Dodany przezNiniejszy dokument opisuje dodatkowe funkcjonalności modułu Dziennik Korespondencji: wysyłkę seryjną, korespondencję seryjną oraz zarządzanie sprawami. Funkcje te znacząco usprawniają pracę z dużą ilością dokumentów i pozwalają na efektywne grupowanie korespondencji.
Co znajdziesz w tym artykule:
Wysyłka Seryjna
Opis funkcjonalności
Wysyłka seryjna umożliwia jednoczesne zarejestrowanie korespondencji wysłanej do wielu odbiorców. Jest to idealne rozwiązanie, gdy wysyłamy identyczny dokument (np. zawiadomienie, zaproszenie, pismo okólne) do wielu kontrahentów jednocześnie.
Kiedy używać wysyłki seryjnej?
- Wysyłka zawiadomień do grupy klientów
- Dystrybucja materiałów informacyjnych
- Rozsyłanie zaproszeń na wydarzenia
- Wysyłka pism urzędowych do wielu adresatów
- Masowa korespondencja z identyczną treścią
Uruchomienie funkcji
Funkcja dostępna jest z menu głównego programu lub z paska narzędzi w module Korespondencji.
Okno wysyłki seryjnej
Formularz wysyłki seryjnej składa się z trzech głównych sekcji:
Sekcja 1: Dane dokumentu
| Pole | Opis |
|---|---|
| Nr dokumentu | Numer oryginalny dokumentu (opcjonalnie) |
| Temat | Temat korespondencji |
| Rodzaj dokumentu | Wybór ze słownika (wymagane) |
| Data wprowadzenia | Data rejestracji w systemie (domyślnie bieżąca) |
| Data dokumentu | Data sporządzenia dokumentu (domyślnie bieżąca) |
| Data przesyłki | Data wysłania (domyślnie bieżąca) |
Sekcja 2: Dane nadawcze
| Pole | Opis |
|---|---|
| Wartość | Zadeklarowana wartość przesyłki |
| Waga | Waga przesyłki |
| Kwota pobrania | Kwota do pobrania przy doręczeniu |
| Opłata | Koszt wysyłki (automatycznie uzupełniany na podstawie rodzaju przesyłki) |
| Nr nadawczy | Numer nadania/śledzenia |
| Rodzaj przesyłki | Typ przesyłki ze słownika (list, paczka itp.) |
Sekcja 3: Odbiorcy i załączniki
Lista kontrahentów – tabela z wybranymi odbiorcami korespondencji.
Przyciski zarządzania kontrahentami:
- Dodaj – otwiera listę kontrahentów do wyboru (można zaznaczać wielu)
- Usuń – usuwa zaznaczonych kontrahentów z listy
Lista załączników – wspólne załączniki dołączane do każdego dokumentu.
Przyciski zarządzania załącznikami:
- Dodaj – dodaje plik z dysku (zapisywany w bazie SQL)
- DodajD – dodaje link do pliku na dysku sieciowym
- Uruchom – otwiera wybrany załącznik
- Usuń – usuwa załącznik z listy
Przekazano do
Pole umożliwia wskazanie działu lub osoby, do której przekazywana jest korespondencja. Dotyczy wszystkich dokumentów w wysyłce.
Proces wysyłki
- Wypełnij dane dokumentu (rodzaj dokumentu jest wymagany)
- Dodaj kontrahentów – odbiorców korespondencji
- Opcjonalnie dodaj załączniki
- Opcjonalnie wskaż “Przekazano do”
- Kliknij przycisk “Zapisz”
System automatycznie utworzy osobny wpis w dzienniku korespondencji wysłanej dla każdego kontrahenta z listy. Postęp operacji wyświetlany jest na pasku stanu.
Dodatkowe funkcje
- Drag & Drop – załączniki można przeciągać bezpośrednio na listę
- Automatyczna opłata – po wyborze rodzaju przesyłki automatycznie uzupełniana jest opłata (jeśli skonfigurowano w słowniku)
- Pomoc – przycisk “Pomoc” wyświetla podpowiedzi kontekstowe dla poszczególnych sekcji
Ważne informacje
- Podczas przetwarzania wysyłki seryjnej nie można zamknąć okna
- Pasek stanu pokazuje postęp: “Dodano X z Y”
- Każdy utworzony dokument otrzymuje indywidualny numer w dzienniku
- Załączniki są kopiowane do każdego dokumentu
Korespondencja Seryjna
Opis funkcjonalności
Korespondencja seryjna to zaawansowana funkcja pozwalająca na tworzenie spersonalizowanych pism do wielu odbiorców. W przeciwieństwie do wysyłki seryjnej, gdzie dokument jest identyczny, korespondencja seryjna umożliwia automatyczne wstawianie danych kontrahenta (np. nazwa, adres) do treści pisma.
