Administracja / Dokumentacja

Wprowadzenie

Moduł Administracja systemu Sekretariat zawiera narzędzia do konfiguracji i zarządzania systemem. Dostęp do modułu mają użytkownicy z uprawnieniami administratora.

Moduł obejmuje następujące obszary funkcjonalne:

  • Konfiguracja parametrów systemowych
  • Zarządzanie kontami pracowników i uprawnieniami
  • Zarządzanie licencjami
  • Monitorowanie sesji użytkowników
  • Tworzenie kopii zapasowych
  • Konfiguracja integracji z pocztą email i e-Doręczeniami
  • Synchronizacja danych z zewnętrznych źródeł

Parametry systemu

Opis formularza

parametry programu

Formularz Parametry jest głównym centrum konfiguracji systemu. Zawiera wiele zakładek grupujących ustawienia według kategorii.

Zakładki parametrów

ogólne parametry

1. Numeracja

Konfiguracja automatycznej numeracji dokumentów:

Korespondencja przychodząca:

  • Przedrostek – tekst dodawany przed numerem (np. “KP/”)
  • Przyrostek – tekst dodawany po numerze (np. “/2024”)
  • Format – format numeru (np. “0000” dla numerów czterocyfrowych)
  • Ostatni numer – aktualny stan licznika

Korespondencja wychodząca:

  • Analogiczne ustawienia jak dla korespondencji przychodzącej

Opcje:

  • Numeracja grupowa dla działów – każdy dział może mieć własny ciąg numeracji
  • Numeracja niezależna – numery przychodzącej i wychodzącej są niezależne

2. Załączniki

Ustawienia skanowania i przechowywania załączników:

  • Maksymalny rozmiar załącznika (MB) – limit wielkości pojedynczego pliku
  • Folder załączników – ścieżka do katalogu przechowywania plików
  • DPI skanowania – rozdzielczość skanowanych dokumentów
  • Obsługa ADF – automatyczny podajnik dokumentów
  • Podgląd PDF – włączenie/wyłączenie podglądu dokumentów PDF

3. Powiadomienia

parametry cd

Konfiguracja serwera poczty wychodzącej do wysyłania powiadomień:

SMTP:

  • Serwer SMTP – adres serwera poczty wychodzącej
  • Port SMTP – port serwera (standardowo 25, 465 lub 587)
  • SSL – szyfrowanie połączenia
  • Login/Hasło – dane uwierzytelniające

Exchange Web Services:

  • Adres EWS – URL usługi Exchange
  • Login/Hasło – dane uwierzytelniające

4. Bramka SMS

Integracja z usługą smsapi.pl do wysyłania SMS-ów:

  • Aktywna – włączenie/wyłączenie usługi
  • Nazwa nadawcy – nazwa wyświetlana jako nadawca
  • Token API – klucz dostępu do API smsapi.pl

5. Autonumeracja

Konfiguracja automatycznej numeracji dla różnych typów dokumentów:

  • Umowy
  • Faktury
  • Zamówienia

6. Domyślne wartości

Predefiniowane wartości wypełniane automatycznie w nowych dokumentach:

  • Domyślny rodzaj dokumentu
  • Domyślny dział
  • Domyślna forma wysyłki

7. Zasoby

Ustawienia modułu wyposażenia/zasobów:

  • Numeracja zasobów
  • Kategorie domyślne

8. Wydruki

Konfiguracja szablonów wydruków:

  • Wybór domyślnych szablonów
  • Ustawienia drukarki

9. Archiwum

Ustawienia modułu archiwum:

  • Ścieżka do archiwum
  • Reguły archiwizacji

10. WorkFlow

Konfiguracja modułu obiegu dokumentów:

  • Domyślne ścieżki obiegu
  • Powiadomienia

11. Import z maila

Ustawienia automatycznego importu korespondencji z poczty email.

12. Skrzynki E-mail

Lista skonfigurowanych skrzynek pocztowych do importu korespondencji.

