E-Doręczenia – Dokumentacja użytkownika

Wprowadzenie

Moduł E-Doręczenia w systemie Sekretariat umożliwia obsługę elektronicznych doręczeń zgodnie z polskim systemem e-Doręczeń (Krajowy System Doręczeń Elektronicznych). Moduł pozwala na:

• Odbieranie wiadomości z e-Doręczeń
• Wysyłanie nowych wiadomości
• Odpowiadanie na otrzymane wiadomości
• Zarządzanie załącznikami
• Powiązanie wiadomości z korespondencją w systemie
• Pobieranie dowodów technicznych (ZIP) i archiwów

---

Główne funkcjonalności

1. Skrzynka odbiorcza

Formularz Skrzynka odbiorcza stanowi centralny punkt zarządzania wiadomościami e-Doręczeń.

Opis interfejsu

Element	Opis
Lista wiadomości	Tabela zawierająca wszystkie wiadomości z możliwością filtrowania i grupowania
Podgląd PDF	Panel boczny z podglądem pierwszego załącznika PDF
Okres	Kontrolka wyboru zakresu dat dla wczytywanych wiadomości

Kolumny w liście wiadomości

• Skrzynka – adres skrzynki e-Doręczeń
• Folder – folder w skrzynce (np. Odebrane, Wysłane)
• Temat – temat wiadomości
• Wiadomość – treść wiadomości
• Nadawca nazwa – nazwa nadawcy
• Nadawca skrzynka – adres e-Doręczeń nadawcy
• Data utworzenia – data utworzenia wiadomości
• Data otrzymania – data otrzymania wiadomości
• Data wysłania – data wysłania wiadomości
• Numer sprawy – powiązany numer sprawy
• Status – status doręczenia (np. “Doręczona”)
• Odczytano – czy wiadomość została przeczytana
• MessageId – unikalny identyfikator wiadomości

Dostępne akcje

Przycisk	Opis
Nowa	Menu rozwijane z opcjami tworzenia
Podgląd	Otwiera szczegóły wybranej wiadomości
Usuń	Usuwa wybraną wiadomość (wymaga uprawnień)
Pobierz wiadomości	Pobiera nowe wiadomości ze skrzynek e-Doręczeń
Pokazuj filtr	Włącza/wyłącza wiersz filtrowania
Pokazuj grupowanie	Włącza/wyłącza panel grupowania
Filtr pełnotekstowy (CTRL+F)	Wyszukiwanie pełnotekstowe

Menu kontekstowe (prawy przycisk myszy)

• Organizator listy – konfiguracja widoku kolumn
• Oznacz jako – zmiana statusu przeczytania
• Przeczytane
• Nieprzeczytane

Menu “Nowa”

• Korespondencja otrzymana – tworzy nową korespondencję otrzymaną na podstawie wiadomości
• Korespondencja wysłana – tworzy nową korespondencję wysłaną na podstawie wiadomości
• Nowa wiadomość – otwiera formularz nowej wiadomości e-Doręczenia
• Odpowiedz – odpowiada na wybraną wiadomość (widoczne tylko dla wiadomości otrzymanych)

---

2. Podgląd wiadomości

Formularz szczegółowego podglądu pojedynczej wiadomości.

Zakładki

Zakładka “Ogólne”

• Nadawca – nazwa nadawcy wiadomości
• Odbiorca – lista odbiorców (rozwijana)
• Numer sprawy – powiązany numer sprawy
• Data utworzenia – data utworzenia wiadomości
• Data otrzymania – data odebrania wiadomości
• Data wysłania – data wysłania wiadomości
• Temat – temat wiadomości
• Status – status doręczenia (checkbox wizualny)
• Wiadomość – pełna treść wiadomości (RichEdit)

Zakładka “Załączniki”

• Lista wszystkich załączników do wiadomości
• Podgląd PDF dla wybranego załącznika

Zakładka “Ewidencja (dowody)”

• Lista dowodów technicznych doręczenia
• Kolumny: Data utworzenia, Data dowodu, Typ, Info, Od, Do

Dostępne akcje

Przycisk	Opis
Zamknij	Zamyka formularz
Aktualizuj dokument	Pobiera aktualne dane wiadomości ze skrzynki e-Doręczeń
Pobierz dowody techniczne (ZIP)	Pobiera plik ZIP z dowodami technicznymi
Pobierz archiwum (ZIP)	Pobiera pełne archiwum wiadomości w formacie ZIP

---

3. Nowa wiadomość / Odpowiedź

Formularz do tworzenia nowej wiadomości lub odpowiedzi na istniejącą wiadomość.

