Dodany przezCo znajdziesz w tym artykule:
Wprowadzenie
Moduł Umowy służy do kompleksowego zarządzania umowami w organizacji. Umożliwia ewidencjonowanie umów z kontrahentami i pracownikami, śledzenie terminów, zarządzanie aneksami i rachunkami oraz kontrolę dostępu.
Główne funkcjonalności:
- Prowadzenie rejestru umów z kontrahentami i pracownikami
- Automatyczna numeracja dokumentów
- Śledzenie okresów obowiązywania umów
- Powiadomienia o kończących się umowach
- Zarządzanie aneksami do umów
- Zarządzanie rachunkami (rozliczeniami) do umów
- Tworzenie kontynuacji umów
- Kontrola dostępu do poszczególnych umów
- Przypisywanie umów do spraw
- Generowanie wydruków według różnych wzorów
Struktura modułu:
Umowy
├── Lista umów
│ ├── Aneksy (widok szczegółowy)
│ └── Rachunki (widok szczegółowy)
├── Lista aneksów (osobna lista)
└── Lista rachunków (osobna lista)Lista umów
Po otwarciu modułu Umowy wyświetlana jest lista wszystkich umów z możliwością rozwijania szczegółów (aneksy i rachunki).
Kolumny na liście:
| Kolumna | Opis |
|---|---|
| Numer | Numer kolejny umowy |
| Numer pełny | Pełny numer dokumentu zgodny z maską numeracji |
| Data | Data zawarcia umowy |
| Okres od | Data rozpoczęcia obowiązywania |
| Okres do | Data zakończenia obowiązywania |
| Wartość | Wartość umowy |
| Podmiot | Kontrahent lub pracownik |
| Przedmiot | Przedmiot umowy |
| Rodzaj | Typ umowy ze słownika |
| MPK | Miejsce powstawania kosztów |
| Rejon | Rejon |
| Miasto | Miasto |
| Archiwalna | Czy umowa jest archiwalna |
Widok master-detail
Lista umów wyświetla dane w trybie master-detail:
- Kliknij znak + przy umowie, aby rozwinąć szczegóły
- Widoczne będą dwie zakładki: Aneksy i Rachunki
- Podwójne kliknięcie na aneks/rachunek otwiera go do edycji
Filtrowanie listy
Filtrowanie po okresie:
Na dole okna znajduje się kontrolka wyboru zakresu dat. Lista wyświetla umowy według daty zawarcia.
Filtr kolumnowy:
- Zaznacz opcję “Pokazuj filtr” aby wyświetlić wiersz filtrowania
- Wpisz szukaną wartość w odpowiedniej kolumnie
Filtr pełnotekstowy:
- Kliknij przycisk “Filtr pełnotekstowy (CTRL+F)” lub użyj skrótu CTRL+F
- Wpisz szukany tekst – lista zostanie przefiltrowana
Filtr kończących się umów:
- Zaznacz checkbox “Kończące się umowy” aby wyświetlić tylko umowy zbliżające się do końca
Grupowanie
Zaznacz opcję “Pokazuj grupowanie” aby wyświetlić panel grupowania. Przeciągnij nagłówek kolumny na panel.
Kto widzi jakie umowy?
| Uprawnienie | Zakres widocznych danych |
|---|---|
| [Z] Umowy:Widzi wszystkie umowy | Wszystkie umowy w systemie |
| Brak uprawnienia | Tylko umowy, do których użytkownik ma dostęp |
Tworzenie nowej umowy
Krok 1: Otwarcie formularza
Kliknij przycisk “Nowa” na liście umów.
Krok 2: Wypełnienie danych
Formularz umowy zawiera następujące zakładki:
Zakładka “Ogólne”
| Pole | Opis | Wymagane |
|---|---|---|
| Lp. | Automatycznie generowany numer | Automatyczne |
| Rodzaj dokumentu | Typ umowy ze słownika | Tak |
| Data | Data zawarcia umowy | Tak |
| Okres od | Początek obowiązywania | Tak |
| Okres do | Koniec obowiązywania | Nie |
| Ilość dni | Automatycznie wyliczana | Automatyczne |
| Wartość | Wartość umowy | Nie |
| Przedmiot | Opis przedmiotu umowy | Nie |
| Uwagi | Dodatkowe informacje | Nie |
| Archiwalna | Oznaczenie umowy jako archiwalnej | Nie |
Sekcja “Podmiot”
Umowa może być zawarta z:
- Kontrahentem – kliknij “Kontrahent” i wybierz z listy
- Pracownikiem – kliknij “Pracownik” i wybierz z listy
Sekcja “Lokalizacja”
Możliwość przypisania lokalizacji (kontrahenta) do umowy.