13. E-Doręczenia

Lista skonfigurowanych skrzynek e-Doręczeń (ADE).

14. Uprawnienia

Zarządzanie uprawnieniami grupowymi.

Scenariusze użycia

Scenariusz 1: Konfiguracja numeracji na nowy rok

  1. Otwórz Administracja → Parametry
  2. Przejdź do zakładki “Numeracja”
  3. Zmień przyrostek na nowy rok (np. “/2025”)
  4. Ustaw “Ostatni numer” na 0
  5. Zapisz zmiany

Scenariusz 2: Konfiguracja bramki SMS

  1. Otwórz Administracja → Parametry
  2. Przejdź do zakładki “Bramka SMS”
  3. Zaznacz “Aktywna”
  4. Wpisz nazwę nadawcy
  5. Wklej token API z serwisu smsapi.pl
  6. Zapisz zmiany

Zarządzanie pracownikami

Lista pracowników

lista pracowników

Formularz wyświetla listę wszystkich zarejestrowanych pracowników w systemie.

Dostępne operacje:

  • Dodaj – utworzenie nowego konta pracownika
  • Edytuj – modyfikacja istniejącego konta
  • Usuń – usunięcie konta (wymaga uprawnienia [Z] Pracownicy:Kasowanie)
  • Kopiuj – utworzenie kopii konta z innymi danymi logowania

Wymagane uprawnienia:

  • [Z] Pracownicy:Dodawanie – dodawanie nowych pracowników
  • [Z] Pracownicy:Kasowanie – usuwanie pracowników

Formularz pracownika

formularz pracownika

Dane podstawowe:

  • Login – nazwa użytkownika do logowania
  • Hasło – hasło dostępu (przechowywane w formie zaszyfrowanej)
  • Imię i nazwisko – dane identyfikacyjne
  • Adres – adres pracownika
  • Telefon – numer kontaktowy
  • Email – adres email

Przypisanie organizacyjne:

  • Dział – przypisanie do działu organizacyjnego
  • Dział numeracji – dział używany do numeracji dokumentów (jeśli włączona numeracja grupowa)

Zakładka Uprawnienia:

uprawnienia pracownika


Grid z listą wszystkich dostępnych uprawnień i możliwością ich nadania/odebrania.

Zakładka Historia zmian:
Rejestr wszystkich zmian dokonanych na koncie pracownika.

Scenariusze użycia

Scenariusz 1: Dodanie nowego pracownika

  1. Otwórz Administracja → Pracownicy
  2. Kliknij “Dodaj”
  3. Wypełnij dane podstawowe (login, hasło, imię, nazwisko)
  4. Przypisz do działu
  5. Zaznacz odpowiednie moduły
  6. Przejdź do zakładki “Uprawnienia” i nadaj odpowiednie uprawnienia
  7. Zapisz

Scenariusz 2: Kopiowanie uprawnień pracownika

  1. Otwórz Administracja → Pracownicy
  2. Zaznacz pracownika ze wzorcowymi uprawnieniami
  3. Kliknij “Kopiuj”
  4. Zmień login i dane osobowe
  5. Zapisz

Scenariusz 3: Blokowanie dostępu pracownika

  1. Otwórz Administracja → Pracownicy
  2. Znajdź i edytuj konto pracownika
  3. Odznacz wszystkie moduły (Sekretariat, Archiwum, WorkFlow)
  4. Zapisz

Licencje

Formularz licencji

formularz licencji

Wyświetla informacje o aktualnej licencji systemu:

Informacje o licencji:

  • Numer licencji – unikalny identyfikator
  • Nazwa firmy – nazwa licencjobiorcy
  • NIP – numer identyfikacji podatkowej

Licencjonowane moduły:

  • Sekretariat – moduł korespondencji
  • Archiwum – moduł archiwum dokumentów
  • WorkFlow – moduł obiegu dokumentów
  • E-Doręczenia – moduł e-Doręczeń

