Dodany przezCo znajdziesz w tym artykule:
Wprowadzenie
Moduł Delegacje służy do kompleksowego zarządzania delegacjami służbowymi pracowników. Umożliwia ewidencjonowanie delegacji krajowych i zagranicznych, śledzenie ich statusów oraz generowanie wydruków.
Główne funkcjonalności:
- Prowadzenie rejestru delegacji służbowych
- Automatyczna numeracja dokumentów
- Śledzenie planowanych terminów delegacji
- Przypisywanie pracowników do delegacji
- Zarządzanie statusami delegacji
- Generowanie wydruków delegacji krajowych i zagranicznych
- Dołączanie załączników do delegacji
Lista delegacji
Po otwarciu modułu Delegacje wyświetlana jest lista wszystkich zarejestrowanych delegacji.
Kolumny na liście:
| Kolumna | Opis |
|---|---|
| Numer | Numer kolejny delegacji |
| Numer pełny | Pełny numer dokumentu zgodny z maską numeracji |
| Data | Data wystawienia delegacji |
| Planowane roz. | Planowana data i godzina rozpoczęcia delegacji |
| Planowane zak. | Planowana data i godzina zakończenia delegacji |
| Pracownik | Imię i nazwisko pracownika delegowanego |
| Ilość dni | Automatycznie wyliczana liczba dni delegacji |
| Status | Aktualny status delegacji |
Filtrowanie listy
Filtrowanie po okresie:
Na dole okna znajduje się kontrolka wyboru zakresu dat. Lista wyświetla tylko delegacje z wybranego okresu.
Filtr kolumnowy:
- Zaznacz opcję “Pokazuj filtr” aby wyświetlić wiersz filtrowania nad listą
- Wpisz szukaną wartość w odpowiedniej kolumnie
Filtr pełnotekstowy:
- Kliknij przycisk “Filtr pełnotekstowy (CTRL+F)” lub użyj skrótu CTRL+F
- Wpisz szukany tekst – lista zostanie przefiltrowana po wszystkich kolumnach
Grupowanie
Zaznacz opcję “Pokazuj grupowanie” aby wyświetlić panel grupowania. Przeciągnij nagłówek kolumny na panel, aby pogrupować dane.
Organizator listy
Kliknij prawym przyciskiem myszy na liście i wybierz “Organizator listy” aby dostosować:
- Widoczność kolumn
- Kolejność kolumn
- Szerokość kolumn
Dodawanie nowej delegacji
Krok 1: Otwarcie formularza
Kliknij przycisk “Nowa” na pasku narzędzi listy delegacji.
Krok 2: Wypełnienie danych
Formularz delegacji zawiera dwie zakładki:
Zakładka “Ogólne”
| Pole | Opis | Wymagane |
|---|---|---|
| Lp. | Automatycznie generowany numer dokumentu | Automatyczne |
| Pracownik | Wybierz pracownika klikając przycisk “Dodaj” | Tak |
| Data | Data wystawienia delegacji | Tak |
| Planowane rozpoczęcie | Data i godzina rozpoczęcia delegacji | Tak |
| Planowane zakończenie | Data i godzina zakończenia delegacji | Tak |
| Ilość dni | Automatycznie wyliczana na podstawie dat | Automatyczne |
| Środek transportu | Wybierz ze słownika (np. samochód służbowy, pociąg) | Tak |
| Kraj docelowy | Wybierz ze słownika krajów | Tak |
| Do | Miejsce docelowe delegacji (miasto, adres) | Nie |
| W celu | Cel/powód delegacji | Nie |
| Status | Status delegacji ze słownika | Nie |
Zakładka “Załączniki”
Umożliwia dołączenie dokumentów związanych z delegacją (np. skany biletów, faktur, potwierdzeń rezerwacji).
Krok 3: Zapisanie
Kliknij przycisk “Zapisz” aby zapisać delegację. System automatycznie:
- Nada numer dokumentu zgodnie z konfiguracją
- Zapisze datę i operatora wprowadzającego
- Doda wpis do historii zmian
Edycja delegacji
Metoda 1: Przycisk Edycja
- Zaznacz delegację na liście
- Kliknij przycisk “Edycja”
Metoda 2: Podwójne kliknięcie
Kliknij dwukrotnie na wybranej delegacji.
Edycja danych
W trybie edycji możesz modyfikować wszystkie pola delegacji. Dodatkowo wyświetlana jest możliwość zmiany numeru dokumentu (pole “Numer”).
Uwaga: Zmiana numeru jest możliwa tylko jeśli nowy numer nie jest już zajęty w bazie.
Usuwanie delegacji
- Zaznacz delegację na liście
- Kliknij przycisk “Usuń”
- Potwierdź usunięcie w oknie dialogowym
Uwaga: Usunięcie delegacji jest operacją nieodwracalną. Wraz z delegacją usuwana jest również historia zmian.
Zmiana statusu delegacji
Moduł umożliwia szybką zmianę statusu dla jednej lub wielu delegacji:
- Zaznacz delegacje na liście (możesz zaznaczyć wiele przytrzymując CTRL)
- Kliknij prawym przyciskiem myszy
- Wybierz “Status” z menu kontekstowego
- Wybierz nowy status z listy
Status zostanie zmieniony dla wszystkich zaznaczonych delegacji.
Wydruki
Moduł oferuje trzy rodzaje wydruków dostępnych z menu “Drukuj” na wstążce:
Delegacja krajowa
Wydruk pojedynczej delegacji w formacie polecenia wyjazdu służbowego (krajowego).