Sekcja dodatkowych danych
| Pole | Opis |
|---|---|
| MPK | Miejsce powstawania kosztów |
| Rejon | Rejon ze słownika |
| Województwo | Województwo |
| Miasto | Miasto ze słownika |
| Okres wypowiedzenia | Ze słownika |
| Waloryzacja | Procent waloryzacji |
| Data waloryzacji | Termin waloryzacji |
| Spółka | Spółka ze słownika |
| Nr umowy dodatkowy | Dodatkowy numer (np. numer kontrahenta) |
| Sprawa | Powiązanie ze sprawą |
Zakładka “Osoby kontaktowe”
Lista osób kontaktowych do umowy:
- Pracownik – dodaj pracownika z listy
- Osoba – dodaj ręcznie osobę kontaktową
Dane osoby: Imię i nazwisko, Telefon, Email, Typ (Pracownik/Klient)
Zakładka “Płatnicy”
Lista płatników umowy (kontrahentów):
- Kliknij “Dodaj” aby wybrać kontrahenta-płatnika
- Można przypisać wielu płatników do jednej umowy
Zakładka “Aneksy”
Lista aneksów do umowy:
- Dodaj – tworzy nowy aneks
- Edycja – edytuje wybrany aneks
- Usuń – usuwa aneks
Uwaga: Zakładka dostępna dopiero po zapisaniu umowy.
Zakładka “Rachunki”
Lista rachunków do umowy:
- Dodaj – tworzy nowy rachunek
- Edycja – edytuje wybrany rachunek
- Usuń – usuwa rachunek
Uwaga: Zakładka dostępna dopiero po zapisaniu umowy.
Zakładka “Załączniki”
Dołączanie plików do umowy (skany, dokumenty elektroniczne).
Zakładka “Uprawnienia”
Konfiguracja, którzy pracownicy mają dostęp do umowy:
- Zaznacz wszystko – daje dostęp wszystkim
- Odznacz wszystko – odbiera dostęp wszystkim
- Indywidualne zaznaczanie pracowników
Zakładka “Zmiany”
Historia zmian umowy – kto i kiedy modyfikował dokument.
Krok 3: Zapisanie
Kliknij przycisk “Zapisz”. System automatycznie nada numer.
Edycja umowy
Metoda 1: Przycisk Edycja
- Zaznacz umowę na liście
- Kliknij przycisk “Edycja”
Metoda 2: Podwójne kliknięcie
Kliknij dwukrotnie na wybranej umowie.
Zmiana numeru umowy
W trybie edycji dostępne jest pole “Numer” umożliwiające zmianę numeru porządkowego. System zweryfikuje, czy nowy numer nie jest zajęty.
Aneksy do umów
Aneksy to dokumenty zmieniające warunki umowy. Każdy aneks jest powiązany z umową główną.
Dodawanie aneksu z poziomu umowy
- Otwórz umowę do edycji
- Przejdź na zakładkę “Aneksy”
- Kliknij “Dodaj”
- Wypełnij formularz aneksu
Dodawanie aneksu z listy umów
- Rozwiń szczegóły umowy (kliknij +)
- Przejdź na zakładkę “Aneksy”
- Kliknij dwukrotnie, aby edytować lub użyj menu kontekstowego
Formularz aneksu
| Pole | Opis |
|---|---|
| Lp. | Numer aneksu (autonumeracja) |
| Data | Data aneksu |
| Okres od / do | Nowy okres obowiązywania |
| Wartość | Nowa wartość (jeśli się zmienia) |
| Przedmiot | Opis zmian |
| Uwagi | Dodatkowe informacje |
| Podmiot | Możliwość zmiany podmiotu |
| Lokalizacja | Możliwość zmiany lokalizacji |
Aneks zawiera również zakładki: Załączniki, Zmiany
Lista aneksów (osobna)
Dostępna jest również osobna lista wszystkich aneksów w systemie:
- Menu: Umowy -> Lista aneksów
- Filtrowanie po okresie
- Edycja i usuwanie aneksów
Rachunki do umów
Rachunki (rozliczenia) służą do ewidencjonowania płatności i rozliczeń w ramach umowy.
