Porządek w dokumentach firmowych – niszczenie, digitalizacja i archiwizacja

Prowadzenie i przechowywanie dokumentacji w Firmie to obowiązek każdego przedsiębiorcy. W zależności od rodzaju dokumentów, należy je przechowywać od 5 do 50 lat. Łącznie są to setki, tysiące a nawet miliony wrażliwych danych. Jak uporać się z zalegającymi w szafach i na regałach archiwum teczkami, by zaoszczędzić miejsce, czas i …

Przedsiębiorcy coraz częściej korzystają z e-faktur

Statystyki pokazują, że polscy przedsiębiorcy coraz częściej świadomie korzystają z e-faktur, doganiając w statystykach zachodnich sąsiadów. Badania przeprowadzone pod koniec ubiegłego roku przez Grupę Idea Banku wykazały, że aż 98% polskich przedsiębiorców archiwizowało papierowe faktury w biurze księgowym lub w siedzibie firmy. Nawet 30% faktur, które były wystawiane online i …

Nowa wersja systemu Sekretariat 3.2

Przedstawiamy najważniejsze zmiany wprowadzone w wersji 3.2 1. Wprowadzono obsługę FileStream dla nowych baz danych systemu Sekretariat Od wersji 3.2 został zmieniony silnik baz danych. System współpracuję od wersji Microsoft SQL Serwer 2008. Wprowadzono wymagana opcję FileStream – przechowywania załączników w bazach danych. Więcej informacji możemy odnaleźć na stronach Microsoftu …

Elektroniczne archiwum dokumentów

Co uzyskamy dzięki archiwum ? Żadnemu przedsiębiorcy nie trzeba tłumaczyć, że podstawą do tego, aby firma funkcjonowała prawidłowo jest prowadzenie archiwum wszystkich tych dokumentów, które wpływają na zakres działalności konkretnej firmy. Nasza firma softwarowa posuwa się jeszcze dalej, śmiało twierdząc, że najbardziej optymalnym rozwiązaniem w dzisiejszych czasach jest Elektroniczne archiwum …

Dziennik korespondencji w elektronicznym obiegu dokumentów

Usprawniamy pracę sekretariatu Korespondencja w elektronicznym obiegu dokumentów to nic innego jak e – obsługa sekretariatu, umożliwiająca sprawny przepływ danych nie tylko w samej firmie, ale i z innymi, współpracującymi z nią przedsiębiorcami. Właściwie skonfigurowany Dziennik korespondencji umożliwi sprawną ewidencję zbioru dokumentów wysyłanych, jak i otrzymywanych. Będzie to możliwe dzięki …

Akceptacja faktur kosztowych

Obieg faktur kosztowych Akceptacja faktur kosztowych jest procesem obecnym w każdej bez wyjątku firmie. Zależnie od poszczególnych czynników może zająć kilka minut aż po bardzo czasochłonny zakres działań wielopoziomowego obiegu. Czynnikami takimi są: poziom rozbudowania firmy, czyli ilość posiadanych działów, ilość pracowników, czy poziom i jakość organizacji procesów obiegu dokumentów. …

Dedykowany moduł Sekretariat Firma-Umowy

Elektroniczny rejestr umów Funkcjonalność systemu elektronicznego, jaki napisała Nasza firma softwarowa pozwala skorzystać z rozwiązania takiego jak elektroniczny rejestr umów. Taki e – rejestr przysłuży się wystawianiu dokumentów z poszczególnymi podmiotami gospodarczymi, z którymi dana firma prowadzi współpracę. Program ten pozwala zarejestrować wszystkie informacje, które są niezbędne. Będą to: data …

Przedstawiamy najważniejsze zmiany wprowadzone w wersji 3.0

1. Dodanie skinów w programie   W programie wprowadzono zakładkę wygląd 2. Opóźnienie dokumentu w dzienniku korespondencji   Wprowadzono zmiany w postaci wyświetlania opóźnienia zatwierdzenia dokumentu. Po zatwierdzeniu system pamięta i pokazuje dokumenty, które zostały opóźnione. 3. Wprowadzenie potwierdzenia przeczytania adresu email   Podczas wysyłania system dodaje parametr do emaila …

Przedstawiamy najważniejsze zmiany wprowadzone w wersji 2.0

1. Integracja dziennika korespondencji z elektronicznym archiwum

Każdą korespondencję wprowadzoną do systemu możemy zarchiwizować. Archiwizacja polega na utworzeniu dokumentów w wybranym archiwum (Segregator/Teczka) oraz przekopiowanie załączników z korespondencji. Ważne: Podczas archiwizacji załączniki nie są usuwane z korespondencji.
Aby dokonać archiwizacji należy zaznaczyć dane dokumenty i wybrać opcję Archiwizuj zaznaczone.

elektroniczne archiwum

Z dostępnych opcji należy wybrać Typ archiwum (Segregator/Teczka) oraz wskazać konkretną nazwę archiwum.

Potwierdź archiwizację

Aby zaakceptować należy wybrać Archiwizuj. Po wykonaniu archiwizacji system na liście oznaczy daną korespondencję jako zarchiwizowaną.

Lista archiwum

Uwaga. Jeżeli na liście nie jest widoczna kolumna Archiwizacja należy dodać ją do listy oraz za pomocą organizatora listy zachować widok.
Prawy klawisz na nagłówku kolumny – Wybór kolumn

Wybór kolumny

Podwójne kliknięcie na polu archiwum

Dostosowywanie

Aby zapisać widok prawym klawiszem na liście organizator listy – Zapisz

Zapisanie zmian

Po zarchiwizowaniu pomiędzy korespondencją a archiwum tworzy się relacja. Będąc w korespondencji w łatwy sposób możemy otworzyć dokument z archiwum.

Relacja archiwum

2. Dodanie dodatkowych statusów korespondencji

Za pomocą słowników możemy rozszerzyć listę dostępnych statusów. Słowniki – Dodatkowe statusy

Dodatkowe statusy dziennik korespondencji

3. Wprowadzenie możliwość śledzenia czasu realizacji danej korespondencji

Wprowadzając daną korespondencję możemy ustawić sygnaturę czasu. Sygnatura czasu określa datę do kiedy dana korespondencja musi uzyskać status Zatwierdzona.

Sygnatura czasu

Za pomocą znacznika na liście korespondencji możemy sprawdzić która korespondencja przekroczyła sygnaturę czasu (jest przeterminowana ).

Sygnatura czasu

Uwaga: . Jeżeli na liście nie jest widoczna kolumna Opóźnienie należy dodać ją do listy oraz za pomocą organizatora listy zachować widok.

4. Wprowadzenie pola data przesyłki

Data przesyłki