Jak wykonać:
- Zaznacz delegację na liście
- Wybierz menu Drukuj → Delegacja krajowa
- Wyświetli się podgląd wydruku
Delegacja zagraniczna
Wydruk pojedynczej delegacji w formacie polecenia wyjazdu służbowego za granicę.
Jak wykonać:
- Zaznacz delegację na liście
- Wybierz menu Drukuj → Delegacja zagraniczna
- Wyświetli się podgląd wydruku
Lista delegacji
Wydruk zestawienia wszystkich delegacji widocznych na liście.
Jak wykonać:
- Ustaw odpowiednie filtry na liście
- Wybierz menu Drukuj → Lista delegacji
- Wyświetli się podgląd wydruku
Słowniki
Moduł Delegacje korzysta z następujących słowników systemowych:
Kraje
Lista krajów do wyboru jako kraj docelowy delegacji.
Konfiguracja: Administracja → Słowniki → Kraje
Środki transportu
Lista dostępnych środków transportu (np. samochód służbowy, samochód prywatny, pociąg, samolot, autobus).
Konfiguracja: Administracja → Słowniki → Środek transportu
Statusy delegacji
Lista statusów delegacji umożliwiająca śledzenie procesu realizacji (np. Planowana, W trakcie, Zakończona, Rozliczona).
Konfiguracja: Administracja → Słowniki → Status delegacji
Uprawnienia
Dostęp do funkcji modułu Delegacje jest kontrolowany przez system uprawnień:
| Uprawnienie | Opis |
|---|---|
| [Z] Delegacje:Dodawanie | Pozwala na dodawanie nowych delegacji |
| [Z] Delegacje:Kasowanie | Pozwala na usuwanie delegacji |
| [Z] Delegacje:Poprawianie | Pozwala na edycję istniejących delegacji |
Konfiguracja uprawnień: Administracja → Pracownicy → Prawa
Skróty klawiszowe
| Skrót | Działanie |
|---|---|
| F5 | Odświeżenie listy delegacji |
| CTRL+F | Otwarcie/zamknięcie filtra pełnotekstowego |
| Podwójne kliknięcie | Otwarcie delegacji do edycji |
Scenariusze użycia
Scenariusz 1: Rejestracja nowej delegacji krajowej
- Otwórz moduł Delegacje
- Kliknij “Nowa”
- Kliknij przycisk “Dodaj” przy polu Pracownik i wybierz pracownika
- Ustaw datę wystawienia
- Wprowadź planowaną datę i godzinę rozpoczęcia
- Wprowadź planowaną datę i godzinę zakończenia (ilość dni wyliczy się automatycznie)
- Wybierz środek transportu ze słownika
- Wybierz kraj docelowy (np. Polska)
- Wpisz miejsce docelowe w polu “Do”
- Wpisz cel delegacji w polu “W celu”
- Opcjonalnie ustaw status
- Kliknij “Zapisz”
Scenariusz 2: Wydruk polecenia wyjazdu
- Na liście delegacji znajdź odpowiednią delegację
- Zaznacz ją kliknięciem
- Z menu Drukuj wybierz:
- Delegacja krajowa – dla wyjazdów w Polsce
- Delegacja zagraniczna – dla wyjazdów za granicę
- W oknie podglądu możesz wydrukować lub zapisać dokument
Scenariusz 3: Zmiana statusu wielu delegacji
- Na liście delegacji przytrzymaj klawisz CTRL i klikaj na delegacje do zaznaczenia
- Kliknij prawym przyciskiem myszy
- Wybierz Status → wybierz nowy status
- Wszystkie zaznaczone delegacje zmienią status
Scenariusz 4: Wyszukanie delegacji pracownika
- Na liście delegacji kliknij “Filtr pełnotekstowy” lub naciśnij CTRL+F
- Wpisz nazwisko pracownika
- Lista zostanie przefiltrowana pokazując tylko delegacje tego pracownika
Scenariusz 5: Zestawienie delegacji za okres
- Na dole okna listy delegacji ustaw zakres dat Od – Do
- Lista automatycznie przefiltruje się do wybranego okresu
- Wybierz Drukuj → Lista delegacji aby wydrukować zestawienie
Scenariusz 6: Dodanie załączników do delegacji
- Otwórz delegację do edycji
- Przejdź na zakładkę “Załączniki”
- Dodaj pliki (np. skany biletów, faktury, potwierdzenia rezerwacji)
- Kliknij “Zapisz”
Najczęściej zadawane pytania (FAQ)
P: Dlaczego nie mogę dodać nowej delegacji?
O: Sprawdź czy posiadasz uprawnienie [Z] Delegacje:Dodawanie. Skontaktuj się z administratorem systemu.
P: Dlaczego nie mogę edytować delegacji?
O: Sprawdź czy posiadasz uprawnienie [Z] Delegacje:Poprawianie. Skontaktuj się z administratorem systemu.
P: Jak zmienić numer delegacji?
O: W trybie edycji delegacji widoczne jest pole “Numer”. Zmień wartość i zapisz. System sprawdzi czy nowy numer nie jest zajęty.
P: Skąd wziąć nowy środek transportu?
O: Nowe środki transportu dodaje się w module Administracja → Słowniki → Środek transportu.
P: Jak dodać nowy status delegacji?
O: Nowe statusy dodaje się w module Administracja → Słowniki → Status delegacji.