Pola formularza

Pole	Opis
Skrzynka	Wybór skrzynki nadawcy (LookUp)
Nadawca	Automatycznie wypełniane na podstawie wybranej skrzynki
Odbiorcy	Lista odbiorców (TokenEdit)
Numer sprawy	Opcjonalny numer powiązanej sprawy
Temat	Temat wiadomości (wymagane)
Treść	Treść wiadomości (RichEdit, wymagane)
Załączniki	Panel z listą załączników

Tryb nowej wiadomości

1. Wybierz skrzynkę nadawcy z listy aktywnych skrzynek
2. Kliknij “Znajdź” aby wyszukać odbiorcę
3. Wprowadź temat i treść wiadomości
4. Dodaj załączniki (opcjonalnie)
5. Kliknij “Wyślij”

Tryb odpowiedzi

W trybie odpowiedzi:

• Nadawca jest ustawiany automatycznie na odbiorcę oryginalnej wiadomości
• Odbiorca jest ustawiany na nadawcę oryginalnej wiadomości
• Temat otrzymuje prefiks “RE:”
• Treść zawiera cytat oryginalnej wiadomości
• Pola nadawcy i odbiorcy są tylko do odczytu

Walidacja

Przed wysłaniem wiadomości system sprawdza:

• Temat wiadomości jest wymagany
• Treść wiadomości jest wymagana
• Wybrany co najmniej jeden odbiorca
• Wybrany nadawca
• Załączniki nie przekraczają 15 MB każdy

Dostępne akcje

Przycisk	Opis
Wyślij	Wysyła wiadomość
Anuluj	Zamyka formularz bez wysyłania
Znajdź	Otwiera wyszukiwarkę odbiorców

---

4. Wyszukiwarka odbiorców

Formularz do wyszukiwania adresatów w Bazie Adresów Elektronicznych (BAE).

Metody wyszukiwania

1. Wyszukiwanie po NIP/REGON/Adresie ADE

• Wpisz NIP, REGON lub adres e-Doręczeń w polu tekstowym
• Kliknij “Znajdź”

2. Wyszukiwanie po imieniu i nazwisku

• Wybierz kategorię z listy (np. Adwokat, Radca prawny)
• Wpisz imię i nazwisko
• Kliknij “Znajdź”

Dostępne kategorie zawodów

• Osoba fizyczna
• Adwokat
• Radca prawny
• Doradca podatkowy
• Doradca restrukturyzacyjny
• Rzecznik patentowy
• Notariusz
• Radca GCRP
• Komornik sądowy

Wyniki wyszukiwania

Wyniki są prezentowane w formie hierarchicznej:

• Główny poziom: Adres ADE i Status
• Nazwa: Imię, Nazwisko, Zawód, Rodzaj, Nazwa podmiotu
• Numery identyfikacyjne: NIP, REGON, KRS
• Adresy: Pełne dane adresowe

Dostępne akcje

Przycisk	Opis
Wybierz	Wybiera zaznaczonego odbiorcę i zamyka formularz
Anuluj	Zamyka formularz bez wyboru

Podwójne kliknięcie na wierszu również wybiera odbiorcę.

---

Konfiguracja skrzynek e-Doręczeń

Administracja

Konfiguracja skrzynek odbywa się w module Administracja >Opcje> Parametry.