Dodawanie rachunku z poziomu umowy
- Otwórz umowę do edycji
- Przejdź na zakładkę “Rachunki”
- Kliknij “Dodaj”
- Wypełnij formularz rachunku
Formularz rachunku
Dane podstawowe:
- Lp. – numer rachunku (autonumeracja)
- Umowa – informacja o powiązanej umowie
- Sprawa – powiązana sprawa (z umowy)
- Podmiot – kontrahent lub pracownik
Sekcja dokumentów:
- Protokół odbioru – dołączenie pliku protokołu
- Oświadczenie podatkowe – dołączenie oświadczenia
Sekcja należności:
- Należność wykonawcy – kwota i załącznik
- Należność ZUS – kwota i załącznik
- Należność podatek – kwota i załącznik
Sekcja rozliczenia:
- Kwartał rozliczenia – wybór kwartału (I-IV kw)
- Rok – rok rozliczenia
- Data rozliczenia od/do – automatycznie na podstawie kwartału
Sekcja kalkulacji:
- Kwota wynagrodzenia
- Składki ubezpieczeniowe (emerytalne, rentowe, chorobowe, zdrowotne)
- Koszty uzyskania przychodu
- Zaliczka na podatek
- Do wypłaty – wyliczona kwota netto
- Słownie – kwota słownie
Zatwierdzanie rachunku
Przycisk “Zatwierdź rachunek”:
- Generuje wydruk rachunku
- Zapisuje PDF jako załącznik
- Dodaje wpis do historii zmian
- Zapisuje rachunek
Lista rachunków (osobna)
Dostępna jest również osobna lista wszystkich rachunków:
- Menu: Umowy -> Lista rachunków
- Filtrowanie po okresie
- Edycja i usuwanie rachunków
Kończące się umowy
System automatycznie monitoruje umowy zbliżające się do końca.
Automatyczne powiadomienie
Przy pierwszym uruchomieniu modułu Umowy w danej sesji:
- System sprawdza umowy kończące się w najbliższym czasie
- Jeśli są takie umowy, wyświetla okno z listą
- Można przejść do filtrowania listy lub zamknąć okno
Ręczne filtrowanie
- Na liście umów zaznacz checkbox “Kończące się umowy”
- Lista zostanie przefiltrowana do umów zbliżających się do końca
Okno kończących się umów
- Wyświetla listę umów z krytycznymi terminami
- Przycisk “Filtruj” – przenosi filtr na listę główną
- Przycisk “Zamknij” – zamyka okno bez akcji
Kontynuacja umowy
Funkcja umożliwia utworzenie nowej umowy na podstawie istniejącej (np. przedłużenie umowy na kolejny okres).
Jak utworzyć kontynuację:
- Otwórz umowę źródłową do edycji
- Kliknij przycisk “Kontynuacja” (dostępny jeśli umowa nie ma już kontynuacji)
- Umowa źródłowa zostanie oznaczona jako archiwalna
- Otworzy się nowa umowa z przekopiowanymi danymi
- Zmodyfikuj dane (nowy okres, wartość itp.)
- Zapisz nową umowę
Powiązanie umów
- Nowa umowa ma odniesienie do umowy źródłowej
- W formularzu widoczne jest pole “Umowa powiązana”
- Kliknięcie otwiera powiązaną umowę
Seryjne uprawnienia
Funkcja umożliwia masowe nadawanie uprawnień do wielu umów jednocześnie.