Parametry licencji:

  • Ilość licencji dostępowych – maksymalna liczba jednoczesnych użytkowników
  • Ważna do – data wygaśnięcia licencji

Scenariusze użycia

Scenariusz 1: Aktywacja nowej licencji

  1. Otwórz Administracja → Licencje
  2. Kliknij “Lista licencji”
  3. Wybierz odpowiednią licencję z listy
  4. Kliknij “Aktywuj”
  5. Zrestartuj aplikację

Scenariusz 2: Sprawdzenie daty wygaśnięcia

  1. Otwórz Administracja → Licencje
  2. Sprawdź pole “Ważna do”
  3. Jeśli data zbliża się, skontaktuj się z producentem

Sesje użytkowników

Aktywne sesje

aktywne sesje

Wyświetla listę aktualnie zalogowanych użytkowników:

  • Nazwa użytkownika
  • Czas logowania
  • Adres IP/nazwa komputera

Historia sesji

historia logowania

Rejestr wszystkich sesji w systemie:

  • Nazwa użytkownika
  • Data i czas logowania
  • Data i czas wylogowania
  • Czas trwania sesji

Historia jest sortowana od najnowszych wpisów.

Scenariusze użycia

Scenariusz 1: Sprawdzenie kto jest zalogowany

  1. Otwórz Administracja → Sesje
  2. Przeglądaj listę aktywnych użytkowników

Scenariusz 2: Audyt logowań

  1. Otwórz Administracja → Historia sesji
  2. Użyj filtrów do wyszukania sesji konkretnego użytkownika
  3. Analizuj historię dostępu

Kopia zapasowa bazy danych

backup bazy danych

Formularz backup

formularz backup

Umożliwia utworzenie kopii zapasowej bazy danych.

Ustawienia:

  • Ścieżka zapisu – folder docelowy dla kopii zapasowej

Zakres kopii:

  • Główna baza danych systemu
  • Bazy danych segregatorów/teczek (archiwum)

Proces tworzenia kopii:

  1. Kliknij “Utwórz backup”
  2. Poczekaj na zakończenie operacji (wykonywana asynchronicznie)
  3. Sprawdź komunikat o powodzeniu

Scenariusze użycia

Scenariusz 1: Codzienna kopia zapasowa

  1. Otwórz Administracja → Backup
  2. Sprawdź ścieżkę zapisu
  3. Kliknij “Utwórz backup”
  4. Poczekaj na komunikat o zakończeniu
  5. Zweryfikuj plik w folderze docelowym

Scenariusz 2: Konfiguracja lokalizacji backup

  1. Otwórz Administracja → Backup
  2. Kliknij przycisk wyboru folderu
  3. Wybierz nową lokalizację (np. dysk sieciowy)
  4. Zapisz ustawienia

Konfiguracja połączenia SQL

Formularz konfiguracji

konfiguracja z bazą danych

Ustawienia połączenia z serwerem bazy danych.

Parametry połączenia:

  • Serwer – nazwa lub adres IP serwera SQL
  • Baza danych – nazwa bazy danych
  • Login – nazwa użytkownika SQL
  • Hasło – hasło użytkownika SQL
  • Timeout – czas oczekiwania na połączenie (w sekundach)

Scenariusze użycia

Scenariusz 1: Zmiana serwera bazy danych

  1. Zamknij aplikację na wszystkich stacjach roboczych
  2. Otwórz Administracja → Konfiguracja
  3. Zmień nazwę serwera
  4. Przetestuj połączenie
  5. Zapisz i uruchom ponownie aplikację

Skrzynki pocztowe

Formularz skrzynki mailowej

formularz skrzynki mailowej

Konfiguracja skrzynek email do importu korespondencji.

skrzynka mailowa

Dane podstawowe:

  • Nazwa skrzynki – przyjazna nazwa identyfikująca skrzynkę
  • Nazwa nadawcy – nazwa wyświetlana przy wysyłaniu