Parametry skrzynki

Parametr	Opis
Nazwa skrzynki	Przyjazna nazwa skrzynki
Nazwa systemu	Identyfikator systemu w API
Adres ADE	Adres e-Doręczeń (np. AE:PL-XXXXX-XXXXX-XXXXX-XX)
Klucz prywatny	Klucz prywatny do autoryzacji (PEM)
Auth URI	Adres serwera autoryzacji
Audience	Parametr audience dla tokenu
API Base URL	Adres bazowy API e-Doręczeń
Search API	Adres API wyszukiwania (BAE)
Foldery	Foldery do synchronizacji
Folder przesuń	Folder docelowy po pobraniu wiadomości
Aktywna	Czy skrzynka jest aktywna
Pobieraj dowody ZIP	Automatyczne pobieranie dowodów
Pobieraj archiwum ZIP	Automatyczne pobieranie archiwum

Funkcje konfiguracyjne

Przycisk	Opis
Generuj CSR	Generuje żądanie certyfikatu
Sprawdź połączenie	Testuje połączenie ze skrzynką
Zapisz	Zapisuje konfigurację
Anuluj	Anuluje zmiany

---

Scenariusze użycia

Scenariusz 1: Pobieranie nowych wiadomości

1. Otwórz Skrzynkę odbiorczą e-Doręczeń
2. Kliknij przycisk Pobierz wiadomości
3. System wyświetli okno postępu z informacjami:

• Nazwa skrzynki i folder
• Liczba importowanych wiadomości
• Procent ukończenia

1. Po zakończeniu kliknij OK
2. Lista wiadomości zostanie automatycznie odświeżona

Scenariusz 2: Przeglądanie wiadomości

1. Otwórz Skrzynkę odbiorczą e-Doręczeń
2. Znajdź wiadomość na liście (użyj filtrów jeśli potrzeba)
3. Kliknij dwukrotnie lub użyj przycisku Podgląd
4. W formularzu szczegółów:

• Przejrzyj dane na zakładce “Ogólne”
• Sprawdź załączniki na zakładce “Załączniki”
• Sprawdź dowody doręczenia na zakładce “Ewidencja”

1. Zamknij formularz przyciskiem Zamknij

Scenariusz 3: Odpowiadanie na wiadomość

1. Otwórz Skrzynkę odbiorczą e-Doręczeń
2. Zaznacz wiadomość otrzymaną na liście
3. Z menu Nowa wybierz Odpowiedz (lub kliknij dwukrotnie i użyj menu)
4. W formularzu odpowiedzi:

• Nadawca i odbiorca są ustawieni automatycznie
• Temat zawiera prefiks “RE:”
• Treść zawiera cytat oryginalnej wiadomości

1. Zmodyfikuj treść odpowiedzi
2. Dodaj załączniki jeśli potrzeba (max 15 MB każdy)
3. Kliknij Wyślij

Scenariusz 4: Wysyłanie nowej wiadomości

1. Otwórz Skrzynkę odbiorczą e-Doręczeń
2. Z menu Nowa wybierz Nowa wiadomość
3. Wybierz skrzynkę nadawcy z listy
4. Kliknij Znajdź aby wyszukać odbiorcę:

• Wpisz NIP, REGON lub adres ADE
• LUB wybierz kategorię i wpisz imię/nazwisko
• Kliknij Znajdź
• Zaznacz odbiorcę i kliknij Wybierz

1. Wprowadź temat wiadomości
2. Wprowadź treść wiadomości
3. Dodaj załączniki (opcjonalnie)
4. Kliknij Wyślij

Scenariusz 5: Powiązanie z korespondencją

1. Otwórz Skrzynkę odbiorczą e-Doręczeń
2. Zaznacz wiadomość na liście
3. Z menu Nowa wybierz:

• Korespondencja otrzymana – dla wiadomości przychodzących
• Korespondencja wysłana – dla wiadomości wychodzących

