Dodany przezCo znajdziesz w tym artykule:
Wprowadzenie
Moduł WorkFlow służy do elektronicznego obiegu dokumentów w organizacji. Umożliwia definiowanie własnych typów dokumentów, określanie ścieżek ich obiegu oraz śledzenie statusu na każdym etapie procesu.
Główne funkcjonalności:
- Definiowanie własnych typów dokumentów z niestandardowymi polami
- Projektowanie ścieżek obiegu dokumentów
- Przekazywanie dokumentów między pracownikami
- Śledzenie historii zmian i obiegu
- Kontrola dostępu na podstawie działu i roli
- Powiązanie z kontrahentami i pracownikami
- Archiwizacja dokumentów do segregatorów/teczek
- Wydruk metryki dokumentu
Koncepcja obiegu:
[Wprowadzona] → [Status 1] → [Status 2] → ... → [Zatwierdzona]
↓
[Anulowana]Każdy dokument przechodzi przez zdefiniowane statusy. Na każdym etapie może być edytowany przez uprawnionych pracowników.
Lista dokumentów
Po otwarciu modułu WorkFlow wyświetlana jest lista dokumentów wraz z panelem nawigacyjnym.
Układ okna:
Panel lewy (NavBar):
- Grupy dokumentów – kliknij aby rozwinąć
- Typy dokumentów – kliknij aby utworzyć nowy dokument
Panel prawy (lista):
- Lista dokumentów z filtrowaniem
Kolumny na liście:
| Kolumna | Opis |
|---|---|
| Numer pełny | Pełny numer dokumentu |
| Data wprowadzenia | Data utworzenia dokumentu |
| Data dokumentu | Data wystawienia |
| Temat | Temat/tytuł dokumentu |
| Status | Aktualny status w obiegu |
| Typ | Typ dokumentu (definicja) |
Filtrowanie listy
Filtrowanie po okresie:
Na górze okna znajdują się pola “Okres od” i “Okres do”. Lista wyświetla dokumenty z wybranego zakresu.
Filtrowanie po statusie:
Przyciski radiowe umożliwiają filtrowanie:
- Wszystkie – wszystkie dokumenty
- W obiegu – dokumenty aktualnie w obiegu
- Zamknięte – dokumenty z zamkniętym obiegiem
Filtr kolumnowy:
- Zaznacz “Pokazuj filtr” aby wyświetlić wiersz filtrowania
Filtr pełnotekstowy:
- Kliknij “Filtr pełnotekstowy (CTRL+F)” lub użyj skrótu CTRL+F
Tworzenie dokumentu z panelu nawigacyjnego
- W panelu lewym znajdź odpowiedni typ dokumentu
- Kliknij na nazwę typu
- Otworzy się formularz nowego dokumentu
Tworzenie nowego dokumentu
Krok 1: Wybór typu dokumentu
Kliknij na nazwę typu dokumentu w panelu nawigacyjnym.
Krok 2: Wypełnienie danych
Formularz dokumentu zawiera dynamicznie generowane pola na podstawie definicji.
Dane podstawowe:
| Pole | Opis | Wymagane |
|---|---|---|
| Nr dokumentu | Automatycznie generowany numer | Automatyczne |
| Data wprowadzenia | Data utworzenia | Tak |
| Data dokumentu | Data wystawienia dokumentu | Tak |
| Sygnatura czasu | Numer porządkowy w dniu | Automatyczne |
| Temat | Tytuł/temat dokumentu | Nie |
Sekcja “Podmiot”:
Dokument może być powiązany z:
- Kontrahentem – kliknij “Kontrahent” i wybierz
- Pracownikiem – kliknij “Pracownik” i wybierz
Uwaga: Dostępność przycisków zależy od definicji dokumentu.
Sekcja “Dokument”:
Dynamicznie generowane pola na podstawie definicji. Typy pól:
- Tekst – pole tekstowe
- Liczba – pole numeryczne
- Data – wybór daty
- Słownik – lista rozwijana z predefiniowanymi wartościami
- Logiczna – checkbox (tak/nie)
Uwaga: Ta sekcja jest edytowalna tylko przy tworzeniu dokumentu. Po wprowadzeniu do obiegu jest tylko do odczytu.
Sekcja “Opis”:
Dynamicznie generowane pola, które mogą być edytowane podczas obiegu dokumentu. Pozwala na dodawanie informacji w trakcie procesu.