Dane logowania:

  • Login – adres email lub nazwa użytkownika
  • Hasło – hasło do konta

Serwer poczty przychodzącej (IMAP):

  • Serwer IMAP – adres serwera
  • Port – port połączenia (standardowo 993 dla SSL)
  • SSL – szyfrowanie połączenia

Serwer poczty wychodzącej (SMTP):

  • Serwer SMTP – adres serwera
  • Port – port połączenia (standardowo 465 lub 587)
  • SSL – szyfrowanie połączenia

Opcje importu:

  • Foldery – wybór folderów do monitorowania
  • Nie pobieraj wiadomości starszych od – filtr daty
  • Pobieraj załączniki – włączenie pobierania załączników
  • Oznacz jako przeczytane – automatyczne oznaczanie pobranych wiadomości

Przyciski testowe:

  • Test SMTP – weryfikacja połączenia z serwerem poczty wychodzącej
  • Test IMAP – weryfikacja połączenia z serwerem poczty przychodzącej
  • Wczytaj foldery – pobranie listy folderów z serwera

Scenariusze użycia

Scenariusz 1: Dodanie skrzynki email

  1. Otwórz Administracja → Parametry → Skrzynki E-mail
  2. Kliknij “Dodaj”
  3. Wypełnij dane logowania (login, hasło)
  4. Skonfiguruj serwer IMAP (adres, port, SSL)
  5. Skonfiguruj serwer SMTP (adres, port, SSL)
  6. Kliknij “Test IMAP” i “Test SMTP” aby zweryfikować ustawienia
  7. Kliknij “Wczytaj foldery” i wybierz foldery do monitorowania
  8. Zapisz

Scenariusz 2: Konfiguracja dla Microsoft 365

  1. Serwer IMAP: outlook.office365.com, Port: 993, SSL: Tak
  2. Serwer SMTP: smtp.office365.com, Port: 587, SSL: Tak
  3. Login: pełny adres email
  4. Hasło: hasło do konta lub hasło aplikacji (jeśli włączone 2FA)

Skrzynki e-Doręczeń

Formularz skrzynki e-Doręczeń

skrzynki edoręczenia

Konfiguracja skrzynek e-Doręczeń (ADE – Adres Doręczeń Elektronicznych).

nowa skrzynka edoręczeń

Dane podstawowe:

  • Nazwa skrzynki – przyjazna nazwa
  • Nazwa systemu – identyfikator systemu w ADE
  • Adres ADE – adres skrzynki e-Doręczeń
  • Aktywna – status aktywności (zielony/czerwony)

Konfiguracja API:

  • Klucz prywatny – klucz RSA w formacie PEM
  • Auth URI – adres serwera autoryzacji
  • Audience – identyfikator odbiorcy tokenu
  • API Base URL – bazowy adres API e-Doręczeń
  • Search API URL – adres API wyszukiwania

Opcje pobierania:

  • Foldery – wybór folderów do monitorowania
  • Folder przesunięcia – folder docelowy po pobraniu wiadomości
  • Pobieraj dowody (ZIP) – pobieranie potwierdzeń doręczeń
  • Pobieraj archiwum (ZIP) – pobieranie zarchiwizowanych wiadomości

Operacje:

  • Sprawdź połączenie – test autoryzacji i połączenia z API
  • Generuj CSR – generowanie żądania certyfikatu

Generowanie CSR

Generowanie CSR

Formularz do generowania Certificate Signing Request dla e-Doręczeń.

