Terminarze – Dokumentacja użytkownika

Wprowadzenie

Moduł Terminarze służy do zarządzania kalendarzami i rezerwacjami. Umożliwia tworzenie wielu niezależnych terminarzy (np. sale konferencyjne, pojazdy, sprzęt), rezerwowanie terminów oraz wysyłkę powiadomień SMS do kontrahentów.

Główne funkcjonalności:

• Tworzenie wielu niezależnych terminarzy
• Wizualny widok kalendarza z różnych perspektyw czasowych
• Rezerwowanie terminów z przypisaniem kontrahentów
• Definiowanie właściwości i cech terminarzy
• Analiza wykorzystania terminarzy
• Wysyłka powiadomień SMS o rezerwacjach
• Kontrola dostępu do poszczególnych terminarzy

Struktura modułu:

Terminarze
├── Kalendarz (widok graficzny)
│   └── Rezerwacje (wydarzenia w kalendarzu)
├── Lista terminarzy (definicje)
│   ├── Właściwości (stałe informacje)
│   ├── Cechy (pola do wypełnienia przy rezerwacji)
│   └── Uprawnienia (dostęp pracowników)
└── Analiza (raporty wykorzystania)

---

Widok kalendarza

Główny widok modułu wyświetla graficzny kalendarz z rezerwacjami.

Dostępne widoki kalendarza:

Widok	Opis
Dzienny	Pokazuje jeden dzień ze szczegółowym podziałem godzinowym
Tygodniowy	Pokazuje cały tydzień (7 dni)
Tydzień pracujący	Pokazuje dni robocze (pon-pt)
Miesięczny	Pokazuje cały miesiąc
Oś czasu	Pokazuje linię czasową dla wielu terminarzy

Zmiana widoku:

1. Kliknij prawym przyciskiem myszy na kalendarzu
2. Wybierz “Zmień widok”
3. Wybierz pożądany widok

Uwaga: System zapamiętuje ostatnio wybrany widok.

Filtrowanie po rodzajach terminarzy:

Na górze okna znajduje się pole “Rodzaje” z checkboxami:

• Zaznacz rodzaje terminarzy, które chcesz widzieć
• Odznacz rodzaje, które chcesz ukryć
• Lista terminarzy automatycznie się przefiltruje

Wybór terminarzy do wyświetlania:

Po prawej stronie znajduje się lista terminarzy z checkboxami:

• Zaznacz terminarze, które chcesz widzieć w kalendarzu
• Odznacz terminarze, które chcesz ukryć

Nawigacja po kalendarzu:

Menu kontekstowe (prawy przycisk myszy):

• Dzień dzisiejszy – przechodzi do bieżącego dnia
• Idź do daty – otwiera okno wyboru daty

Przesuwanie:

• Użyj strzałek lub przycisków nawigacyjnych

Wyświetlanie rezerwacji:

Rezerwacje wyświetlane są jako kolorowe bloki na kalendarzu:

• Temat – widoczny na bloku
• Opis – widoczny w tooltipie po najechaniu myszą
• Adres i Osoba – widoczne w szczegółach

---

Lista terminarzy

Lista wszystkich zdefiniowanych terminarzy w systemie.

Kolumny na liście:

Kolumna	Opis
Nazwa	Nazwa terminarza
Rodzaj	Typ/kategoria terminarza

Operacje:

Przycisk	Działanie
Nowa	Tworzy nowy terminarz
Edycja	Otwiera wybrany terminarz do edycji
Usuń	Usuwa terminarz

Uwaga: Usunięcie terminarza powoduje usunięcie wszystkich jego rezerwacji!

---

Tworzenie nowego terminarza

Krok 1: Otwarcie formularza

Z listy terminarzy kliknij “Nowy”.

Krok 2: Wypełnienie danych podstawowych

Pole	Opis	Wymagane
Nazwa	Unikalna nazwa terminarza	Tak
Rodzaj	Kategoria ze słownika	Tak
Pilnuj rezerwacji	Włącza kontrolę nakładających się rezerwacji	Nie
Zdjęcie	Zdjęcie/ikona terminarza	Nie

Krok 3: Definiowanie właściwości

Zakładka “Właściwości” – stałe informacje o terminarzu:

• Kliknij “Dodaj” aby dodać nową właściwość
• Wprowadź Nazwę i Wartość
• Kliknij “Usuń” aby usunąć właściwość

Przykłady właściwości:

• Pojemność: 20 osób
• Wyposażenie: Projektor, tablica
• Lokalizacja: Budynek A, piętro 2