1. System otworzy formularz korespondencji z danymi z wiadomości
2. Uzupełnij wymagane pola
3. Zapisz korespondencję

Scenariusz 6: Aktualizacja statusu doręczenia

1. Otwórz szczegóły wiadomości (podgląd)
2. Kliknij Aktualizuj dokument
3. System pobierze aktualne dane ze skrzynki:

• Zaktualizuje daty (otrzymania, wysłania)
• Zaktualizuje status doręczenia
• Pobierze nowe dowody (ewidencje)

1. Sprawdź zakładkę “Ewidencja” dla dowodów doręczenia

Scenariusz 7: Pobieranie dowodów technicznych

1. Otwórz szczegóły wiadomości (podgląd)
2. Kliknij Pobierz dowody techniczne (ZIP)
3. System pobierze plik ZIP z dowodami
4. Plik zostanie dodany jako załącznik do wiadomości

Scenariusz 8: Oznaczanie wiadomości jako przeczytane/nieprzeczytane

1. Otwórz Skrzynkę odbiorczą e-Doręczeń
2. Zaznacz jedną lub więcej wiadomości (CTRL+klik dla wielokrotnego wyboru)
3. Kliknij prawym przyciskiem myszy
4. Wybierz Oznacz jako > Przeczytane lub Nieprzeczytane

---

Uprawnienia

Wymagane uprawnienia

Uprawnienie	Opis
[Z] Skrzynka e-doreczenia:Kasowanie	Prawo do usuwania wiadomości
Licencja Sekretariat	Dostęp do funkcji powiązania z korespondencją

---

Uwagi techniczne

Formaty załączników

System obsługuje następujące formaty załączników:

• Dokumenty: PDF, RTF, DOC, DOCX, XLS, XLSX, PPT, PPTX, ODT, ODS, ODP
• Obrazy: JPG, JPEG, PNG, TIF, TIFF, SVG
• Multimedia: WAV, MP3, AVI, MP4, OGG
• Archiwa: ZIP, 7Z, TAR, GZ

Ograniczenia

• Maksymalny rozmiar pojedynczego załącznika: 15 MB
• Nazwy plików są automatycznie oczyszczane z niedozwolonych znaków
• Maksymalna długość nazwy pliku: 128 znaków

Synchronizacja czasu

Wszystkie daty są przechowywane w formacie UTC i automatycznie konwertowane do czasu lokalnego przy wyświetlaniu.

---

Rozwiązywanie problemów

Błąd “Skrzynka nie jest aktywna”

Przyczyna: Skrzynka e-Doręczeń jest wyłączona w konfiguracji.

Rozwiązanie:

1. Przejdź do Administracja > Parametry
2. Znajdź skrzynkę e-Doręczeń
3. Zaznacz opcję “Aktywna”
4. Kliknij “Sprawdź połączenie” aby zweryfikować
5. Zapisz zmiany

Błąd “Brak aktywnych skrzynek do wysyłki”

Przyczyna: Żadna skrzynka nie jest aktywna lub brak skonfigurowanych skrzynek.

Rozwiązanie:

1. Skonfiguruj co najmniej jedną skrzynkę e-Doręczeń
2. Upewnij się, że skrzynka jest aktywna
3. Sprawdź poprawność połączenia

Błąd “Załącznik jest za duży”

Przyczyna: Załącznik przekracza limit 15 MB.

Rozwiązanie:

1. Zmniejsz rozmiar pliku
2. Skompresuj plik
3. Podziel na mniejsze części

Błąd podczas pobierania wiadomości

Przyczyna: Problem z połączeniem lub konfiguracją skrzynki.

Rozwiązanie:

1. Sprawdź połączenie internetowe
2. Zweryfikuj konfigurację skrzynki (klucz prywatny, adresy API)
3. Sprawdź czy token autoryzacji jest aktywny

---

Słownik pojęć

Termin	Definicja
ADE	Adres do e-Doręczeń – unikalny identyfikator skrzynki
BAE	Baza Adresów Elektronicznych – rejestr adresów e-Doręczeń
Dowody techniczne	Dokumenty potwierdzające doręczenie wiadomości
Ewidencja	Historia zdarzeń związanych z wiadomością
Token	Klucz autoryzacji do API e-Doręczeń