Jak użyć:
- Na liście umów zaznacz umowy (przytrzymaj CTRL)
- Kliknij przycisk “Seryjne uprawnienia”
- W oknie widoczne są dwie listy:
- Góra: zaznaczone umowy
- Dół: lista pracowników z checkboxami
- Zaznacz pracowników, którzy mają mieć dostęp
- Kliknij “Zapisz”
Przyciski pomocnicze:
- Zaznacz wszystko – zaznacza wszystkich pracowników
- Odznacz wszystko – odznacza wszystkich pracowników
Uwaga: Funkcja jest dostępna tylko dla użytkowników z uprawnieniem [Z] Umowy:Seryjne uprawnienia i gdy uprawnienia są konfigurowane wg umów (nie wg spraw).
Wydruki
Wydruki z listy umów
Menu Drukuj na wstążce:
- Lista umów – zestawienie wszystkich widocznych umów
- Wzór umowy 1 – wydruk wybranej umowy wg wzoru 1
- Wzór umowy 2 – wydruk wybranej umowy wg wzoru 2
- Wzór umowy 3 – wydruk wybranej umowy wg wzoru 3
- Wzór umowy 4 – wydruk wybranej umowy wg wzoru 4
Wydruki z formularza umowy
Menu Drukuj w formularzu:
- Wzór umowy 1-4 – wydruk aktualnie edytowanej umowy
Wydruk rachunku
W formularzu rachunku:
- Menu Drukuj -> Rachunek – generuje wydruk rachunku
Uprawnienia
Uprawnienia funkcyjne:
| Uprawnienie | Opis |
|---|---|
| [Z] Umowy:Dodawanie | Pozwala dodawać nowe umowy |
| [Z] Umowy:Kasowanie | Pozwala usuwać umowy |
| [Z] Umowy:Poprawianie | Pozwala edytować istniejące umowy |
| [Z] Umowy:Widzi wszystkie umowy | Widzi wszystkie umowy (nie tylko przypisane) |
| [Z] Umowy:Seryjne uprawnienia | Dostęp do seryjnej zmiany uprawnień |
| [Z] Aneksy:Dodawanie | Pozwala dodawać aneksy |
| [Z] Aneksy:Kasowanie | Pozwala usuwać aneksy |
| [Z] Aneksy:Poprawianie | Pozwala edytować aneksy |
| [Z] Rachunki:Dodawanie | Pozwala dodawać rachunki |
| [Z] Rachunki:Kasowanie | Pozwala usuwać rachunki |
| [Z] Rachunki:Poprawianie | Pozwala edytować rachunki |
Uprawnienia dostępu do umów:
Każda umowa ma własną listę uprawnień określającą, którzy pracownicy mają do niej dostęp. Konfiguracja w zakładce “Uprawnienia” formularza umowy.
Konfiguracja uprawnień: Administracja -> Uprawnienia
Słowniki
Moduł Umowy korzysta z następujących słowników:
| Słownik | Opis | Konfiguracja |
|---|---|---|
| Rodzaje dokumentów (umowy) | Typy umów | Administracja -> Słowniki |
| MPK | Miejsca powstawania kosztów | Administracja -> Słowniki |
| Rejony | Lista rejonów | Administracja -> Słowniki |
| Miasta | Lista miast | Administracja -> Słowniki |
| Okres wypowiedzenia | Okresy wypowiedzenia | Administracja -> Słowniki |
| Spółki | Lista spółek | Administracja -> Słowniki |
| Sprawy | Lista spraw do powiązania | Administracja -> Słowniki |
Skróty klawiszowe
| Skrót | Działanie |
|---|---|
| F5 | Odświeża listę |
| CTRL+F | Filtr pełnotekstowy |
| Podwójne kliknięcie | Otwiera umowę/aneks/rachunek do edycji |
Scenariusze użycia
Scenariusz 1: Rejestracja nowej umowy z kontrahentem
- Otwórz moduł Umowy
- Kliknij “Nowa”
- Wybierz Rodzaj dokumentu (np. “Umowa najmu”)
- Ustaw Datę zawarcia
- Ustaw Okres od i Okres do
- Wprowadź Wartość umowy
- Kliknij “Kontrahent” przy polu Podmiot i wybierz kontrahenta
- Wpisz Przedmiot umowy