Krok 4: Definiowanie cech

Zakładka “Cechy” – pola do wypełnienia przy każdej rezerwacji:

• Kliknij “Dodaj” aby dodać nową cechę
• Wprowadź Nazwę
• Wybierz Typ:
• Tekst – pole tekstowe
• Liczba – pole numeryczne
• Logiczna – checkbox (tak/nie)
• Lista – wybór z listy (wpisz opcje oddzielone enterem)
• Dla typu “Lista” wprowadź dostępne wartości w polu Wartość

Przykłady cech:

• Liczba uczestników (Liczba)
• Użycie projektora (Logiczna)
• Rodzaj spotkania (Lista: Wewnętrzne, Zewnętrzne, Szkolenie)

Krok 5: Konfiguracja uprawnień

Zakładka “Prawa” – określenie, którzy pracownicy mają dostęp:

• Zaznacz checkbox przy pracownikach, którzy mają mieć dostęp
• Pracownicy bez dostępu nie będą widzieć tego terminarza

Krok 6: Zapisanie

Kliknij “Zapisz” aby utworzyć terminarz.

---

Rezerwacje

Rezerwacje to wydarzenia/terminy zapisane w kalendarzu.

Tworzenie nowej rezerwacji:

Metoda 1: Z menu kontekstowego

1. Kliknij prawym przyciskiem myszy na kalendarzu w wybranym miejscu
2. Wybierz “Nowy”
3. Wypełnij formularz rezerwacji

Metoda 2: Przez zaznaczenie zakresu

1. Zaznacz zakres czasu na kalendarzu (kliknij i przeciągnij)
2. Kliknij prawym przyciskiem myszy
3. Wybierz “Nowy”

Uwaga: Musisz mieć zaznaczony konkretny terminarz (nie “Any”).

Formularz rezerwacji:

Pole	Opis	Wymagane
Zadanie	Nazwa/tytuł rezerwacji	Tak
Terminarz	Wybór terminarza z listy	Tak
Start	Data i godzina początku	Tak
End	Data i godzina końca	Tak
Adres	Miejsce (np. numer sali)	Nie
Osoba	Osoba odpowiedzialna/kontaktowa	Nie
Opis	Szczegółowy opis rezerwacji	Nie

Sekcja Cechy:

Jeśli terminarz ma zdefiniowane cechy, pojawia się lista cech do wypełnienia:

• Wypełnij wartości dla każdej cechy
• Typ pola zależny od definicji cechy (tekst, liczba, lista, checkbox)

Sekcja Kontrahenci:

Możliwość przypisania kontrahentów do rezerwacji:

• Kliknij “Dodaj” i wybierz kontrahentów z listy
• Można dodać wielu kontrahentów
• Kliknij “Usuń” aby usunąć zaznaczonych kontrahentów

Edycja rezerwacji:

Metoda 1: Podwójne kliknięcie
Kliknij dwukrotnie na rezerwacji w kalendarzu.

Metoda 2: Menu kontekstowe

1. Kliknij prawym przyciskiem myszy na rezerwacji
2. Wybierz “Edycja”

Usuwanie rezerwacji:

1. Kliknij prawym przyciskiem myszy na rezerwacji
2. Wybierz “Usuń”
3. Potwierdź usunięcie

Prawa do edycji:

Rezerwacje może edytować:

• Osoba, która ją utworzyła
• Pracownik z uprawnieniem “Obsługuje sekretariat”

---

Analiza terminarzy

Moduł analizy pozwala sprawdzić wykorzystanie terminarzy w zadanym okresie.

Dostęp:

Menu: Terminarze -> Analiza terminarzy

Parametry analizy:

Pole	Opis
Terminarz	Wybór terminarza do analizy
Start	Data początkowa okresu
End	Data końcowa okresu
Wczytuj cechy	Włącza wyświetlanie cech w wynikach
Pokazuj szczegóły dat	Pokazuje kolumny Dzień, Miesiąc, Rok

Kolumny wyników:

Kolumna	Opis
Zadanie	Nazwa rezerwacji
Start / Stop	Okres rezerwacji
Adres	Miejsce
Osoba	Osoba kontaktowa
Opis	Szczegóły
Czas M	Czas trwania w minutach
Czas G	Czas trwania w godzinach
Cecha / Cecha Nazwa	Cechy (jeśli włączone)

Podsumowanie:

Na dole listy wyświetlane są sumy:

• Łączny czas w minutach
• Łączny czas w godzinach

Filtrowanie i grupowanie:

• Użyj filtra pełnotekstowego (CTRL+F)
• Grupuj po wybranych kolumnach
• Organizuj widok listy (prawy przycisk -> Organizator listy)

---

Info terminarze

Okno informacyjne wyświetlające karty terminarzy w formie karuzeli.