Kiedy używać korespondencji seryjnej?
- Personalizowane pisma z imieniem/nazwą odbiorcy
- Dokumenty z indywidualnym adresem doręczenia
- Korespondencja wymagająca danych specyficznych dla kontrahenta
- Tworzenie pism w formacie HTML z szablonem
Uruchomienie funkcji
Funkcja dostępna jest z menu głównego programu lub z paska narzędzi w module Korespondencji.
Okno korespondencji seryjnej
Sekcja 1: Dane dokumentu
Identyczna jak w wysyłce seryjnej – zawiera pola:
- Nr dokumentu
- Rodzaj dokumentu (wymagane)
- Data wprowadzenia
- Data dokumentu
- Dane nadawcze (wartość, waga, kwota pobrania, opłata, nr nadawczy, rodzaj przesyłki)
Sekcja 2: Lista kontrahentów
Tabela z wybranymi odbiorcami. Przyciski:
- Dodaj – wybór kontrahentów z listy
- Usuń – usunięcie zaznaczonych
Sekcja 3: Definicja pisma (załączniki HTML)
W tej sekcji definiuje się treść personalizowanego pisma.
Przyciski:
- Dodaj – otwiera edytor HTML do utworzenia nowego szablonu pisma
- Uruchom – otwiera edytor HTML z wybranym szablonem do edycji
- Usuń – usuwa szablon z listy
Edytor HTML
Edytor HTML umożliwia tworzenie profesjonalnych pism z wykorzystaniem zmiennych personalizacji.
Dostępne zmienne personalizacji
W treści pisma można używać specjalnych znaczników, które zostaną automatycznie zastąpione danymi kontrahenta:
| Zmienna | Opis |
|---|---|
{Nazwa} | Pełna nazwa kontrahenta |
{Kod} | Kod kontrahenta |
{NIP} | Numer NIP |
{Adres} | Pełny adres |
{Miasto} | Miasto |
{KodPocztowy} | Kod pocztowy |
{Email} | Adres email |
Przykład szablonu
<p>Szanowni Państwo,</p>
<p><strong>{Nazwa}</strong></p>
<p>{Adres}</p>
<p>{KodPocztowy} {Miasto}</p>
<p>Niniejszym informujemy o...</p>
<p>Z poważaniem,<br>
Dział Korespondencji</p>Podgląd pisma
Przycisk “Podgląd” w pasku narzędzi pozwala zobaczyć, jak będzie wyglądało pismo po podstawieniu danych pierwszego kontrahenta z listy.
Proces tworzenia korespondencji seryjnej
- Wypełnij dane dokumentu
- Dodaj kontrahentów – odbiorców
- Utwórz szablon pisma w edytorze HTML
- Sprawdź podgląd
- Kliknij “Zapisz”
System utworzy osobny dokument korespondencji dla każdego kontrahenta z automatycznie wypełnionymi danymi personalizacji.
Pomoc
Przycisk “Pomoc” wyświetla szczegółowe instrukcje dotyczące używania edytora HTML i zmiennych personalizacji.
Lista Spraw
Opis funkcjonalności
Lista spraw to narzędzie do grupowania i organizowania dokumentów według tematyki lub projektu. Sprawa stanowi logiczny kontener, w którym można zebrać całą korespondencję (otrzymaną i wysłaną) oraz umowy dotyczące danego tematu.
Zastosowanie
- Grupowanie dokumentów według projektu
- Śledzenie korespondencji w ramach postępowania
- Zarządzanie dokumentacją sprawy sądowej
- Organizacja dokumentów według tematu/klienta
- Przeglądanie historii wymiany korespondencji
Uruchomienie funkcji
Funkcja dostępna jest z menu głównego programu w sekcji Korespondencja.
Okno listy spraw
Okno podzielone jest na trzy główne panele:
Panel 1: Lista spraw (lewy górny)
Tabela zawierająca wszystkie zdefiniowane sprawy.
Kolumny:
| Kolumna | Opis |
|---|---|
| Nazwa | Nazwa sprawy |
| Status | Status sprawy (definiowany w słowniku) |
Przyciski zarządzania sprawami:
- Dodaj – tworzy nową sprawę (otwiera formularz edycji)
- Edycja – edytuje wybraną sprawę
- Usuń – usuwa sprawę (tylko jeśli nie ma powiązanych dokumentów)
Panel 2: Dokumenty sprawy (prawy górny)
Widok drzewa prezentujący wszystkie dokumenty powiązane z wybraną sprawą.