Zakładka “Obieg”
Lista przekazań dokumentu:
- Kto przekazał
- Do kogo
- Data przekazania
- Adnotacja
Zakładka “Załączniki”
Dołączanie plików do dokumentu.
Zakładka “Zmiany”
Historia zmian wartości pól dokumentu.
Krok 3: Zapisanie
Kliknij “Zapisz”. Dokument zostanie utworzony ze statusem “Wprowadzona”.
Edycja dokumentu
Metoda 1: Przycisk Edycja
- Zaznacz dokument na liście
- Kliknij “Edycja”
Metoda 2: Podwójne kliknięcie
Kliknij dwukrotnie na wybranym dokumencie.
Kto może edytować:
| Sekcja | Kto może edytować |
|---|---|
| Dokument | Tylko twórca (przed przekazaniem) |
| Opis | Aktualny posiadacz dokumentu |
| Załączniki | Tylko twórca (przed przekazaniem) |
Administrator WorkFlow
Użytkownik z uprawnieniem “WorkFlow Administrator” może:
- Edytować wszystkie dokumenty
- Usuwać dokumenty w obiegu
- Zamykać obiegi
Obieg dokumentu
Obieg dokumentu polega na przekazywaniu go między pracownikami zgodnie ze zdefiniowaną ścieżką.
Przekazywanie dokumentu
- Otwórz dokument
- Wprowadź ewentualne zmiany w sekcji “Opis”
- Wpisz adnotację w polu “Adnotacja” (opcjonalnie)
- Kliknij “Przekaż”
- Wybierz jednego lub wielu pracowników (zaznacz checkboxy)
- Kliknij “Przypisz”
Zamykanie obiegu
- Otwórz dokument
- Kliknij “Zamknij obieg”
- Potwierdź zamknięcie
Uwaga: Po zamknięciu obiegu dokument staje się tylko do odczytu.
Śledzenie obiegu
Zakładka “Obieg” pokazuje pełną historię przekazań:
- Data i godzina przekazania
- Osoba przekazująca
- Osoba odbierająca
- Adnotacja
Historia zmian pól
Zakładka “Zmiany” pokazuje wszystkie modyfikacje wartości pól:
- Data zmiany
- Pracownik
- Pole i nowa wartość
Tooltip: Najechanie myszką na pole w sekcji Opis pokazuje historię zmian tego pola.
Definicje dokumentów
Definicje określają strukturę i zachowanie dokumentów WorkFlow.
Dostęp:
Menu: Administracja -> WorkFlow -> Definicje dokumentów
Lista definicji
Wyświetla wszystkie zdefiniowane typy dokumentów:
- Symbol
- Nazwa
- Grupa
Tworzenie nowej definicji
- Kliknij “Dodaj”
- Wypełnij dane podstawowe:
- Symbol – krótki identyfikator (wymagany)
- Nazwa – pełna nazwa typu dokumentu (wymagana)
- Grupa – kategoria ze słownika
- Skonfiguruj numerację:
- Maska numeracji – wzorzec numeru (LP, ROK, MIESIĄC, DZIEŃ, SYMBOL)
- Separator – znak rozdzielający człony numeru
- Ustaw opcje:
- Dla kontrahentów – czy można przypisać kontrahenta
- Dla pracowników – czy można przypisać pracownika
- Zablokowana – czy definicja jest nieaktywna
- Zdefiniuj cechy sekcji “Dokument” (pola niezmienne)
- Zdefiniuj cechy sekcji “Opis” (pola zmienne w obiegu)
- Skonfiguruj uprawnienia w zakładce “Prawa”
- Kliknij “Zapisz”
Definiowanie cech
Dla każdej sekcji (Dokument/Opis) można dodać cechy:
| Pole | Opis |
|---|---|
| Nazwa | Etykieta pola |
| Typ | Typ danych (Tekst, Liczba, Data, Słownik, Logiczna) |
| Wartość | Dla typu Słownik – lista wartości rozdzielonych średnikiem |
Import/Export definicji
- Export – zapisuje definicję do pliku XML
- Import – wczytuje definicję z pliku XML
Przydatne do przenoszenia definicji między instalacjami.
Projektowanie struktury dokumentu
Widok struktury pozwala na dostosowanie układu pól formularza.