- Opcjonalnie: ustaw MPK, Rejon, Miasto
- Przejdź na zakładkę “Uprawnienia” i zaznacz pracowników mających dostęp
- Kliknij “Zapisz”
Scenariusz 2: Dodanie aneksu do umowy
- Otwórz umowę do edycji (podwójne kliknięcie)
- Przejdź na zakładkę “Aneksy”
- Kliknij “Dodaj”
- Wprowadź Datę aneksu
- Zmień Okres do na nową datę
- Opcjonalnie: zmień Wartość
- Opisz zmiany w polu Przedmiot
- Kliknij “Zapisz”
Scenariusz 3: Przedłużenie umowy (kontynuacja)
- Otwórz umowę, która dobiega końca
- Kliknij przycisk “Kontynuacja”
- Umowa źródłowa zostanie oznaczona jako archiwalna
- W nowej umowie zmień Okres od/do na nowy okres
- Zaktualizuj Wartość jeśli się zmienia
- Kliknij “Zapisz”
Scenariusz 4: Monitorowanie kończących się umów
- Otwórz moduł Umowy
- Jeśli są umowy kończące się – pojawi się okno powiadomienia
- Kliknij “Filtruj” aby przejść do listy
- Lub na liście zaznacz “Kończące się umowy”
- Przejrzyj listę i podejmij działania (kontynuacja, aneks)
Scenariusz 5: Nadanie uprawnień nowym pracownikom
Dla pojedynczej umowy:
- Otwórz umowę do edycji
- Przejdź na zakładkę “Uprawnienia”
- Zaznacz nowych pracowników
- Kliknij “Zapisz”
Dla wielu umów:
- Na liście zaznacz umowy (CTRL+kliknięcie)
- Kliknij “Seryjne uprawnienia”
- Zaznacz pracowników
- Kliknij “Zapisz”
Scenariusz 6: Rozliczenie rachunku do umowy
- Otwórz umowę do edycji
- Przejdź na zakładkę “Rachunki”
- Kliknij “Dodaj”
- Wypełnij dane rachunku:
- Podmiot (kontrahent/pracownik)
- Kwoty należności
- Załączniki (protokół odbioru, oświadczenia)
- Wybierz kwartał rozliczenia
- Sprawdź wyliczenia
- Kliknij “Zatwierdź rachunek” aby zatwierdzić i wygenerować PDF
- Lub kliknij “Zapisz” aby zapisać roboczo
Scenariusz 7: Wyszukanie umów kontrahenta
- Otwórz moduł Umowy
- Kliknij “Filtr pełnotekstowy” lub CTRL+F
- Wpisz nazwę kontrahenta
- Lista przefiltruje się do umów tego kontrahenta
Najczęściej zadawane pytania (FAQ)
P: Dlaczego nie widzę niektórych umów?
O: Nie masz uprawnień do tych umów. Skontaktuj się z administratorem lub poproś o nadanie uprawnień.
P: Dlaczego nie mogę dodać aneksu?
O: Najpierw zapisz umowę. Zakładka “Aneksy” jest dostępna dopiero po zapisaniu umowy.
P: Jak przedłużyć umowę?
O: Użyj funkcji “Kontynuacja” w formularzu umowy. System utworzy nową umowę z przekopiowanymi danymi.
P: Czy mogę usunąć umowę z aneksami?
O: Tak, ale wraz z umową usunięte zostaną wszystkie powiązane aneksy i rachunki.
P: Jak dodać nowy rodzaj umowy?
O: Rodzaje umów dodaje się w: Administracja -> Słowniki -> Rodzaje dokumentów.
P: Dlaczego nie mogę edytować umowy?
O: Sprawdź czy posiadasz uprawnienie [Z] Umowy:Poprawianie. Skontaktuj się z administratorem.
P: Jak wygenerować wydruk umowy?
O: Na liście umów lub w formularzu umowy użyj menu “Drukuj” i wybierz odpowiedni wzór.
P: Co oznacza “Umowa powiązana”?
O: To odniesienie do poprzedniej wersji umowy (przed kontynuacją). Kliknięcie otwiera powiązaną umowę.
P: Jak zmienić numer umowy?
O: W trybie edycji umowy zmień wartość w polu “Numer”. System sprawdzi czy nowy numer nie jest zajęty.