Dodany przezKonieczność zorganizowania prawidłowego i przede wszystkim funkcjonalnego obiegu dokumentów wynika najczęściej z potrzeb praktycznych. Obieg dokumentów można porównać do krwioobiegu w organizmie. Jeżeli obieg ten jest zakłócony, cały organizm funkcjonuje nieprawidłowo. Podobnie jest z dokumentami. Prawidłowe, od strony logistycznej, zorganizowanie procedur związanych z obiegiem dokumentów warunkuje realizację celów, dla których dana jednostka została utworzona.
Organizacja procedur dokumentacyjnych (obiegu dokumentów) opiera się zazwyczaj na tzw. aktach wewnętrznych – swoistym wewnętrznym systemie prawnym, właściwym dla danej jednostki. Jest rzeczą oczywistą, że przyjęte rozwiązania wewnętrzne nie mogą być sprzeczne z bezwzględnie obowiązującymi przepisami prawa. Jednak z uwagi na fakt, że brak jest jednolitych regulacji normatywnych dotyczących procedur dokumentacyjnych, zasadniczo sposób ich ukształtowania dla potrzeb danej jednostki pozostawiony jest jej uznaniu i powinien być przede wszystkim dostosowany do indywidualnych potrzeb.
Najczęściej aktami wewnętrznymi, regulującymi problematykę obiegu dokumentów są różnego rodzaju instrukcje, regulaminy i zarządzenia wewnętrzne.
Punktem wyjścia do zorganizowania prawidłowego obiegu dokumentów jest przyjęcie pewnych założeń generalnych odnoszących się do procedury dokumentacyjnej.
Na etapie wstępnym można dokonać wyodrębnienia specjalnej jednostki, która będzie zajmowała się dokumentacją bądź też ustanowić osobę bezpośrednio odpowiedzialną za sprawy związane z obiegiem dokumentów i ich przechowywaniem.