Dostęp:
- Otwórz listę definicji dokumentów
- Zaznacz definicję
- Kliknij “Podgląd”
Edycja układu:
- Przeciągaj pola w nowe miejsca
- Zmieniaj rozmiar pól
- Grupuj pola w sekcje
- Ukrywaj niepotrzebne pola
- Kliknij “Zapisz” aby zachować układ
Uwaga: Zapisany układ jest stosowany dla wszystkich dokumentów tego typu.
Archiwizacja dokumentów
Dokumenty WorkFlow mogą być archiwizowane do modułu Archiwum.
Wymagania:
- Licencja na moduł Archiwum
- Dokumenty bez istniejącego archiwum
Jak archiwizować:
- Na liście dokumentów zaznacz dokumenty do archiwizacji (CTRL+kliknięcie)
- Kliknij “Archiwizacja dokumentów”
- Wybierz typ archiwum:
- Segregator – archiwizacja do segregatora
- Teczka – archiwizacja do teczki
- Wybierz docelowy segregator/teczkę z listy
- Kliknij “Archiwizuj”
- Poczekaj na zakończenie procesu
Po archiwizacji:
- W formularzu dokumentu pojawia się przycisk “Archiwum”
- Kliknięcie otwiera dokument w module Archiwum
- Dokument i jego załączniki są skopiowane do archiwum
Uprawnienia
Uprawnienia funkcyjne:
| Uprawnienie | Opis |
|---|---|
| [Z] WorkFlow:Przekazywanie dokumentu | Pozwala przekazywać dokumenty |
| [Z] WorkFlow:ZamykanieDokumentu | Pozwala zamykać obiegi |
| [Z] WorkFlow:Widzi opis dokumentu | Widzi historię zmian w tooltipach |
Uprawnienie administratora:
| Uprawnienie | Opis |
|---|---|
| WorkFlow Administrator | Pełny dostęp do wszystkich dokumentów i funkcji |
Uprawnienia do definicji:
Każda definicja dokumentu ma własną listę uprawnień określającą, którzy pracownicy mogą tworzyć dokumenty tego typu.
Uprawnienia w obiegu:
Kto może edytować dokument na danym etapie:
- Pracownicy z działów przypisanych do statusu (w designerze workflow)
- Administrator WorkFlow
Słowniki
Moduł WorkFlow korzysta z następujących słowników:
| Słownik | Opis | Konfiguracja |
|---|---|---|
| Grupy dokumentów WF | Kategorie definicji dokumentów | Administracja -> Słowniki |
| Rodzaje dokumentów | Rodzaje z definicjami workflow | Administracja -> Słowniki |
| Działy | Działy do przypisania w workflow | Administracja -> Słowniki |
Skróty klawiszowe
| Skrót | Działanie |
|---|---|
| F5 | Odświeża listę dokumentów |
| CTRL+F | Filtr pełnotekstowy |
| Podwójne kliknięcie | Otwiera dokument do edycji |
Scenariusze użycia
Scenariusz 1: Utworzenie definicji faktury zakupowej
Sytuacja: Firma chce wprowadzić elektroniczny obieg faktur zakupowych.
- Otwórz Administracja -> WorkFlow -> Definicje dokumentów
- Kliknij “Dodaj”
- Wprowadź dane:
- Symbol: FZ
- Nazwa: Faktura zakupowa
- Maska numeracji: LP/ROK
- Zaznacz “Dla kontrahentów” (faktury są od dostawców)
- Dodaj cechy sekcji “Dokument”:
- Numer faktury (Tekst)
- Data faktury (Data)
- Kwota netto (Liczba)
- Kwota brutto (Liczba)
- Dodaj cechy sekcji “Opis”:
- Opis merytoryczny (Tekst)
- Akceptacja (Logiczna)
- Uwagi (Tekst)
- Skonfiguruj prawa – zaznacz pracowników księgowości
- Kliknij “Zapisz”
- Kliknij “Podgląd” aby ułożyć pola na formularzu
- Zapisz układ
Scenariusz 2: Wprowadzenie faktury do obiegu
- Otwórz WorkFlow
- W panelu nawigacyjnym znajdź “Faktura zakupowa”
- Kliknij na nazwę
- Wypełnij dane:
- Data dokumentu: data faktury
- Podmiot: wybierz dostawcę
- Numer faktury, kwoty itp.
