Dokumentacja użytkownika Dziennik korespondencji

Wprowadzenie

Dziennik Korespondencji to podstawowe narzędzie każdej organizacji, które służy do systematycznej rejestracji wszystkich dokumentów przychodzących i wychodzących. W praktyce oznacza to, że każdy list, email, faktura czy pismo urzędowe otrzymuje swój unikalny numer i zostaje odnotowane z datą wpływu, nadawcą oraz osobą odpowiedzialną.

Moduł dzieli się na dwa główne rejestry:

– Korespondencja otrzymana – dokumenty przychodzące do organizacji

– Korespondencja wysłana – dokumenty wychodzące z organizacji

Lista Korespondencji

Opis okna

Lista korespondencji przedstawia wszystkie zarejestrowane dokumenty w formie tabeli z możliwością filtrowania, sortowania i grupowania. Okno listy jest głównym punktem dostępu do modułu Dziennika Korespondencji.

Funkcje dostępne na liście

Filtrowanie danych

– Filtrowanie po okresie – na górze okna znajduje się kontrolka wyboru zakresu dat “Od-Do”, która pozwala ograniczyć wyświetlane dokumenty do wybranego okresu

– Filtr wiersza– po włączeniu opcji “Filtr” pojawia się dodatkowy wiersz nad danymi, w którym można wpisać kryteria filtrowania dla poszczególnych kolumn

– Wyszukiwanie pełnotekstowe – przycisk “Filtr pełnotekstowy” lub skrót Ctrl+F otwiera panel wyszukiwania, który przeszukuje całą zawartość listy

Grupowanie

Po włączeniu opcji “Grupowanie” można przeciągać nagłówki kolumn do specjalnego panelu, aby pogrupować dane według wybranych kryteriów (np. według statusu, kontrahenta, daty).

Operacje na dokumentach

Przycisk	Funkcja	Opis
Nowa	Dodanie nowego dokumentu	Otwiera formularz rejestracji nowej korespondencji
Edycja	Edycja dokumentu	Otwiera wybrany dokument do edycji (również dwuklik na wierszu)
Usuń	Usunięcie dokumentu	Trwale usuwa wybrany dokument z bazy (wymaga potwierdzenia)
Anuluj	Anulowanie dokumentu	Zmienia status dokumentu na “Anulowana”

Zmiana statusów

Klikając prawym przyciskiem myszy na wybranym dokumencie (lub zaznaczonych dokumentach), można zmienić ich status:

Dla korespondencji otrzymanej:

– Wprowadzona

– Zatwierdzona

– Statusy dodatkowe (definiowane w słownikach)

Dla korespondencji wysłanej:

– Wprowadzona

– Wysłana

– Statusy dodatkowe (definiowane w słownikach)

Oznaczanie przeczytania

Z menu kontekstowego (prawy przycisk myszy) dostępne są opcje:

– Przeczytane – oznacza wybrane dokumenty jako przeczytane

– Nieprzeczytane – oznacza wybrane dokumenty jako nieprzeczytane

Wydruki

System zawsze drukuje wpisu które widoczne są na liście. Jeżeli chcemy zawęzić wydruk używamy najpierw filtrów a następnie uruchamiamy wydruk.

Dziennik Korespondencji

Przycisk “Dziennik korespondencji” generuje raport zawierający listę wszystkich wyświetlanych dokumentów w formie oficjalnego dziennika.

Dziennik Numerowany

Przycisk “Dziennik numerowany” generuje raport z dodatkowymi numerami porządkowymi.

Książka Nadawcza

Przycisk “Książka nadawcza” (tylko dla korespondencji wysłanej) generuje raport w formacie książki nadawczej, używany do potwierdzania wysyłki przesyłek.

Wydruk Kopert

Dla korespondencji wysłanej dostępny jest wydruk kopert w różnych formatach:

– DL, C3, C4, C5, C6, C65

– B4, B5, B6

– Formaty A4 z naklejkami na różne rozmiary kopert

Import korespondencji

Import z poczty email

Przycisk “Import z email” automatycznie pobiera wiadomości email z skonfigurowanej skrzynki pocztowej i tworzy na ich podstawie nowe wpisy w dzienniku korespondencji otrzymanej.

Wymagana jest wcześniejsza konfiguracja serwera poczty w ustawieniach programu.