Dostęp:

Na widoku kalendarza kliknij przycisk “Info”.

Wyświetlane informacje:

• Nazwa terminarza
• Zdjęcie terminarza
• Właściwości – lista zdefiniowanych właściwości

Nawigacja:

Przycisk	Działanie
Poprzedni	Przechodzi do poprzedniego terminarza
Następny	Przechodzi do następnego terminarza
Wybierz	Zaznacza terminarz w kalendarzu i zamyka okno
Zamknij	Zamyka okno bez zmian

---

Wysyłka SMS

System umożliwia wysyłkę powiadomień SMS do kontrahentów przypisanych do rezerwacji.

Warunki wysyłki:

• Rezerwacja musi mieć przypisanych kontrahentów
• Kontrahenci muszą mieć uzupełnione numery telefonów
• Kontrahenci nie mogą mieć już wysłanych/potwierdzonych SMS

Jak wysłać SMS:

1. Kliknij prawym przyciskiem myszy na rezerwacji
2. Wybierz “Wyślij wiadomość SMS”
3. W oknie potwierdzenia wybierz typ wiadomości:

• Potwierdzenie – prośba o potwierdzenie rezerwacji
• Przypomnienie – przypomnienie o nadchodzącej rezerwacji

1. Kliknij “Wyślij”
2. Otworzy się okno wysyłki SMS

Śledzenie statusu SMS:

Dla każdego kontrahenta rezerwacji przechowywane są informacje:

• Czy wysłano SMS
• Czy otrzymano potwierdzenie

---

Uprawnienia

Uprawnienia do terminarzy:

Każdy terminarz ma własną listę uprawnień. Pracownik widzi tylko terminarze, do których ma dostęp.

Kto może edytować rezerwacje:

Użytkownik	Uprawnienie
Twórca rezerwacji	Może edytować swoje rezerwacje
Pracownik sekretariatu	Może edytować wszystkie rezerwacje

Konfiguracja uprawnień terminarza:

1. Otwórz formularz terminarza
2. Przejdź na zakładkę “Prawa”
3. Zaznacz pracowników mających dostęp
4. Zapisz terminarz

---

Słowniki

Moduł Terminarze korzysta z następujących słowników:

Słownik	Opis	Konfiguracja
Rodzaje terminarzy	Kategorie/typy terminarzy	Administracja -> Słowniki

Przykłady rodzajów terminarzy:

• Sale konferencyjne
• Pojazdy służbowe
• Sprzęt (projektory, laptopy)
• Gabinety
• Stanowiska pracy

---

Skróty klawiszowe

Widok kalendarza:

Skrót	Działanie
Podwójne kliknięcie	Edycja rezerwacji
Prawy przycisk myszy	Menu kontekstowe

Lista terminarzy / Analiza:

Skrót	Działanie
F5	Odświeża listę
CTRL+F	Filtr pełnotekstowy
Podwójne kliknięcie	Edycja terminarza

---

Scenariusze użycia

Scenariusz 1: Konfiguracja sali konferencyjnej

Sytuacja: Trzeba dodać nową salę konferencyjną do systemu.

1. Otwórz Lista terminarzy
2. Kliknij “Nowa”
3. Wprowadź nazwę: “Sala A – Budynek Główny”
4. Wybierz rodzaj: “Sale konferencyjne”
5. Zaznacz “Pilnuj rezerwacji” (zapobiegnie nakładaniu się rezerwacji)
6. Przejdź na zakładkę “Właściwości” i dodaj:

• Pojemność: 20 osób
• Wyposażenie: Projektor, tablica, wideokonferencja
• Lokalizacja: Budynek A, piętro 1

1. Przejdź na zakładkę “Cechy” i dodaj:

• Liczba uczestników (Liczba)
• Użycie projektora (Logiczna)
• Rodzaj spotkania (Lista: Wewnętrzne, Zewnętrzne, Szkolenie)

1. Przejdź na zakładkę “Prawa” i zaznacz pracowników
2. Kliknij “Zapisz”

Scenariusz 2: Rezerwacja sali na spotkanie

Sytuacja: Pracownik chce zarezerwować salę na spotkanie z klientem.