- Dołącz skan faktury w zakładce “Załączniki”
- Kliknij “Zapisz”
- Kliknij “Przekaż” i wybierz osobę do akceptacji
Scenariusz 3: Akceptacja dokumentu w obiegu
- Otwórz WorkFlow
- Filtruj: “W obiegu”
- Znajdź dokument do akceptacji
- Otwórz dokument (podwójne kliknięcie)
- Sprawdź dane w sekcji “Dokument”
- Wypełnij pola w sekcji “Opis”:
- Opis merytoryczny
- Zaznacz “Akceptacja”
- Wpisz adnotację: “Zaakceptowano”
- Kliknij “Przekaż” do następnej osoby
- Lub kliknij “Zamknij obieg” jeśli to ostatni etap
Scenariusz 4: Projektowanie ścieżki obiegu
Sytuacja: Faktury mają przechodzić przez: Sekretariat -> Dział merytoryczny -> Księgowość.
- Otwórz Administracja -> Słowniki -> Rodzaje dokumentów
- Znajdź rodzaj “Faktura zakupowa” lub utwórz nowy
- Edytuj workflow
- Dodaj statusy:
- “Wprowadzona” (start)
- “U kierownika” (status pośredni)
- “W księgowości” (status pośredni)
- “Zatwierdzona” (koniec)
- Połącz statusy ścieżkami:
- Wprowadzona -> U kierownika (ścieżka: “Do akceptacji”)
- U kierownika -> W księgowości (ścieżka: “Zaakceptowano”)
- U kierownika -> Wprowadzona (ścieżka: “Do poprawy”)
- W księgowości -> Zatwierdzona (ścieżka: “Zaksięgowano”)
- Przypisz działy do statusów:
- “U kierownika” – Dział merytoryczny
- “W księgowości” – Księgowość
- Kliknij “Sprawdź WF” aby zweryfikować
- Kliknij “Zapisz i zamknij”
Scenariusz 5: Archiwizacja zamkniętych dokumentów
- Otwórz WorkFlow
- Filtruj: “Zamknięte”
- Ustaw okres (np. poprzedni miesiąc)
- Zaznacz dokumenty do archiwizacji (CTRL+kliknięcie)
- Kliknij “Archiwizacja dokumentów”
- Wybierz typ: Segregator
- Wybierz segregator: “Faktury 2024”
- Kliknij “Archiwizuj”
- Poczekaj na zakończenie
Scenariusz 6: Śledzenie historii dokumentu
- Otwórz dokument
- Zakładka “Obieg” – pokazuje kto kiedy przekazał
- Zakładka “Zmiany” – pokazuje wszystkie modyfikacje
- Najechanie myszką na pole w sekcji “Opis” – pokazuje historię zmian tego pola
Scenariusz 7: Export/Import definicji między systemami
Export:
- Otwórz definicje dokumentów
- Zaznacz definicję
- Kliknij “Export”
- Wybierz lokalizację pliku XML
- Zapisz
Import:
- Otwórz definicje dokumentów
- Kliknij “Import”
- Wybierz plik XML
- Definicja zostanie zaimportowana
Najczęściej zadawane pytania (FAQ)
P: Dlaczego nie mogę edytować dokumentu?
O: Możliwe przyczyny:
- Dokument jest w obiegu u innej osoby
- Dokument ma zamknięty obieg
- Nie masz uprawnień do tego statusu
P: Dlaczego nie widzę typu dokumentu w panelu nawigacyjnym?
O: Nie masz uprawnień do tej definicji dokumentu. Skontaktuj się z administratorem.
P: Jak cofnąć przekazanie dokumentu?
O: Poproś osobę, która otrzymała dokument, o przekazanie go z powrotem. Administrator może też edytować obieg.
P: Jak usunąć dokument w obiegu?
O: Tylko administrator WorkFlow może usuwać dokumenty w obiegu.
P: Czy mogę zmienić typ istniejącego dokumentu?
O: Nie, typ dokumentu jest ustalany przy tworzeniu i nie może być zmieniony.
P: Jak dodać nowy status do istniejącego workflow?
O: Otwórz designer workflow dla danego rodzaju dokumentu i dodaj nowy status. Pamiętaj o połączeniu go ścieżkami.
P: Dlaczego nie mogę zamknąć obiegu?
O: Sprawdź czy masz uprawnienie [Z] WorkFlow:ZamykanieDokumentu i czy dokument jest u Ciebie.
P: Jak sprawdzić gdzie jest dokument?
O: Otwórz dokument i sprawdź zakładkę “Obieg” – ostatni wpis pokazuje aktualnego posiadacza.