Wymagane pola:

  • CN (Common Name) – nazwa podmiotu
  • O (Organization) – nazwa organizacji
  • OU (Organizational Unit) – jednostka organizacyjna
  • L (Locality) – miejscowość
  • ST (State) – województwo
  • C (Country) – kod kraju (np. PL)
  • E (Email) – adres email (opcjonalne)

Scenariusze użycia

Scenariusz 1: Konfiguracja nowej skrzynki e-Doręczeń

  1. Otwórz Administracja → Parametry → E-Doręczenia
  2. Kliknij “Dodaj”
  3. Wpisz nazwę skrzynki i adres ADE
  4. Wklej klucz prywatny RSA
  5. Uzupełnij adresy API (Auth URI, API Base URL, Search API)
  6. Kliknij “Sprawdź połączenie”
  7. Po pomyślnym połączeniu zaznacz “Aktywna”
  8. Wybierz foldery do monitorowania
  9. Zapisz

Scenariusz 2: Generowanie żądania certyfikatu

  1. Otwórz edycję skrzynki e-Doręczeń
  2. Upewnij się, że klucz prywatny jest uzupełniony
  3. Kliknij “Generuj CSR”
  4. Wypełnij wszystkie wymagane pola (CN, O, OU, L, ST, C)
  5. Kliknij “Zapisz” i wybierz lokalizację pliku .csr
  6. Prześlij plik CSR do centrum certyfikacji

Synchronizacja danych

Synchronizacja kontrahentów

synchronizacja kontrahentów

Import kontrahentów z zewnętrznych źródeł danych.

Źródła danych:

konfiguracja synchronizacji

1. Baza SQL:

  • Serwer – adres serwera SQL źródłowego
  • Baza danych – nazwa bazy
  • Login/Hasło – dane logowania
  • Zapytanie SQL – kwerenda pobierająca dane

Wymagane kolumny zapytania:

Kod, Nazwa, NIP, Regon,
AdresKraj, AdresMiejscowosc, AdresKodpocztowy, AdresPoczta,
AdresUlica, AdresNumerdomu, AdresNumerlokalu, AdresWojewodztwo,
KontaktEmail, KontaktImie, KontaktNazwisko, KontaktNrtelefonu,
KontaktNrfax, KontaktStanowisko,
KsiegoweNazwabanku, KsiegoweNrkonta,
Grupa

2. Plik XML:

  • Import z pliku XML o odpowiedniej strukturze

3. Plik Excel:

  • Import z arkusza Excel (.xls, .xlsx, .xlsm)
  • Kolumny muszą odpowiadać wymaganej strukturze

Opcje:

  • Tylko nowi kontrahenci – pomijanie istniejących rekordów

Przyciski:

  • Wczytaj przykład – wstawia przykładowe zapytanie SQL
  • Wczytaj pusty szablon – wstawia pusty szablon zapytania
  • Synchronizuj – uruchomienie synchronizacji z bazy SQL
  • Synchronizuj z pliku – import z pliku XML
  • Synchronizuj z Excel – import z pliku Excel

Synchronizacja z Active Directory

Import pracowników z domeny Active Directory.

domena ad

Ustawienia:

  • Logowanie przez AD – włączenie logowania domenowego
  • Filtr grupy – wyszukiwanie grup AD
  • Grupa – wybór grupy do synchronizacji

Operacje:

  • Wczytaj grupy – pobranie listy grup z domeny
  • Synchronizuj – import użytkowników z wybranej grupy
  • Synchronizuj z Excel – alternatywny import z pliku Excel

Importowane dane:

  • Login (SamAccountName@Domena)
  • Email
  • Imię
  • Nazwisko

Scenariusze użycia

Scenariusz 1: Import kontrahentów z systemu ERP

  1. Otwórz Administracja → Synchronizacja kontrahentów
  2. Uzupełnij dane połączenia z bazą ERP
  3. Kliknij “Wczytaj przykład” jako punkt wyjścia
  4. Dostosuj zapytanie SQL do struktury bazy ERP
  5. Zaznacz “Tylko nowi kontrahenci” (zalecane przy pierwszym imporcie odznacz)
  6. Kliknij “Synchronizuj”

