Dokumentacja / Mailling

Wprowadzenie

moduł maillng

Moduł Mailing składa się z dwóch powiązanych funkcjonalności:

  1. Mailing (wysyłka masowa) – tworzenie i wysyłanie wiadomości email do wielu kontrahentów jednocześnie
  2. Skrzynka odbiorcza – pobieranie i przeglądanie wiadomości email z kont pocztowych

Główne funkcjonalności:

  • Tworzenie mailingów z edytorem HTML
  • Definiowanie listy odbiorców z bazy kontrahentów
  • Dołączanie załączników do mailingów
  • Wysyłka mailingu do wielu odbiorców jednocześnie
  • Pobieranie wiadomości email z serwerów IMAP
  • Przeglądanie pobranych wiadomości z podglądem treści
  • Tworzenie korespondencji (otrzymanej/wysłanej) na podstawie emaili

Lista mailingów

lista mailingów

Po otwarciu modułu Mailing wyświetlana jest lista wszystkich utworzonych mailingów.

Kolumny na liście:

KolumnaOpis
TematTemat wiadomości mailing
Data utworzeniaData utworzenia mailingu
Data wysłaniaData ostatniej wysyłki mailingu
WysłanoInformacja czy mailing został już wysłany

Przyciski na pasku narzędzi:

PrzyciskDziałanie
NowaTworzy nowy mailing
EdycjaOtwiera wybrany mailing do edycji
UsuńUsuwa zaznaczony mailing
WyślijWysyła mailing do wszystkich przypisanych kontrahentów
Filtr pełnotekstowyWłącza/wyłącza wyszukiwanie pełnotekstowe

Filtrowanie listy

Filtr pełnotekstowy:

  • Kliknij przycisk “Filtr pełnotekstowy (CTRL+F)” lub użyj skrótu CTRL+F
  • Wpisz szukany tekst – lista zostanie przefiltrowana po wszystkich kolumnach

Tworzenie nowego mailingu

Krok 1: Otwarcie formularza

Kliknij przycisk “Nowa” na liście mailingów.

Krok 2: Wypełnienie danych

formularz mailingu

Formularz mailingu zawiera następujące sekcje:

Temat wiadomości

Pole tekstowe Temat – wpisz temat wiadomości email (pole wymagane).

Treść wiadomości (edytor HTML)

Edytor umożliwia tworzenie sformatowanej treści wiadomości:

  • Formatowanie tekstu (pogrubienie, kursywa, podkreślenie)
  • Listy numerowane i punktowane
  • Wstawianie obrazów
  • Linki
  • Tabele
  • Kolory tekstu i tła

Lista odbiorców (kontrahenci)

Sekcja do zarządzania listą odbiorców mailingu:

Dodawanie kontrahentów:

  1. Kliknij przycisk “Dodaj”
  2. Otworzy się lista kontrahentów
  3. Zaznacz jednego lub wielu kontrahentów
  4. Potwierdź wybór

Usuwanie kontrahentów:

  1. Zaznacz kontrahentów do usunięcia na liście odbiorców
  2. Kliknij przycisk “Usuń”

Uwaga: Kontrahenci muszą mieć uzupełniony adres email, aby otrzymać mailing.

Załączniki

Sekcja do zarządzania załącznikami:

Dodawanie załącznika:

  1. Kliknij przycisk “Dodaj”
  2. Wybierz plik z dysku
  3. Plik zostanie dodany do listy załączników

Usuwanie załącznika:

  1. Zaznacz załącznik na liście
  2. Kliknij przycisk “Usuń”

Krok 3: Zapisanie

Kliknij przycisk “Zapisz” aby zapisać mailing. System automatycznie zapisze datę utworzenia.

Edycja mailingu

Metoda 1: Przycisk Edycja

  1. Zaznacz mailing na liście
  2. Kliknij przycisk “Edycja”

Metoda 2: Podwójne kliknięcie

Kliknij dwukrotnie na wybranym mailingu.

Edycja danych

W trybie edycji możesz modyfikować:

  • Temat wiadomości
  • Treść HTML
  • Listę odbiorców (dodawać/usuwać kontrahentów)
  • Listę załączników (dodawać/usuwać pliki)

Wysyłanie mailingu

Jak wysłać mailing:

  1. Zaznacz mailing na liście
  2. Kliknij przycisk “Wyślij”
  3. Jeśli mailing był już wcześniej wysyłany, pojawi się pytanie o ponowną wysyłkę
  4. Potwierdź wysyłkę
  5. Otworzy się okno z podsumowaniem wysyłki

Informacje o wysyłce:

  • System wysyła wiadomość do wszystkich kontrahentów przypisanych do mailingu
  • Po wysłaniu aktualizowana jest data wysyłki i flaga “Wysłano”
  • Mailing można wysłać wielokrotnie (np. po dodaniu nowych odbiorców)

Skrzynka odbiorcza

skrzynka odbiorcza

Skrzynka odbiorcza służy do pobierania i przeglądania wiadomości email z kont pocztowych skonfigurowanych w systemie.