1. Otwórz Terminarze (widok kalendarza)
2. Wybierz rodzaj “Sale konferencyjne”
3. Znajdź wolny termin w kalendarzu
4. Zaznacz zakres czasowy (np. 10:00-12:00)
5. Kliknij prawym przyciskiem myszy -> “Nowy”
6. Wprowadź dane:

• Zadanie: “Spotkanie z klientem XYZ”
• Osoba: “Jan Kowalski”
• Opis: “Prezentacja oferty”

1. Uzupełnij cechy:

• Liczba uczestników: 5
• Użycie projektora: Tak
• Rodzaj spotkania: Zewnętrzne

1. Kliknij “Dodaj” przy kontrahentach i wybierz klienta
2. Kliknij “Zapisz”

Scenariusz 3: Wysłanie przypomnienia SMS

Sytuacja: Dzień przed spotkaniem trzeba wysłać przypomnienie.

1. Otwórz Terminarze (widok kalendarza)
2. Znajdź rezerwację
3. Kliknij prawym przyciskiem myszy na rezerwacji
4. Wybierz “Wyślij wiadomość SMS”
5. Zaznacz “Przypomnienie”
6. Kliknij “Wyślij”
7. W oknie wysyłki potwierdź wysłanie

Scenariusz 4: Analiza wykorzystania sali

Sytuacja: Kierownik chce sprawdzić jak często wykorzystywana jest sala.

1. Otwórz Terminarze -> Analiza terminarzy
2. Wybierz terminarz: “Sala A – Budynek Główny”
3. Ustaw zakres dat (np. cały miesiąc)
4. Zaznacz “Wczytuj cechy” aby zobaczyć szczegóły
5. Kliknij “Wczytaj”
6. Przeanalizuj wyniki:

• Lista rezerwacji z czasem trwania
• Sumy na dole (łączny czas)

1. Pogrupuj po rodzaju spotkania aby zobaczyć rozkład

Scenariusz 5: Przegląd dostępnych terminarzy

Sytuacja: Nowy pracownik chce zobaczyć jakie zasoby są dostępne.

1. Otwórz Terminarze (widok kalendarza)
2. Kliknij przycisk “Info”
3. Przeglądaj karty terminarzy używając przycisków Poprzedni/Następny
4. Przeczytaj właściwości każdego terminarza
5. Kliknij “Wybierz” przy interesującym terminarzu
6. Terminarz zostanie zaznaczony w kalendarzu

Scenariusz 6: Zmiana rezerwacji

Sytuacja: Trzeba przesunąć spotkanie na inny termin.

1. Otwórz Terminarze (widok kalendarza)
2. Znajdź rezerwację
3. Kliknij dwukrotnie na rezerwacji (lub prawy przycisk -> Edycja)
4. Zmień daty Start i End
5. Opcjonalnie: zaktualizuj opis
6. Kliknij “Zapisz”

Scenariusz 7: Usuwanie nieaktualnej rezerwacji

Sytuacja: Spotkanie zostało odwołane.

1. Otwórz Terminarze (widok kalendarza)
2. Znajdź rezerwację
3. Kliknij prawym przyciskiem myszy na rezerwacji
4. Wybierz “Usuń”
5. Potwierdź usunięcie

---

Najczęściej zadawane pytania (FAQ)

P: Dlaczego nie widzę niektórych terminarzy?
O: Nie masz uprawnień do tych terminarzy. Skontaktuj się z administratorem.

P: Dlaczego nie mogę utworzyć rezerwacji?
O: Upewnij się, że masz zaznaczony konkretny terminarz (nie “Any”). Kliknij na nazwę terminarza w liście po prawej stronie.

P: Dlaczego nie mogę edytować rezerwacji?
O: Możesz edytować tylko swoje rezerwacje. Rezerwacje innych osób może edytować pracownik sekretariatu.

P: Jak dodać nowy rodzaj terminarza?
O: Rodzaje terminarzy dodaje się w: Administracja -> Słowniki -> Rodzaje terminarzy.

P: Czy rezerwacje mogą się nakładać?
O: Jeśli terminarz ma włączoną opcję “Pilnuj rezerwacji”, system ostrzeże o nakładających się terminach.

P: Jak wysłać SMS do wielu osób?
O: Dodaj wszystkich kontrahentów do rezerwacji, a następnie użyj opcji “Wyślij wiadomość SMS”.

P: Jak zmienić widok kalendarza?
O: Kliknij prawym przyciskiem myszy na kalendarzu -> Zmień widok -> wybierz pożądany widok.

P: Gdzie są przechowywane ustawienia widoku?
O: System zapamiętuje ostatnio wybrany widok kalendarza dla każdego użytkownika.