Scenariusz 2: Import pracowników z Active Directory

  1. Otwórz Administracja → Synchronizacja AD
  2. Wpisz fragment nazwy grupy w filtrze
  3. Kliknij “Wczytaj grupy”
  4. Wybierz odpowiednią grupę z listy
  5. Kliknij “Synchronizuj”
  6. Zaznacz “Logowanie przez AD” aby włączyć logowanie domenowe
  7. Zapisz

Scenariusz 3: Import kontrahentów z pliku Excel

  1. Przygotuj plik Excel z kolumnami odpowiadającymi wymaganej strukturze
  2. Otwórz Administracja → Synchronizacja kontrahentów
  3. Kliknij “Synchronizuj z Excel”
  4. Wybierz przygotowany plik
  5. Poczekaj na zakończenie importu

Podgląd tabel bazy danych

Formularz podglądu

Narzędzie administracyjne do przeglądania i edycji danych bezpośrednio w tabelach bazy danych.

Funkcje:

  • Lista wszystkich tabel w bazie danych
  • Podgląd zawartości wybranej tabeli
  • Możliwość edycji danych
  • Zapis zmian

Ostrzeżenie: To narzędzie jest przeznaczone wyłącznie dla zaawansowanych administratorów. Nieprawidłowa edycja danych może spowodować niestabilność systemu.

Scenariusze użycia

Scenariusz 1: Podgląd danych w tabeli

  1. Otwórz Administracja → Podgląd tabel
  2. Wybierz tabelę z listy rozwijanej
  3. Przeglądaj dane w siatce

Scenariusz 2: Korekta danych (tylko doświadczeni administratorzy)

  1. Otwórz Administracja → Podgląd tabel
  2. Wybierz odpowiednią tabelę
  3. Znajdź rekord do korekty
  4. Wprowadź zmiany bezpośrednio w siatce
  5. Kliknij “Zapisz”

Informacje o programie

Formularz informacji

Wyświetla podstawowe informacje o programie:

  • Wersja programu – numer aktualnej wersji
  • Producent – informacje o producencie
  • Kontakt – dane kontaktowe (email, strona www)

Ostrzeżenie o licencji:
Jeśli licencja wygasa w ciągu 30 dni, formularz wyświetla ostrzeżenie z informacją o pozostałym czasie.

Dane kontaktowe producenta:

  • Email: biuro@atsoftware.pl
  • Strona www: http://www.atsoftware.pl

Podsumowanie uprawnień modułu Administracja

UprawnienieOpis
[Z] Pracownicy:DodawanieMożliwość dodawania nowych pracowników
[Z] Pracownicy:KasowanieMożliwość usuwania pracowników
AdministratorPełny dostęp do modułu Administracja

Najczęstsze problemy i rozwiązania

Problem: Nie można połączyć się ze skrzynką email

Rozwiązanie:

  1. Sprawdź poprawność danych logowania
  2. Upewnij się, że SSL jest włączony (dla portów 993/465)
  3. Sprawdź czy konto nie wymaga hasła aplikacji (2FA)
  4. Zweryfikuj adresy serwerów IMAP/SMTP

Problem: Błąd autoryzacji e-Doręczeń

Rozwiązanie:

  1. Sprawdź poprawność klucza prywatnego (format PEM)
  2. Zweryfikuj adresy API (Auth URI, API Base URL)
  3. Upewnij się, że certyfikat nie wygasł
  4. Sprawdź połączenie z internetem

Problem: Synchronizacja kontrahentów nie działa

Rozwiązanie:

  1. Przetestuj połączenie z bazą źródłową
  2. Sprawdź składnię zapytania SQL
  3. Upewnij się, że wszystkie wymagane kolumny są w zapytaniu
  4. Sprawdź uprawnienia do bazy źródłowej

Problem: Licencja wygasła

Rozwiązanie:

  1. Skontaktuj się z producentem: biuro@atsoftware.pl
  2. Uzyskaj nowy klucz licencyjny
  3. Aktywuj licencję przez Administracja → Licencje
0.00 avg. rating (0% score) - 0 votes