Kolumny na liście wiadomości:

KolumnaOpis
OkresMiesiąc/rok wiadomości (używany do grupowania)
SkrzynkaNazwa skrzynki pocztowej
FolderFolder na serwerze (np. INBOX)
DataData otrzymania wiadomości
Od nazwaNazwa nadawcy
Od emailAdres email nadawcy
DoAdres odbiorcy
DwAdresy w kopii (CC)
UDWAdresy w ukrytej kopii (BCC)
TematTemat wiadomości
Ilość załącznikówLiczba załączników w wiadomości

Przyciski na pasku narzędzi:

PrzyciskDziałanie
NowaTworzy korespondencję z wybranej wiadomości (rozwija menu)
PodglądOtwiera szczegółowy podgląd wiadomości
UsuńUsuwa wybraną wiadomość z systemu
Pobierz wiadomościPobiera nowe wiadomości ze wszystkich skrzynek
Filtr pełnotekstowyWłącza wyszukiwanie pełnotekstowe
Pokazuj filtrWłącza/wyłącza wiersz filtrowania kolumn
Pokazuj grupowanieWłącza/wyłącza panel grupowania

Pobieranie wiadomości

  1. Kliknij przycisk “Pobierz wiadomości”
  2. Otworzy się okno z postępem importu
  3. System pobierze wiadomości ze wszystkich skonfigurowanych skrzynek i folderów
  4. Pasek postępu pokazuje aktualny stan pobierania
  5. Po zakończeniu kliknij “OK”

Uwaga: Wiadomości są identyfikowane po MessageId – ta sama wiadomość nie zostanie pobrana dwukrotnie.

Podgląd treści wiadomości

Po prawej stronie okna znajduje się ukryty panel podglądu:

  • Najedź myszką na prawą krawędź okna
  • Panel automatycznie się wysunie
  • Wyświetla treść aktualnie zaznaczonej wiadomości (HTML lub tekst)

Filtrowanie po okresie

Na dole okna znajduje się kontrolka wyboru zakresu dat. Lista wyświetla tylko wiadomości z wybranego okresu.

Podgląd wiadomości email

podgląd wiadomości email

Szczegółowy podgląd wiadomości otwierany przyciskiem “Podgląd” lub podwójnym kliknięciem.

Wyświetlane informacje:

PoleOpis
DataData otrzymania wiadomości
SkrzynkaNazwa skrzynki pocztowej
FolderFolder na serwerze email
Od nazwaNazwa nadawcy
Od emailAdres email nadawcy
DoAdresy odbiorców
DwAdresy w kopii
UdwAdresy w ukrytej kopii
TematTemat wiadomości
TreśćPełna treść wiadomości (HTML lub tekst)
ZałącznikiLista załączników z możliwością pobrania

Pobieranie załączników

  1. Na liście załączników kliknij dwukrotnie na wybrany plik
  2. Załącznik zostanie zapisany w folderze tymczasowym i automatycznie otwarty

Tworzenie korespondencji z emaila

tworzenie korespondencji z maila

System umożliwia automatyczne tworzenie wpisów korespondencji na podstawie wiadomości email.

Jak utworzyć korespondencję:

  1. Zaznacz wiadomość email na liście
  2. Kliknij przycisk “Nowa” (rozwinie się menu)
  3. Wybierz typ korespondencji:
  • Korespondencja otrzymana – dla wiadomości przychodzących
  • Korespondencja wysłana – dla wiadomości wychodzących
  1. Otworzy się formularz korespondencji z automatycznie wypełnionymi danymi z emaila

Automatycznie przenoszone dane:

  • Temat wiadomości
  • Treść wiadomości
  • Załączniki
  • Data wiadomości

Uprawnienia

uprawnienia mailling

Dostęp do funkcji modułu Mailing jest kontrolowany przez system uprawnień:

Mailing (wysyłka masowa):

UprawnienieOpis
[Z] Mailing:DodawaniePozwala na tworzenie nowych mailingów
[Z] Mailing:KasowaniePozwala na usuwanie mailingów
[Z] Mailing:PoprawianiePozwala na edycję istniejących mailingów

Skrzynka odbiorcza:

UprawnienieOpis
[Z] Skrzynka odbiorcza:KasowaniePozwala na usuwanie wiadomości email

Konfiguracja uprawnień: Administracja -> Uprawnienia

Skróty klawiszowe

Lista mailingów:

SkrótDziałanie
F5Odświeżenie listy
CTRL+FFiltr pełnotekstowy
Podwójne kliknięcieEdycja mailingu

Skrzynka odbiorcza:

SkrótDziałanie
CTRL+FFiltr pełnotekstowy
Podwójne kliknięciePodgląd wiadomości

Scenariusze użycia

Scenariusz 1: Wysłanie informacji do wszystkich kontrahentów

Sytuacja: Firma chce poinformować wszystkich kontrahentów o zmianie danych kontaktowych.