Import z folderu

Przycisk “Import z folderu” pozwala zaimportować dokumenty PDF z wybranego folderu na dysku. Każdy plik PDF zostanie zarejestrowany jako osobny dokument korespondencji.

Wysyłanie e-mailem

Z menu kontekstowego dostępna jest opcja “Wyślij potwierdzenie”, która wysyła e-mail z informacją o zarejestrowanej korespondencji do przypisanych odbiorców. System ma możliwość wysyłania zarejestrowanej korespondencji do wskazanych pracowników.

Archiwizacja

Przycisk “Archiwizuj zaznaczone” pozwala przenieść wybrane dokumenty do modułu Archiwum (segregatory/teczki). Funkcja dostępna przy aktywnej licencji na moduł Archiwum.

WorkFlow

Przycisk “Dodaj do WorkFlow” tworzy nowy dokument w module WorkFlow na podstawie wybranej korespondencji. Funkcja dostępna przy aktywnej licencji na moduł WorkFlow.

Podgląd PDF

W dolnej części okna lub w panelu bocznym wyświetlany jest podgląd załącznika PDF aktualnie wybranego dokumentu korespondencji.

Powiadomienia

Gdy okno główne programu jest zminimalizowane, system automatycznie sprawdza czy pojawiła się nowa korespondencja i wyświetla powiadomienie.

Skróty klawiszowe

Skrót	Funkcja
F5	Odświeżenie danych na liście
Ctrl+F	Otwarcie panelu wyszukiwania pełnotekstowego

Formularz Korespondencji

Opis okna

Formularz służy do rejestracji nowej korespondencji lub edycji istniejącego dokumentu. Zawiera wszystkie pola niezbędne do pełnej rejestracji dokumentu wraz z załącznikami.

Pola formularza

Sekcja podstawowa

Pole	Opis
Numer	Automatycznie nadawany numer kolejny. Dla nowych dokumentów wyświetla “(autonumeracja)”. Osoby z uprawnieniami sekretariatu mogą ręcznie zmienić numer.
Status	Aktualny status dokumentu (Wprowadzona/Zatwierdzona/Wysłana/Anulowana lub status dodatkowy)
Nr dokumentu	Numer oryginalny dokumentu (np. numer faktury, sygnatura pisma)
Temat	Krótki opis tematu dokumentu
Rodzaj dokumentu	Wybór ze słownika rodzajów dokumentów (np. Faktura, Pismo, Umowa)
Sprawa	Przypisanie do sprawy ze słownika
Spółka	Wybór spółki (dla organizacji wielofirmowych)

Daty

Pole	Opis
Data wprowadzenia	Data zarejestrowania dokumentu w systemie
Data dokumentu	Data wystawienia/sporządzenia dokumentu
Data przesyłki	Data wysłania/otrzymania przesyłki
Sygnatura czasu	Termin na odpowiedź (tylko dla korespondencji otrzymanej)

Kontrahent

Pole Kontrahent zawiera wybór nadawcy (dla korespondencji otrzymanej) lub odbiorcy (dla korespondencji wysłanej) z bazy kontrahentów.

Dostępne przyciski:

– Dodaj – otwiera listę kontrahentów do wyboru

– Edycja – otwiera kartotekę wybranego kontrahenta do edycji

Przekazano do

Pole Przekazano do wskazuje dział lub osobę, do której dokument został przekazany.

Przycisk “…” otwiera okno wyboru działu lub osoby. Można przekazać dokument do wielu odbiorców jednocześnie.

Dane nadawcze

Sekcja widoczna dla użytkowników z odpowiednimi uprawnieniami:

Pole	Opis
Wartość	Zadeklarowana wartość przesyłki
Waga	Waga przesyłki
Kwota pobrania	Kwota pobrania przy doręczeniu
Opłata	Opłata za przesyłkę
Nr nadawczy	Numer nadania przesyłki (kod śledzenia)
Rodzaj przesyłki	Typ przesyłki (list, paczka, polecony itp.)

Dane finansowe

Sekcja widoczna dla użytkowników z odpowiednimi uprawnieniami:

Pole	Opis
Wartość netto	Wartość netto dokumentu
Wartość brutto	Wartość brutto dokumentu
VAT	Kwota podatku VAT
Termin płatności	Termin zapłaty

Uwagi

Pole tekstowe do wprowadzenia dodatkowych informacji o dokumencie.

Załączniki

Sekcja załączników pozwala na dołączenie plików do dokumentu korespondencji.

