Obieg pisma w firmie

Sekretariat ogólny lub kancelaria odpowiada za wykonywanie prac o charakterze pomocniczym i usługowym. Odpowiedzialne są one za odbiór korespondencji, umieszczenie pieczątki z datą wpływu i wypływu pism, otwieranie przesyłek, ich znakowanie i segregowanie na odpowiednie działy, jeśli zachodzi taka potrzeba.

Sekretariat lub kancelaria powinna być wyposażona w odpowiednie środki techniczne ułatwiające czynności związane z obiegiem pism ( przyjmowanie i wysyłanie pism, kontrola terminów, przechowywanie i segregowanie dokumentów).

Aby sprawnie przyjmować i wysyłać pisma można wykorzystać następujące urządzenia:

maszyny do otwierania kopert ( odcinające 1mm brzegu koperty, tak aby nie uszkodzić zawartości znajdującej się we wnętrzu);
prześwietlacze kopert;
datowniki: metalowe lub kauczukowe, datowniki te zawierają nazwę zakładu pracy, liczbę załączników, itd.;
maszyny kopertujące służące do zaklejania kopert, maszyny do frankowania.

Porządkowanie korespondencji

Terminarze

Notesy menadżerskie i kalendarze biurowe, wykorzystuje się do kontroli terminów. Do przechowywania akt stosuje się: skoroszyty, obwoluty, segregatory, teczki obiegowe.

Skoroszyty

Dzięki prostej budowie pozwalają na wpinanie poszczególnych pism w określonym porządku.

Obwoluty

Plastikowe lub papierowe okładki służące do przenoszenie pojedynczych lub niewielkiej ilości pism.

Segregatory

Dzięki nim możemy przechowywać większą ilość pism w określonym porządku, a dzięki występowaniu ich w różnych kolorach, łatwiej przyporządkować określony kolor danej sprawie. Jeśli dysponujemy segregatorami w jednym kolorze na grzbiecie umieszczamy odpowiednią informacje jakie dokumenty, pisma znajdują się w jego wnętrzu.

Teczki obiegowe – wykonane są z plastiku lub kolorowego papieru, służą do przechowywania różnych pism bez konieczności zachowania określonego porządku. Różne kolory pozwalają na przyporządkowanie danej teczki określonemu rodzajowi dokumentów, np.:

teczki białe – sprawy do załatwienia;
teczki czerwone – terminarze, w zależności od typu, tygodniowy, dekadowy, można stosować różne odcienie czerwieni;
teczki zielone – sprawy zakończone.
Do porządkowania korespondencji służą również klasery, mogące występować w postaci:

półki z przegródkami zawieszonej na ścianie;
szuflady z przegródkami zamieszczonej na stole;
teczki z przegródkami.