Wyświetlane informacje:
| Kolumna | Opis |
|---|---|
| Numer | Pełny numer dokumentu |
| Data | Data dokumentu |
| Kontrahent | Nazwa kontrahenta |
| Dział | Dział przypisany do dokumentu |
| Status | Status dokumentu |
| Temat | Temat dokumentu |
| Rodzaj | Typ dokumentu (Korespondencja/Umowa) |
| Dotyczy | Dodatkowy opis |
Typy dokumentów w sprawie:
- Korespondencja otrzymana
- Korespondencja wysłana
- Umowy
Hierarchia dokumentów:
Dokumenty powiązane ze sobą (np. odpowiedź na pismo) wyświetlane są w strukturze drzewa. Rozwinięcie węzła pokazuje dokument powiązany.
Dwuklik na dokumencie otwiera go do edycji w odpowiednim formularzu.
Panel 3: Załączniki (dolny)
Lista załączników wybranego dokumentu w drzewie.
Dwuklik na załączniku otwiera go w domyślnej aplikacji.
Dodawanie nowej sprawy
- Kliknij przycisk “Dodaj”
- W otwartym formularzu wprowadź:
- Nazwę sprawy
- Opcjonalnie status
- Opcjonalnie uprawnienia dostępu
- Zapisz sprawę
Przypisywanie dokumentów do sprawy
Dokumenty przypisuje się do sprawy podczas ich rejestracji lub edycji:
- Otwórz formularz korespondencji (nowy lub istniejący dokument)
- W polu “Sprawa” wybierz odpowiednią sprawę ze słownika
- Zapisz dokument
Dokument automatycznie pojawi się w widoku drzewa wybranej sprawy.
Powiązania między dokumentami
System automatycznie rozpoznaje powiązania między dokumentami na podstawie pola “Pismo powiązane”. Dzięki temu możliwe jest:
- Śledzenie łańcucha korespondencji (pismo → odpowiedź → kolejna odpowiedź)
- Wizualizacja przepływu dokumentów w strukturze drzewa
- Szybki dostęp do dokumentów powiązanych
Usuwanie sprawy
Sprawę można usunąć tylko wtedy, gdy nie ma do niej przypisanych żadnych dokumentów. System wyświetli komunikat błędu, jeśli istnieje korespondencja lub umowa powiązana ze sprawą.
Walidacja
- Nazwa sprawy musi być unikalna
- Nie można zapisać sprawy o nazwie, która już istnieje
- Przycisk “Zapisz” zostaje zablokowany przy próbie duplikacji nazwy
Menu kontekstowe
Prawy przycisk myszy na liście spraw otwiera menu kontekstowe z opcją “Organizator listy” – pozwala dostosować widok kolumn i sortowanie.
Podsumowanie funkcji
| Funkcja | Zastosowanie | Kluczowe cechy |
|---|---|---|
| Wysyłka seryjna | Masowa wysyłka identycznych dokumentów | Wielu odbiorców, wspólne załączniki, pasek postępu |
| Korespondencja seryjna | Personalizowane pisma | Edytor HTML, zmienne personalizacji, podgląd |
| Lista spraw | Grupowanie dokumentów | Widok drzewa, powiązania, załączniki |
Najczęstsze pytania
Jaka jest różnica między wysyłką seryjną a korespondencją seryjną?
Wysyłka seryjna tworzy identyczne dokumenty dla wielu odbiorców – załączniki i treść są takie same dla wszystkich.
Korespondencja seryjna tworzy spersonalizowane dokumenty – treść pisma HTML zawiera zmienne, które są automatycznie zastępowane danymi każdego kontrahenta.
Jak przypisać istniejący dokument do sprawy?
- Otwórz dokument do edycji
- W polu “Sprawa” wybierz odpowiednią sprawę
- Zapisz dokument
Czy mogę przenieść dokument między sprawami?
Tak, wystarczy edytować dokument i zmienić wartość w polu “Sprawa” na inną lub usunąć przypisanie.
Dlaczego nie mogę usunąć sprawy?
Sprawa zawiera przypisane dokumenty. Najpierw usuń przypisanie dokumentów (zmień wartość pola “Sprawa” na pustą) lub przenieś je do innej sprawy.
Jak zmienić status sprawy?
W oknie listy spraw wybierz sprawę, kliknij “Edycja” i zmień status w formularzu edycji.