Dodawanie załączników

Dostępne metody:

1. Przycisk “Dodaj” – otwiera okno wyboru pliku z dysku (plik zapisywany w bazie SQL)

2. Przycisk “Dodaj link” – dodaje załącznik jako link do pliku na dysku sieciowym

3. Skanowanie – uruchamia skaner TWAIN do skanowania dokumentów

4. Przeciągnij i upuść – pliki można przeciągnąć bezpośrednio na listę załączników

Operacje na załącznikach

– Uruchom – otwiera załącznik w domyślnej aplikacji

– Usuń – usuwa załącznik z dokumentu (wymaga potwierdzenia)

Podgląd PDF

W prawej części okna wyświetlany jest podgląd pierwszego załącznika PDF dołączonego do dokumentu.

Notatki

Zakładka Notatki pozwala na dodawanie komentarzy i uwag do dokumentu. Każda notatka jest oznaczona datą i autorem.

Powiązania

Dokument korespondencji można powiązać z:

– Inną korespondencją (otrzymaną lub wysłaną) – np. odpowiedź na pismo

– Wiadomością email – gdy korespondencja powstała z importu email

– Dokumentem WorkFlow – gdy dokument jest częścią procesu

– e-Doręczenia – dla dokumentów z systemu e-Doręczeń

Przyciski w sekcji powiązań:

– Wybierz – otwiera listę dokumentów do powiązania

– Pokaż – otwiera powiązany dokument

– Usuń – usuwa powiązanie

Historia zmian

Zakładka Zmiany prezentuje historię wszystkich modyfikacji dokumentu – kto i kiedy dokonał zmiany oraz jaki był charakter zmiany.

WorkFlow

Zakładka WorkFlow (widoczna dla dokumentów z aktywnym przepływem pracy) prezentuje:

– Diagram procesu z zaznaczonym aktualnym etapem

– Dostępne akcje do wykonania

Przyciski akcji WorkFlow zastępują standardowy przycisk “Zapisz” – każda akcja automatycznie zmienia status i przekazuje dokument zgodnie z definicją procesu.

Zapisywanie dokumentu

Przycisk	Funkcja
Zapisz i zamknij	Zapisuje dokument i zamyka formularz
Zapisz	Zapisuje dokument bez zamykania formularza
Anuluj	Zamyka formularz bez zapisywania zmian

Wysyłka e-mail

Opcja “Wyślij e-mail” (jeśli włączona) automatycznie wysyła powiadomienie e-mail o dokumencie przy zapisywaniu. Administracja – Opcje – Parametry programu Należy uzupełnić parametry konta pocztowego z którego będą wysyłane powiadomienia.

Wydruki z formularza

Metryka dokumentu

Przycisk “Metryka dokumentu” generuje wydruk karty dokumentu zawierającej wszystkie dane wraz z załącznikiem PDF (dla korespondencji otrzymanej).

Wysłanie email do kontrahenta

Przycisk “Wyślij email do kontrahenta” (dla korespondencji wysłanej) wysyła dokument bezpośrednio na adres email kontrahenta.

Uprawnienia

Dostęp do funkcji modułu Korespondencji jest kontrolowany przez system uprawnień podczas edycji pracownika (Administracja – Pracownicy):

Uprawnienie	Opis
[Z] Korespondencja:Dodawanie	Możliwość tworzenia nowych dokumentów
[Z] Korespondencja:Kasowanie	Możliwość usuwania dokumentów
[Z] Korespondencja:Poprawianie	Możliwość edycji istniejących dokumentów
[Z] Korespondencja:Anulowanie	Możliwość anulowania dokumentów
Import korespondencji z maila	Dostęp do funkcji importu z email
Import korespondencji z folderu	Dostęp do funkcji importu z folderu
[Z] Widzi dane nadawcze	Widoczność sekcji danych nadawczych
[Z] Widzi dane finansowe	Widoczność sekcji danych finansowych
[Z] Wysyłanie mailem do kontrahenta	Możliwość wysyłania dokumentów do kontrahenta

Uprawnienia sekretariatu

Użytkownicy z uprawnieniem “Obsługuje sekretariat” mają rozszerzone możliwości:

– Edycja dokumentów ze statusem “Zatwierdzona” lub “Wysłana”

– Zmiana numeracji dokumentów

– Dostęp do wszystkich funkcji statusów