokumentu do innego segregatora

Sytuacja: Dokument został omyłkowo umieszczony w złym segregatorze.

1. Otwórz segregator źródłowy
2. Znajdź dokument na liście
3. Zaznacz go
4. Kliknij “Przenieś”
5. Potwierdź chęć przeniesienia
6. Wybierz docelowy segregator z listy
7. Kliknij “Przenieś”

Scenariusz 6: Eksport dokumentów z segregatora

Sytuacja: Trzeba skopiować wszystkie dokumenty z segregatora do folderu.

1. Otwórz segregator
2. Na wstążce kliknij “Zapisz do folderu”
3. Wybierz folder docelowy
4. System skopiuje wszystkie załączniki do wybranego folderu

Scenariusz 7: Wyszukanie dokumentu po fragmencie nazwy

Sytuacja: Szukamy dokumentu, którego nazwę tylko częściowo pamiętamy.

1. Otwórz Archiwum -> Znajdź
2. Przejdź na zakładkę “Nazwa”
3. Wprowadź wzorzec np. %umowa%najem%
4. Zaznacz “Dokumenty” i/lub “Załączniki”
5. Kliknij “Wyszukaj”
6. Przejrzyj wyniki

---

Najczęściej zadawane pytania (FAQ)

P: Dlaczego nie widzę niektórych segregatorów?
O: Nie masz uprawnień do tych segregatorów. Skontaktuj się z administratorem archiwum.

P: Dlaczego nie mogę dodać dokumentu?
O: Sprawdź czy posiadasz uprawnienie [Z] Archiwum:Dodawanie. Może też brakuje wolnego miejsca w segregatorze.

P: Jak sprawdzić ile miejsca zostało w segregatorze?
O: Otwórz segregator – na dole okna wyświetlany jest pasek postępu i informacja tekstowa o wolnym miejscu.

P: Czy mogę przywrócić usunięty dokument?
O: Nie. Usunięcie dokumentu jest nieodwracalne. Przed usunięciem zawsze wyświetlane jest ostrzeżenie.

P: Jak dodać nowy rodzaj dokumentu?
O: Rodzaje dokumentów dodaje się w: Administracja -> Słowniki -> Rodzaje dokumentów.

P: Dlaczego skaner nie działa?
O: Upewnij się, że skaner jest poprawnie podłączony i ma zainstalowane sterowniki TWAIN.

P: Jak zwiększyć pojemność segregatora?
O: Pojemność segregatora jest ustawiana podczas jego tworzenia i nie może być zmieniona. Utwórz nowy segregator o większej pojemności.

P: Czy mogę użyć znaków polskich w nazwach?
O: Tak, system obsługuje polskie znaki w nazwach dokumentów, segregatorów i teczek.