  1. Otwórz moduł Mailing
  2. Kliknij “Nowa”
  3. Wpisz temat: “Zmiana danych kontaktowych”
  4. W edytorze HTML napisz treść informacji
  5. Kliknij “Dodaj” przy liście kontrahentów
  6. Zaznacz wszystkich kontrahentów, którzy mają otrzymać wiadomość
  7. Kliknij “Zapisz”
  8. Na liście mailingów zaznacz utworzony mailing
  9. Kliknij “Wyślij”
  10. Potwierdź wysyłkę

Scenariusz 2: Mailing z załącznikiem (np. cennik)

Sytuacja: Wysyłka nowego cennika do wybranych klientów.

  1. Otwórz moduł Mailing
  2. Kliknij “Nowa”
  3. Wpisz temat: “Nowy cennik 2024”
  4. W treści napisz informację o załączonym cenniku
  5. Kliknij “Dodaj” przy załącznikach
  6. Wybierz plik cennika z dysku
  7. Dodaj kontrahentów do listy odbiorców
  8. Kliknij “Zapisz”
  9. Wyślij mailing

Scenariusz 3: Pobieranie i przeglądanie emaili

Sytuacja: Pracownik chce sprawdzić nowe wiadomości email.

  1. Otwórz Skrzynkę odbiorczą
  2. Kliknij “Pobierz wiadomości”
  3. Poczekaj na zakończenie importu
  4. Przejrzyj listę nowych wiadomości
  5. Kliknij dwukrotnie na wiadomość, aby zobaczyć szczegóły
  6. Najedź na prawą krawędź okna, aby zobaczyć podgląd treści

Scenariusz 4: Rejestracja emaila jako korespondencji otrzymanej

Sytuacja: Otrzymano ważny email, który należy zarejestrować w systemie.

  1. Otwórz Skrzynkę odbiorczą
  2. Znajdź wiadomość na liście
  3. Zaznacz ją
  4. Kliknij “Nowa” -> “Korespondencja otrzymana”
  5. Otworzy się formularz korespondencji z danymi z emaila
  6. Uzupełnij dodatkowe dane (kontrahent, sprawa, itp.)
  7. Zapisz korespondencję

Scenariusz 5: Ponowna wysyłka mailingu do nowych kontrahentów

Sytuacja: Do istniejącego mailingu trzeba dodać nowych odbiorców i wysłać ponownie.

  1. Otwórz moduł Mailing
  2. Znajdź mailing na liście
  3. Kliknij “Edycja”
  4. Kliknij “Dodaj” przy liście kontrahentów
  5. Zaznacz nowych kontrahentów
  6. Kliknij “Zapisz”
  7. Zaznacz mailing na liście
  8. Kliknij “Wyślij”
  9. Potwierdź ponowną wysyłkę

Scenariusz 6: Wyszukanie emaila od konkretnego nadawcy

Sytuacja: Trzeba znaleźć wiadomości od określonego kontrahenta.

  1. Otwórz Skrzynkę odbiorczą
  2. Kliknij “Filtr pełnotekstowy” lub naciśnij CTRL+F
  3. Wpisz nazwę lub email nadawcy
  4. Lista przefiltruje się do pasujących wiadomości

Konfiguracja skrzynek pocztowych

konfiguracja skrzynek pocztowych

Aby móc pobierać wiadomości email, należy najpierw skonfigurować skrzynki pocztowe.

Konfiguracja: Administracja -> Opcje -> Parametry programu

Wymagane dane konfiguracyjne:

  • Nazwa skrzynki
  • Serwer poczty przychodzącej (IMAP)
  • Port serwera
  • Użycie SSL
  • Login
  • Hasło

Najczęściej zadawane pytania (FAQ)

P: Dlaczego nie mogę utworzyć nowego mailingu?
O: Sprawdź czy posiadasz uprawnienie [Z] Mailing:Dodawanie. Skontaktuj się z administratorem systemu.

P: Dlaczego mailing nie dotarł do niektórych kontrahentów?
O: Sprawdź czy kontrahenci mają uzupełniony adres email. Wiadomości wysyłane są tylko do kontrahentów z prawidłowym adresem email.

P: Czy mogę wysłać ten sam mailing ponownie?
O: Tak. System zapyta o potwierdzenie ponownej wysyłki. Jest to przydatne np. po dodaniu nowych odbiorców.

P: Dlaczego nie widzę nowych wiadomości email?
O: Kliknij przycisk “Pobierz wiadomości” aby pobrać nowe wiadomości z serwera. Sprawdź też zakres dat na dole okna.

P: Jak skonfigurować skrzynkę pocztową?
O: Skrzynki pocztowe konfiguruje się w: Administracja -> Słowniki -> Skrzynka mailowa. Wymagane są dane serwera IMAP.

P: Czy załączniki z emaili są zapisywane?
O: Tak. Załączniki są zapisywane w bazie danych i można je pobrać z podglądu wiadomości (podwójne kliknięcie na załączniku).

P: Jak utworzyć korespondencję z emaila?
O: Zaznacz wiadomość, kliknij “Nowa” i wybierz typ korespondencji (otrzymana lub wysłana). Dane z emaila zostaną automatycznie przeniesione.

0.00 avg. rating (0% score) - 0 votes